Työ 2.0: Sata tarinaa työstä valtiolla
Marjo Bruun: Uudet tilat ovat oppimiskokemus

Valtiovarainministeriö 16.8.2018 15.02
Uutinen
Marjo Bruun

Tilastokeskus remontoi toimistonsa avoimiksi monitoimitiloiksi – toiveena lisätä innostusta ja uusia tekemisen tapoja.

Tilastokeskus toteutti 2017-2018 laajamittaisen remontin, jonka seurauksena Kalasataman yli 700 hengen työtilana toimiva pääkonttori uudistettiin monitoimitiloiksi. Remontin viimeistely kuuluu edelleen poran hurinana yläkerroksissa, mutta pääosin lopputulos alkaa olla valmis. Tilastokeskuksen pääjohtaja Marjo Bruun luotsasi mittavaa muutosprojektia. ”Uusien tilojen toivottiin tukevan uusia työskentelytapoja ja vuorovaikutusta”, Bruun avaa syitä sille, miksi projektiin lähdettiin. Tilauudistuksella haettiin myös tehostuneen tilankäytön tuomia säästöjä.

Suuren rakennuksen remontointi oli laaja hanke. Isoin haaste oli välitila, jossa elettiin puolisentoista vuotta remontin lomassa – väistötilat olivat samassa rakennuksessa, ja työtä tehtiin kirjaimellisesti keskellä muutosta. Koko ajan käynnissä oleva tukiprojekti kuitenkin edesauttoi sitä, että prosessi sujui hyvin. Väistötiloissa vietetyt kuukaudet antoivat myös aikaa sopeutua muutokseen ja sisäistää se. Bruunin mukaan tämä vaikutti osaltaan siihen, että uudistus sujui ilman suurempia ongelmia. Ja jos vastoinkäymisiä tuli, ne otettiin vastaan positiivisen kautta: ”Parhaiten oppii niistä asioista, jotka menevät pieleen”, nauraa Bruun.

Tilauudistus ei riitä – myös ajatusmallit ja tekemisen tavat vaativat remonttia.

Uudet monitoimitilat kannustavat omaksumaan tuoreita, vuorovaikutteisempia tapoja työskennellä. Fyysinen muutto uusiin tiloihin ei ole kuitenkaan kokonaan rikkonut vanhoja rakenteita – esimerkiksi vanhat tiimirajat ja totutut tekemisen tavat ovat edelleen olemassa. Bruunin mukaan tilauudistukseen liittyykin vielä paljon hyödyntämätöntä potentiaalia.

”Vaarana on, että uusissa tiloissa haetaan vanhanmallista toimintatapaa”, Bruun toteaa ja jatkaa, että tärkeää on silloin tällöin ravistella itseään muistamaan, että tilamuutoksen tarkoitus on rohkaista oppimaan uutta. Muutosvaihe on haastava, koska totuttuun takerrutaan helposti. Rutiinit ovat tärkeitä, ja Bruunin mukaan niitäkin tarvitaan – keskeistä on ymmärtää, milloin ne estävät kehitystä ja vaativat ravistelua.

Bruun uskoo, että tilauudistuksen kaltaisten suurten muutosprojektien johtamisessa oleellista onkin ensin tehdä näkyväksi muutoksen tarve. Se auttaa saamaan hyväksynnän niiltäkin, joille muutos on erityisen vaikea. Näin varmistetaan hyvä yhteistyö kaikkien muutoksessa osallisena olevien kesken, niin sisäisten kuin ulkoistenkin sidosryhmien. Bruunin oma rooli muutoksen läpiviennissä onkin ollut ennen kaikkea muutoksen tekijöiden tukeminen ja muutokselle raamien antaminen. Kun työympäristöt ja työn tekemisen tavat muuttuvat, myös perinteinen tapa johtaa väistyy jaetumman, dialogiin perustuvan mallin tieltä. ”Johtamisen tulee olla keskustelevampaa asioiden avaamista ja valtuuksien antamista tekijöille”, Bruun kuvaa muutosta. ”Se haastaa myös johtajan.”

Henkilökierto laittaa osaamisen liikkeelle ja tarjoaa uusia näkökulmia.

Tilastokeskus ei ole ainoa valtion organisaatio, jossa uudistutaan: valtiolla kehitetään tekemisen tapoja ja osaamisen joustavampaa hyödyntämistä paitsi mobiilitiloihin siirtymällä myös esimerkiksi henkilökierron avulla. Bruun pitää tällaista kehitystä tärkeänä ja erityisesti henkilökiertoa suurena mahdollisuutena.

”Valtiolla työ nojaa ihmisiin”, Bruun uskoo. Varsinkin pitkä viipyminen samassa tehtävässä saattaa kuitenkin laimentaa intoa, jota työntekijällä tyypillisesti on varsinkin uuden työn alkuaikoina. Henkilökierto paitsi sytyttää innostuksen uudelleen ja rohkaisee tekijät haastamaan itseään, myös tuo organisaatioihin tuoreita näkökulmia.

”Organisaatioiden väliset raja-aidat ovat turhan korkeita”, Bruun toteaa ja kertoo, että Tilastokeskuksella on henkilökiertosuunnitelma esimerkiksi Suomen pankin ja Viron tilastoviraston kanssa. Osaamista halutaan jakaa paitsi valtionhallinnon sisällä myös kansainvälisesti.

Tilastokeskuksessakin tehdään Työtä 2.0.

Valtionhallinnon fiksumpia työn tekemisen tapoja edistävän Työ 2.0:n tavoitteet eli asiakaslähtöisyys, verkostoina toimiminen, kokeilemalla kehittäminen ja itseohjautuvuus ovat muuttuvan työn ytimessä ja vaikuttavat myös johtamiseen. Ne näkyvät Tilastokeskuksessakin.

”Ei ole aina helppoa miettiä, mitä nämä tarkoittavat käytännössä”, Bruun myöntää mutta jatkaa, että kaikki neljä ovat tärkeitä kehityssuuntia. Asiakaslähtöisyys näkyy Bruunin mukaan näkökulman muutoksena: liikkeelle lähdetään lopusta eli olennaisimmasta, kun lähtökohdaksi otetaan asiakaskokemus. Verkostoituminen puolestaan vastaa Tilastokeskuksella välttämättömään tarpeeseen tehdä yhteistyötä, koska toiminta on riippuvaista muilta organisaatioilta tulevasta tiedosta. Verkostoituminen murtaa myös siiloja: ”Organisaatioiden raja-aidat voisivat hämärtyä vielä nykyistäkin enemmän”, Bruun toivoo. Itseohjautuvuus taas haastaa erityisesti johtajat antamaan vapaammin valtuuksia ja toisaalta työntekijät tekemään itsenäisesti ratkaisuja.

Tähän liittyy myös kokeilukulttuuri, joka on Bruunin mukaan vaikeaa mutta tärkeää, koska sillä voidaan saada muutosta vauhditettua. ”Kokeilut auttavat siihen, ettei tarvitse olla koko koneistoa mukana: voidaan kokeilla ja todeta, että tämä toimii”, Bruun toteaa, mutta kertoo, että kokeilukulttuuri kohtaa vielä paljon kitkaa. ”Mikä tällä on tavoite, miten tämä etenee, paljonko menee resursseja, miten tätä seurataan…” Bruun avaa kysymyksiä, joita kokeilut toimintatapana vielä usein herättävät. Onneksi kokeilukulttuuri itse on vastaus nimenomaan tällaisiin epäluuloihin: ”Kokeiluilla voidaan muuttaa totuttuja tapoja tehdä töitä”, Marjo Bruun kiteyttää.

Tutustu Tilastokeskuksen uusiin tiloihin ja Tilastokeskuksen kesän 2018 korkeakouluharjoittelijoihin Tilastokesä 2018 -videolla.

Hallintopolitiikka Työ 2.0 Valtio työnantajana Valtiovarainministeriö