Arviointiraportti: tietojohtamista vahvistettava kehityspolitiikassa ja kehitysyhteistyössä
Ulkoministeriö tarvitsee johtamisen, päätöksenteon ja oppimisen tueksi vahvempaa tietoa siitä, millä keinoilla kehitysyhteistyön tuloksiin on päästy.
Tietoperustaisuus ei vielä ole vakiintunut kiinteäksi osaksi ulkoministeriön oppimista ja päätöksentekoa kehityspolitiikassa ja kehitysyhteistyössä. Henkilöstön motivaatio tuloksia koskevan tiedon käyttöön on korkea, mutta oppiminen on enimmäkseen epävirallista, henkilökohtaiseen ajatuksenvaihtoon tai työn käytäntöihin pohjautuvaa. Päätöksentekoa on tavallisesti ohjannut voimakkaammin esimerkiksi poliittinen ohjaus tai määrärahojen riittävyys kuin tulostieto, kertoo tuore arviointi.
Miten Suomen kehityspolitiikassa ja –yhteistyössä opimme, johdamme ja teemme päätöksiä. Tulostiedon ja tietämyksen hallinta ulkoministeriössä -arvioinnin tavoitteena on vahvistaa kehityspolitiikan ja kehitysyhteistyön tietoperustaisuutta oppimisessa ja päätöksenteossa kaikilla hallinnon tasoilla. Riippumaton arviointi tukee meneillään olevaa, laajempaa kehitysyhteistyön toimintatapojen uudistamista. Sen kohteena ovat sekä dokumentoitu että niin sanottu hiljainen tieto ja niiden taustalla vaikuttavat tekijät.
Arvioinnin mukaan tulosinformaatio tulisi järjestelmällisemmin tallentaa ja sen virheettömyys varmistaa. Ulkoministeriön asiantuntijoilla on paljon institutionaalista muistia ja tietoa, mutta niiden säilyttämisessä, siirrossa ja käyttöönotossa on haasteita. Tietohukkaa tapahtuu paljon, mihin vaikuttaa myös työntekijöiden virkakierto. Aikaa ja tilaisuuksia oppimiselle on arvioinnin mukaan liian vähän. Ulkoministeriön johto kannattaa tietoperustaista päätöksentekoa ja oppimista, mutta vielä ei pystytä riittävästi osoittamaan, että organisaatio oppii kehitysyhteistyön toimeenpanon kokemuksista.
Arviointi suosittaa ulkoministeriötä parantamaan kehitysyhteistyön tuloksia koskevan tiedon saatavuutta ja tehostamaan dokumentointia, uudistamaan nykyisiä tiedonhallintajärjestelmiä sekä kehittämään tulostietoa tuottavien asiantuntijoiden urapolkuja. Tulostiedon järjestelmällinen käyttö tulisi taata muun muassa luomalla henkilöstölle mahdollisuuksia oppia sekä vaikuttamalla työtehtävien toimenkuviin, johtajuuden arviointikriteereihin ja vuosittaisiin kehityskeskusteluihin. Suositusten toimeenpano tulisi sisällyttää meneillään oleviin uudistamisprosesseihin ja seurata myös pitkän aikavälin muutoksia.
Arviointi perustuu ulkoministeriön henkilöstön kanssa käytyihin yksilö- ja ryhmähaastatteluihin, ulkopuoliseen näkemykseen, muita vastaavia kehitysyhteistyöorganisaatioita koskevaan asiantuntijaselvitykseen sekä kenttämatkoihin Suomen kehitysyhteistyön kumppanimaihin.