Hallinto- ja kehitysjohtaja Helena Tarkka
Digikärkihankkeet pärjäsivät tulevaisuustestissä

Pääministeri Sipilän hallitusohjelma varasi Digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihankkeelle 100 milj. euroa käytettäväksi strategisesti merkittäviin julkisen hallinnon ja palvelujen digitaalisuushankkeisiin. Valtiovarainministeriö tilasi ICT-alan tutkimus- ja konsultointiyritys Gartnerilta arvion rahoitetuissa hankkeissa tehtyjen ratkaisujen ja teknologiavalintojen kestävyydestä tulevaisuutta ja jatkokehitystä ajatellen. Seuraavassa tarkastellaan, joitakin ratkaisuja ja valintoja, joilla oli vaikutusta siihen, että analyytikoiden arvion mukaan digikärkihankkeet pärjäävät tulevaisuustestissä. Linkki selvitykseen on kolumnin lopusta.

Digitaalisen hallinnon kypsyysmalli (Gartner, 2017)

Gartner arvioi hankkeita suhteessa parhaisiin julkisen sektorin käytäntöihin ja ns. kypsyysmalliin. Digitalisaation edetessä sekä ongelmat että ratkaisut ovat entistä monimuotoisempia ja integroidumpia. Tietopohja, uudet teknologiat ja ekosysteemin toimijat muodostavat yhä integroidumman kokonaisuuden. Arvioinnista vastasivat suomalaiset konsultit, mutta hankkeista pyydettiin myös kansainvälisten analyytikkojen näkemyksiä.

Rahoitettavien hankkeiden valinta

Hankeaihioita haettiin kesällä 2015 pääministeri Juha Sipilän ja kunta- ja uudistusministeri Anu Vehviläisen avoimella kirjeellä. Lyhyestä vastausajasta ja kesälomakaudesta huolimatta laariin tipahti yhteensä 263 ehdotusta julkisen hallinnon ja kolmannen sektorin eri organisaatioista sekä yrityksistä. Näistä valintaraati siivilöi 16 hanketta, jotka saivat myös Toimintatapojen uudistamisen ministeriryhmän rahoituspuollon.

Hankkeiden valintaraatiin pyydettiin ensi sijassa toiminnan kehitysvastuussa olevia johtajia eri ministeriöistä ja joistakin virastoista. Tavoitteena oli, että kärkihankkeiden avulla pystyttäisiin ratkaisemaan aiempaa monimuotoisempia toiminnallisia ja asiakaslähtöisiä ongelmia siten, että tietopohja, uudet teknologiat ja ekosysteemin toimijat muodostavat yhteentoimivan kokonaisuuden. Raati päättikin ennen kuin yhtään hankehakemusta oli tarkasteltu, että rahoitettavien hankkeiden tuli olla poikkihallinnollisia, toimintaa uudistavia ja jokaisella hankkeella tuli olla vastuullinen omistajataho. Lisäksi hankkeiden tuli olla asiakaslähtöisiä ja pitkälle suunniteltuja siten, että toteutukseen päästään jo vaalikaudella.

Yllä oleva Gartnerin kypsyysmalli ei ollut valintojen aikana käytettävissä, mutta pitkälti valinta tapahtui samoilla kriteereillä ja tavoitteet olivat kypsyysmallin mukaisia. Ei rakennettu niinkään uusia palveluita, vaan luotiin ekosysteemejä ja toimintaympäristöä parannettiin.

Poikkihallinnollisuuskriteeriä pidettiin ehdottomana. Lopulta ainoa poikkeus sallittiin Palkeiden ohjelmistorobotiikkahankeelle, jota rahoitettiin tuolloin vielä uutena teknologisena kokeiluna. Rahoituksen ehtoihin lisättiin kuitenkin, että Palkeiden tuli jakaa kokemuksiaan robotiikasta halukkaiden virastojen kanssa. 

Poikkihallinnollisuus haasteena ja kannusteena

Vaatimus ehdottomasta poikkihallinnollisuudesta ja asiakaslähtöisyydestä kannusti - hankkeita myös aktiivisesti kannustettiin - vielä valintaprosessin kuluessa liittoutumaan poikkihallinnollisesti. Gartnerin arvioi nyt, että tavoite poikkihallinnollisuudesta on toteutunut myös käytännössä. Eri hankkeissa on lähestytty asiaa eri tavoin ja tulokset ovat arvion mukaan rohkaisevia. Hankkeet edistävät sekä hallinnonalat ylittävää että julkisten ja yksityisten toimijoiden välistä digitaalista toimintatapaa. Poikkihallinnollisuutta on sekä yhteisen digitaalisen infran että asiakasratkaisujen tasolla ja näiden kehittäminen poikkeaa toisistaan. Arvio suosittelee, että jatkuvuuden varmistamista ja nopeampaa liikkeellelähtöä edistäisi, jos olisi menetelmä työstää poikkihallinnollisia haasteita jo ennen hankkeiden asettamista.

Ekosysteemimäinen digitalisaatio muodostuu tiedosta, rajapinnoista ja alustoista

Hankkeiden joukosta löytyi alustamaisuutta eli monenkeskeisiä ja kokonaisia ekosysteemejä edistäviä hankkeita. Usean hankkeen tavoitteet liittyivät yhteisen tietopohjan luomiseen ja tiedolla johtamiseen. Arvion mukaan erityisesti panostukset yhteiseen tietopohjaan ja digitaaliseen infraan vievät julkishallinnon digitalisaatiota eteenpäin kokonaisuutena. Ymmärrettävästi ekosysteemimäiset hankkeet ovat joutuneet käyttämään paljon aikaa mm. yhteiseen sanastoon, kokonaisarkkitehtuurityöhön ja lainsäädännön uudistamiseen. Digitaalisten ratkaisujen edistämiselle olisi tärkeää, että lainsäädäntö tarjoaisi nykyistä yhtenäisemmän pohjan poikkihallinnollisille prosesseille ja ratkaisuille. Arvio korostaa myös tarvetta hankkeen jälkeisiä ratkaisuja pohdittaessa varmistaa, ettei palata aiempiin lokeroihin, vaikka hankkeessa olisikin löytynyt toimivat työtavat yli rajojen. Käytäntöjä tietoekosysteemien kehittämiselle ja hallinnalle tulisikin kehittää eteenpäin kärkihankekokemusten perusteella.

Hallituskauden vaihdos on riski jatkuvuudelle

Kärkihanke-ehdotuksia pyydettiin ministerien kirjeellä. Tämä siksi, että ei ollut olemassa valmista priorisoitua digitaalisuutta edistävää hankesalkkua hallituksen aloittaessa. Toisaalta hakumenetelmä edisti avoimuutta ja innovointimahdollisuutta myös kolmannen sektorin, kuntien ja yritysten suuntaan. Toisaalta hyvien hakemusten määrä osoitti, että monilla organisaatioilla oli jo pitkälle valmisteltuja suunnitelmia toteutumista odottamassa. Tällainen hanke oli mm. Kansallinen tulorekisteri.  

Gartnerin mukaan yleinen haaste julkishallintojen digitalisaatiossa on jatkuvuuden puute. Hallitusten vaihtuessa ohjelma ja prioriteetit saattavat muuttua ja hyvin käynnistynyt työ voi jäädä kesken. Arvio toteaa, että sama haaste on myös Suomella. Asiakaslähtöisen kehityksen ensisijaiset kohteet voivat vaihtua hallitusohjelman painopistealueiden mukaan. Kärkihankerahoitus on turvattu vain vaalikaudeksi, vaikka jotkut aiheet ovat sellaisia, että ne vaatisivat pidempiaikaista tai jatkuvaa kehittämistä. Hankkeiden toimeenpanon jatkuvuus vaatii, että ministeriötason strategisen omistajan lisäksi on myös operatiivinen toimeenpanon ja ylläpidon vastuutaho.

Oppeja julkiseen johtamiseen

Selvityksessään analyytikot vertailivat hankkeiden ratkaisuja julkishallinnon digitalisaation parhaisiin käytäntöihin Suomessa ja ulkomailla sekä arvioivat, miten hankkeet sijoittuvat suhteessa Gartnerin tulevaisuusskenaarioihin. Julkisen johtamisen kannalta voisi ainakin todeta, että hallinnon rajat ylittävä asiakasnäkökulma ei synny helposti tai itsestään mutta rahaohjauksen avittamana tällaisia ratkaisuja saadaan syntymään.

Myös omistajatahon löytyminen poikkihallinnolliselle hankkeelle on haasteellista. Helposti pelätään omistajan elinkaarivastuuta hankkeissa, jotka eivät rajoitu vain organisaation omaan ydintoimintaan. Myös yhteisten komponenttien kuten Suomi.fi ja palveluväylä, käyttö oli tarkastelluissa hankkeissa sivuosassa. Niiden laajamittaisen levittämisen osalta on vielä paljon tehtävää. Hankkeen vaikuttavuus mitataan lopulta siinä, kuinka laajasti tuotoksia pystytään hyödyntämään. Digikärkihankekokemuksista saadaan hyvää tietoa mm. maakunta- ja soteuudistuksen toimeenpanoon.  

Katso esitys: Digitalisaation kärkihankkeiden arviointi - Gartner Consulting

Lue lisää Digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihankkeesta

Helena Tarkka
Hallinto- ja kehitysjohtaja