Koronavirus: valtioneuvoston  tietoa ja neuvontaa koronaviruksesta sekä thl.fi

Kokonaisarkkitehtuuri on väline toiminnan kehittämiseen

25.11.2013 9.24
Uutinen N5-63465

Kokonaisarkkitehtuurin kieli voi kuulostaa abstraktilta ja monimutkaiselta, mutta erityisasiantuntija Jukka Lähesmaan mukaan itse asia on yksinkertainen. ”Ei se ole sen ihmeempää kuin yhteinen käsitys toiminnasta. Samalla saadaan työkalu toiminnan viemiseksi haluttuun suuntaan.”

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen taustalta löytyy sekä yleinen pyrkimys toiminnan tehostamiseen että huonoja kokemuksia tietojärjestelmien yhteensopivuudesta.

”Tavoitteena on vähentää päällekkäisyyksiä.  Lisäksi on tärkeää päästä ulos siiloista, joissa asioita tarkastellaan vain omasta näkökulmasta. Vaikka esimerkiksi yhdessä ministeriössä kehitetty malli voi toimia siellä, se ei välttämättä sovi yhteen muiden hallinnonalojen kanssa.”

Toimiva ja toimimaton näkyviin

Valtakunnallisesti, alueellisesti ja paikallisesti tehtävän arkkitehtuurityön tarkoitus on tuottaa kuvaukset eri organisaatioiden ja alojen prosesseista, tarvittavasta tiedosta ja käytetyistä tietojärjestelmistä.

Ylätason kuvaukset ovat karkeita ja keskittyvät olennaiseen. Niillä tehdään näkyväksi, mitkä asiat toimivat hyvin ja mitkä vaativat petraamista. Kehittämisen tarpeessa olevia kohteita avataan yksityiskohtaisemmilla kuvauksilla, joiden kautta etsitään myös keinoja tilanteen parantamiseen.  Kaikkea ei voi, eikä tarvitse käsitellä kerralla.

”Esimerkiksi sosiaali- ja terveyssektorin suunnittelua viedään eteenpäin palasina. Olemme keskittyneet toistaiseksi kansallisiin palveluihin”, Lähesmaa toteaa.

Arkkitehtuurin käytännön hyöty syntyy Lähesmaan mukaan siitä, että asioita voidaan rakentaa valmiin kuvauksen pohjalle, ei aloittaa aina alusta. Hän näkee monen hankkeen juuttuneen juuri peruslinjauksiin.

”Ei ole kovin tehokasta miettiä niitä joka kerta erikseen, kun voi käyttää jo tehtyä työtä. Ja kun projektissa ratkaistaan joku juttu, arkkitehtuurikuvaus on jemma, jonne tieto voidaan viedä talteen myös muiden käytettäväksi. ”

Toiminta ennen tekniikka

Kokonaisarkkitehtuurin ajatuksena on edetä toiminnan, ei teknologian ehdoilla.  Lähesmaa korostaa mallin välineellistä luonnetta.

”Se ei tuota strategisia linjauksia, vaan etsii keinoja saada ne toimimaan käytännössä. Oletetaan, että ympäristöterveydenhuoltoa halutaan viedä tiettyyn suuntaan. Arkkitehtuurin avulla saadaan selville, miltä asian pitää näyttää eri näkökulmista, miten tavoitteeseen päästään ja millaista tietojärjestelmää se vaatii. Tuloksena on kuvaus siitä, miten pitää toimia linjauksen toteutumiseksi.”

Jotta tietojärjestelmät saadaan tukemaan toimintaa, tarvitaan harmonisointia. Terveyden ja hyvinvoinnin alueelta löytyy Lähesmaan mukaan esimerkiksi parikymmentä tietovarantoa, joita täytyy sovittaa yhteen.

”Muun muassa organisaatio- ja paikkatietoja löytyy pelkästään tältä hallinnonalalta noin sadasta systeemistä. Jos kehitys lähtisi nollasta, olisi järkevää rakentaa vain yksi tietokanta, jota voisi käyttää eri kanavien kautta. Nyt täytyy pitää huolta siitä, että eri järjestelmissä käytetään samoista asioista samoja käsitteitä.”

Ihminen ymmärtää keskustelussa asioita kontekstissa, tietokone ei. Siksi on tärkeää, että asiat viedään järjestelmiin samojen määritysten mukaan, oli kyse sitten organisaatio-, potilas- tai lääketiedoista. Potilastietoarkiston osalta THL on jo tehnyt vuosia työtä yhteisten määritysten saamiseksi.

Ei mikään DDR-sovellus

Massiivinen hanke kokonaisuuden hallitsemiseksi ei Lähesmaan mielestä tarkoita, että kaikki suunniteltaisiin valmiiksi tai pitäisi toteuttaa samalla tavoin.
”Ei tässä mitään DDR-mallia olla rakentamassa. Ainoastaan joidenkin asioiden on noudatettava samaa kaavaa ja niistä päätetään yhdessä. Muualla taas voivat kukkia kaikki kukat.”

Hankkeessa on kuitenkin omat riskinsä.  Esimerkiksi tietotekniikassa tavoitellaan järjestelmien sujuvaa toimintaa ja laitteiden helppokäyttöisyyttä. Lähesmaa muistuttaa, että se ei tapahdu automaattisesti, vaan vaatii käyttäjien kuulemista. Toinen riski liittyy byrokratiaan.

”Hallinnollisen työn lisääntyminen on vaarana, vaikka tavoite on päinvastainen. Tässä meidän on oltava tarkkana.”

Arkkitehtuuri ei ole projekti, vaan tulossa osaksi normaalia suunnittelua ja johtamista. Vuoteen 2015 mennessä kuvauksia ja jalkautettuja toimintamalleja pitäisi olla jo sen verran, että toiminta pyörii kunnolla. Viime kädessä se riippuu tekijöistä.

”Yhteensopivuus pitää muistaa aina, kun prosesseja tai tiedonhallintaa kehitetään. Kaikki me olemme arkkitehtejä, vaikka päätyökseen tätä tekee vain muutama kourallinen ihmisiä.”

 Paula Mannonen

Näkökulmat