Työ2.0: Sata tarinaa työstä valtiolla
Esa Hiiva: Paperittomaksi toimistoksi puolessa vuodessa

Maa- ja metsätalousministeriön ruokaosasto muutti uusiin tiloihin Mariankadulle erityisen nopealla aikataululla.

Maatalousneuvos Esa Hiiva veti kuudessa kuukaudessa maa- ja metsätalousministeriön muuttoprojektin vanhoista tiloista uusiin tiloihin Mariankadulle. Muutto mahdollisti samalla siirtymisen paperittomaan toimistoon ja työtarpeita vastaaviin tiloihin.

Maa- ja metsätalousministeriön toimitilat olivat alun perin kolmessa toimipisteessä, mutta osana joulukuussa 2015 tehtyä periaatepäätöstä oli selvää, että ministeriön tiloja joudutaan uudelleenjärjestelemään. Helmikuussa 2016 maa- ja metsätalousministeriön ruokaosasto ilmoittautui vapaaehtoiseksi vaihtamaan tilojaan. Esa Hiiva lähti vetämään ruokaosaston muuttoprojektia kohti uusia työtiloja Mariankadulle. Muutto tapahtui nopealla aikataululla noin kuudessa kuukaudessa. ”Melkein parempi, että muuttoprosessi oli lyhyt ja napakka”, Hiiva kommentoi.

Ryhmähengestä pidetään kiinni

Heti alusta lähtien oli selvää, että kyseessä ei ole ainoastaan muuttohanke, vaan osana projektia haluttiin kehittää koko työympäristöä sekä ministeriötasolla että osastolla. Osastolla perustettiin tätä varten yksiköiden edustajista koostuva työryhmä pohtimaan muuton lisäksi uusien tilojen toiminnallisuuksia ja pelisääntöjä. Esimerkiksi puheluille ja hiljaisille työtiloille on laadittu omat pelisäännöt. Työryhmä otti käyttöön hyvänä pidetyn toimintatavan, jossa asioista ei tehdä muistioita, vaan jokaista kannustetaan henkilökohtaisesti välittämään tietoa ja osallistumaan keskusteluihin omassa yksikössään. Lisäksi useat yksiköt pitivät yhteisen kehittämispäivän uusien toimitilojen suunnitteluun. Jo ennen muuttoa työntekijät pääsivät tutustumaan remontin aikana valmistuviin työskentelytiloihin.

”Täällä oli pullakahvit odottamassa”, kertoo Hiiva ensimmäisestä työpäivästä uusissa toimitiloissa. Työntekijöiden kanssa yhdessä suunnitteleminen ja palautteen kerääminen olivat oleellinen osa muuttoprosessia. Palautetta kerättiin kahvihuoneen fläppitaulun lisäksi erillisen sähköpostilaatikon kautta.

Muutto otettiin vastaan hyvin

Työympäristön kehittämiseen tehty työ näkyi myös muuttoprosessista tehdyn palautekyselyn tuloksissa. Ennen muuttoa tilojen yleisarvosanaksi tuli 7 ja muuton jälkeen yleisarvosana nousi 8:aan. Vain 23 prosenttia vastanneista olisi halunnut tehdä töitä mieluummin vanhoissa tiloissa. Kyselyyn vastasi 55 prosenttia ruokaosaston henkilöstöstä. 

Uudet tilat tarkoittivat myös paperittomuuteen siirtymistä. Osana muuttoa heitettiin paperia pois yli 200 kg henkilöä kohden. Nykyisissä tiloissa jokaista henkilöä kohden löytyy 3,2 juoksumetriä kaappitilaa. Paperittomuus sopii hyvin uusiin monitoimitiloihin: kenelläkään ei ole henkilökohtaisia työpisteitä, vaan jokainen tyhjentää illalla oman työpisteensä ja etsii aamulla uuden työskentelypisteen.

Hiivan mukaan uudet tilat ”luovat mahdollisuuksia törmätä käytävillä sellaisiin ihmisiin, joihin ei muuten törmäisi”. Toisaalta taas, kun omat työtoverit sijaitsevat uusissa tiloissa eri kerroksissa, täytyy yhteisöllisyyden ylläpitämiseen kiinnittää erityistä huomiota. Yksiköt ovat onnistuneet kehittämään omia toimintatapojaan yhteisöllisyyden säilyttämiseksi. Esimerkiksi Hiivan oma yksikkö pitää viikoittaisia yhteisiä kahvihetkiä. Luottamuksellisille keskusteluille varataan kalenterista erikseen aikaa.

Maa- ja metsätalousministeriö

Ministeriössä työskentelee 250 henkilöä, ja koko hallinnonalalla yhteensä 5000 henkilöä

Maa- ja metsätalousministeriö turvaa kotimaisen ruuan tuotannon ja uusiutuvien luonnonvarojen kestävän käytön sekä luo edellytyksiä niihin perustuville elinkeinoille ja hyvinvoinnille

Maa- ja metsätalousministeriöön kuuluvat ruokaosasto, luonnonvaraosasto sekä suoraan kansliapäällikön alaisuudessa toimivat tieto- ja tutkimustoimiala sekä hallinto- ja kehittämistoimiala.

Maa- ja metsätalousministeriön budjetin suuruus on noin 2,8 mrd. euroa.*

* Lähde: http://mmm.fi/ministerio