Principbeslut:
Staten arkiverar endast digitalt, gamla dokument digitaliseras

Statsrådet avlät på onsdagen ett principbeslut om att material i handlingsform som produceras av myndigheter digitaliseras och arkiveras endast elektroniskt. Digitaliseringen av offentliga tjänster är ett av spetsprojekten för statsminister Sipiläs regering.

Enligt principbeslutet är utgångspunkten att Riksarkivet framöver ska ta emot material som ska arkiveras endast i elektronisk form. Det analoga materialet i handlingsform som innehas av myndigheterna digitaliseras före år 2030.

- Digitaliseringen minskar kostnaderna och materialet blir mera tillgängligt för forskare och andra användare. Det är lätt att hitta bland digitalt material, och med hjälp av artificiell intelligens kan man hitta nya samband och helheter då man samlar information som nu är utspridd. Då alla dokument ändå skapas elektroniskt är det onödigt att printa ut och skapa pappershögar som ska arkiveras. Nu sparar vi tid, arbete och pengar och skonar naturligtvis miljön, säger undervisningsminister Sanni Grahn-Laasonen.

T.ex. finns det enligt Riksarkivet ca 94 hyllmeter material som förvaras permanent. Enligt principbeslutet börjar man digitalisera de här arkiven senast i mitten av 2018. Enligt Riksarkivets uppskattning uppgår kostnaderna för de statliga myndigheternas arkivering till totalt 30,1 miljoner euro per år. Digitaliseringen av arkiven sänker märkbart itgifterna för verksamheten eftersom elektronisk arkivering är betydligt förmånligare är arkivering i pappersform.

Enligt Riksarkivet kan man under perioden 2017-2029 tack vare digitaliseringen uppnå en inbesparing på 54,2 miljoner euro i de permanenta arkivutrymmeskostnaderna och under 2017-2030 en kumulativ inbesparing på 45-87 miljoner euro i arkivens personalkostnader, beroende på hur stor del av den personalresurs som frigörs från den analoga verksamhetsprocessen som behöver placeras i de elektroniska serviceprocesserna. Genom beslutet förbättras den offentliga sektorns produktivitet och man förverkligar inbesparingsmålet på en miljard euro som gäller hela den offentliga sektorn.

I och med satsningen på digitalisering kan man också undvika att Riksarkivet behöver byggas ut i framtiden. De kulturhistoriska värderingarna och det juridiska bevisvärdet beaktas då man besluter vad som ska bevaras även fysiskt.

Kostnaderna för digitaliseringen kommer enligt Riksarkivets uppskattning att uppgå till 78 miljoner euro under åren 2017-2029. En tidig uppskattning av den sammanlagda nettoinbesparingen för digitaliseringsprojektet under ca tio års tid uppskattas av Riksarkivet till 63,6 miljoner euro.  

Genom att arkivera och digitalisera material i handlingsform elektroniskt strävar man efter bättre tillgänglighet och användbarhet samt efter att effektivera myndigheternas verksamhet. Digitaliseringen möjliggör också att materialen utnyttjas i betydligt större utsträckning än för tillfället. Principbeslutet innehåller åtgärder för att främja digitaliseringen av den offentliga förvaltningen i Finland och för att trygga tillgången till och användbarheten för material i handlingsform.
 

Ytterligare information:

- Juha Haataja (UKM), tfn 02953 30089

- ministerns specialmedarbetare Heikki Kuutti Uusitalo, tfn 050 302 8246