Julkisen hallinnon tiedonhallinta muutosten edessä

Valtiovarainministeriö 6.9.2018 9.47
Kolumni

Julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyä on uudistettava, jotta tiedonhallinnalla voidaan edistää digitalisaatiolle ja hallinnon tehostamiselle asetettuja tavoitteita. Julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö on ollut hajallaan useassa laissa ja se on osittain vanhentunutta. Julkinen hallinto tarvitsee yhtenäiset tiedonhallinnan menettelyt tehostaakseen toimintaansa ja parantaakseen asiakaspalveluansa.

Tiedonhallinnan uudistettavan sääntelyn pohjana tiedonhallinnan koko elinkaari

Uudessa tiedonhallintalaissa säädettäisiin tietoaineistojen tiedonhallinnan elinkaaren perusvaatimuksista, mukaan lukien arkistoinnista, yhdessä laissa. Uusi tiedonhallintalaki tuo merkittäviä uudistuksia ja pitäisi sisällään toisaalta myös monia asioita, jotka ovat muodostuneet toimintatavoiksi julkisessa hallinnossa. Uudistuksilla pyritään hallinnon sisäisen toiminnan yhdenmukaistamiseen ja moninkertaisen tiedonhallinnan vähentämiseen.

Tiedon elinkaaren hallinnan ja yhteentoimivuuden ohjausta vahvistettaisiin. Laissa ehdotetaan perustettavaksi uusi viranomainen – tiedonhallintalautakunta, joka tukisi tiedonhallinnan kehittämistyötä monialaisessa asiantuntijayhteistyössä ilman virastorakenteita.

Julkisessa hallinnossa on kuvattu tiedonhallintaa monilla eri perusteilla ja kuvaukset eivät ole olleet yhteensopivia. Uusi yhtenäinen tiedonhallinnan kuvaus olisi tiedonhallintamalli. Käsitteinä kokonaisarkkitehtuurikuvaus, arkistonmuodostussuunnitelma sekä siitä jalostettu tiedonohjaussuunnitelma jäisivät historiaan, mutta kuvauksien ydinalueet olisivat osa tiedonhallintamallia.

Uusi tiedonhallintalaki sisältäisi koko julkista hallintoa koskevat yhtenäiset tietoturvallisuussäännökset, jotka muodostavat perusvaatimukset tietoturvallisuuden toteuttamiselle julkisen hallinnon tiedonhallintayksiköissä. Laissa olisi säännökset myös rajapintojen avulla tapahtuvista tietoluovutuksista sekä tietoaineistojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.

Tiedonhallinnan sääntelyn kehittämiseksi paljon toiveita

Tiedonhallintalain valmistelun yhteydessä on noussut esille paljon kehittämisen arvoisia ehdotuksia.  Näiden toteuttamiseen on syytä ryhtyä nyt ehdotettavan lainsäädäntöä yhtenäistävän pohjatyön jälkeen. Tiedonhallintalain uudistuksen yhteydessä ei tässä vaiheessa säädetä muutoksista, jotka vaikuttaisivat tiedonsaantioikeuksiin, vaan sääntelyn perusratkaisut säilyvät julkisuuslaissa. Tiedonsaantioikeuksiin liittyvät kysymykset edellyttävät huolellista lisäanalyysia sekä sen arvioimista, minkälaiset vaikutukset PSI-direktiivin uudistamisella on. Tästä syystä tiedonhallintalaissa ei ehdoteta säädettäväksi:

  • muutoksista tiedonsaantioikeuksiin;
  • viranomaiselle velvollisuutta jakaa avointa dataa,
  • viranomaisille velvollisuutta tarjota tietoja hallinnon ulkopuolelle täysin avoimien rajapintojen kautta, vaan tähän luodaan mahdollisuus.

Tiedonhallintalaissa ei ehdoteta säädettäväksi tässä vaiheessa tietojärjestelmien yleisistä vaatimuksenmukaisuuskriteereistä sekä niiden osoittamisesta (sertifioinnista). Tämä edellyttää perusteellista valmistelua sekä sen arvioimista, missä määrin kansallisesti voidaan säätää tällaisista vaatimuksista.

Tiedonhallintalaissa ei toistaiseksi säädettäisi kansallisesta sähköisen arkistoinnin infrastruktuurista lukuun ottamatta kansallista arkistoaineistojen metatietopalvelua. Sähköisen arkistoinnin infrastruktuurin toimeenpanon aikataulun varmistuttua voidaan myös lainsäädäntöä kehittää edelleen.

Tiedonhallinnan sääntelyn valmistelu jatkuu rivakkaan tahtiin

Tiedonhallinnan sääntely ei tule valmiiksi yhdellä kertaa. Toisaalta se ei voi olla koskaan valmista, muuten kehitystyö hallinnossa olisi pysähtynyt. Tiedonhallintalakia ei rakenneta kuin Sagrada Famíliaa, vaan tarkoituksena on saada valmiiksi elementtejä, joita voidaan jatkossa kehittää toimintaympäristön muutoksia vastaaviksi ketterästi.

Tiedonhallintalakiluonnos on nyt lausuntokierroksella 1.10.2018 asti, jonka jälkeen jatkuu hallituksen esityksen viimeistely rivakkaan tahtiin eduskunnan käsiteltäväksi loppusyksystä.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisesta vm.fissä

Tomi Voutilainen

Neuvotteleva virkamies, JulkICT-osasto
Kirjoittaja toimii tiedonhallintalain päävalmistelijana

Digitalisoituminen Hallintopolitiikka Julkisen hallinnon ICT