Johtoryhmien asema ja tehtävien selkiyttäminen valtionhallinnossa

Apulaisoikeusasiamies Sakslin on pyytänyt valtiovarainministeriötä ilmoittamaan niistä toimenpiteistä, joihin johtoryhmien aseman ja tehtävien selkiyttämiseksi on ministeriön mielestä aihetta ryhtyä. Valtiovarainministeriö on vastannut apulaisoikeusasiamiehelle 30.9.2016.

Säädösperusteisesti virastojen johtoryhmät ovat pääsääntöisesti päätöksentekoa valmistelevia ja yhteen sovittavia orgaaneja.

Virastojen johtoryhmätyöskentelyn nykytilanteen kartoittamiseksi valtiovarainministeriö toteutti kesällä 2016 selvityksen virastojen johtoryhmien työskentelystä. Johtoryhmien tehtävämäärittelyissä oli havaittavissa tulkinnanvaraisuutta.

Valtiovarainministeriössä on parhaillaan käynnissä kaksi eri hankekokonaisuutta, joissa molemmissa on tavoitteena johtamisen vahvistaminen ja tehtävien selkeyttäminen valtionhallinnossa.

Ministeriöiden johtamisjärjestelmien kehittämishankkeessa laaditaan yhteiset periaatteet

Johtamisjärjestelmissä on kyse sekä systeemisestä rakenteesta että johtamistyön tuloksellisuudesta. Ministeriöiden johtamisjärjestelmien kehittämishankkeessa laaditaan yhteiset periaatteet ja päätetään niiden toimeenpanosta yhteistyössä muiden ministeriöiden kanssa. Hanke on osa hallituksen johtamisen kärkihanketta.

Yhteisillä periaatteilla ja niitä tukevilla toimenpiteillä halutaan varmistaa, että ministeriöissä on selkeä ja ymmärrettävä johtamisjärjestelmä, joka pitää sisällään selkeät ja määritellyt prosessit, pelisäännöt, foorumit, roolit ja vastuut. Samalla johtamisjärjestelmän tulee edistää eettisesti kestävää ja avointa toimintaa ministeriöissä. Kehittämisen yhtenä tärkeänä osa-alueena on johtoryhmien työskentelyn kehittäminen. Hanke valmistuu tämän vuoden loppuun mennessä ja vuonna 2017 kehittämisehdotukset pannaan toimeksi ministeriöissä.

Johtamissopimuksiin sisällytetään valtionhallinnon yhteiset johtamistavoitteet

Toinen käynnissä oleva hanke on johtamissopimusten kehittäminen. Uudistettaviin johtamissopimuksiin lisätään uutena kokonaisuutena valtionhallinnon yhteiset johtamistavoitteet. Johtamissopimuksia tullaan myös hyödyntämään valtionhallinnon yhteisten johtamisjärjestelmäperiaatteiden toimeenpanossa. Samassa yhteydessä voidaan virastoille myös antaa toimeksianto virastojen johtamisjärjestelmien kuvaamiseksi yhtenäisellä tavalla. Johtamissopimuksia koskeva valmistelu valmistuu vuoden 2016 loppuun mennessä ja tavoitteena on, että uudistetut johtamissopimukset otetaan käyttöön vaiheittain vuonna 2017.

Johtoryhmien aseman selkeyttämiseen ja työskentelyn kehittämiseen ohjeistus vuonna 2017

Kahden edellä mainitun hankekokonaisuuden valmistuttua valtiovarainministeriö tulee antamaan alkuvuonna 2017 ohjeen virastojen johtoryhmien aseman selkeyttämisestä ja työskentelyn kehittämisestä. Ohjeessa tullaan hyödyntämään kahden mainitun hankkeen havaintoja ja johtopäätöksiä virastomaailmaan sovellettuna.

Annettavassa ohjeistuksessa tullaan selkeyttämään johtoryhmien roolia siten, että päällikkövirastoissa virastojen johtoryhmät eivät pääsääntöisesti ole virallisia päätöksentekoelimiä, vaikka niillä olisi keskeinen rooli päätöksentekoa tukevina orgaaneina virastojen toiminnan suunnittelussa sekä tehtyjen linjausten toimeenpanossa ja koordinoinnissa.

Johtoryhmä on johtamisväline viraston operatiivisten asioiden käsittelyyn. Johtoryhmä koostuu viraston toimivasta johdosta ja se kokoontuu tyypillisesti kerran viikossa. On tärkeää korostaa, että johtoryhmässä ei tehdä enemmistöpäätöksiä vaan päätökseksi tulee virastopäällikön kanta. Myös johtamiskäytäntöjä ja menettelyjä pöytäkirjojen laatimisesta johtoryhmän kokouksista, esteellisyyksistä ja puheenjohtajan sijaisista on tarkoitus selkeyttää.