Produktivitetsanalys hjälper att utveckla kvaliteten hos statens verksamhet

Finansministeriet 16.12.2019 10.01
Pressmeddelande

Finansministeriet har tillsammans med andra ministerier genomfört produktivitetsanalyser med vilkas hjälp man sökt och identifierat mål för förbättring av produktiviteten och digitalisering av verksamheten.

Produktivitetsanalyserna utgör en del av den minskning av kostnaderna inom den offentliga sektorn som ingick i planen för de offentliga finanserna 2019-2022. 

Målet är att man med hjälp av produktivitetsanalyserna kan

  • utveckla offentliga processer och verksamhetsmodeller så att processerna blir snabbare, personalens arbetstid kan sparas och verksamhetens kvalitet och effekterna för kunderna förbättras
  • stöda ämbetsverken i digitaliseringen och utvecklandet av servicen
  • gallra i uppgifter som inte är viktiga med tanke på ämbetsverkets kärnverksamhet, eller som kunde skötas utanför den offentliga sektorn
  • söka synergifördelar och eliminera överlappande verksamhet mellan olika förvaltningsområden och aktörer 
  • säkerställa att lednings- och styrningsstrukturerna stöder effektiv verksamhet.

Syftet med att identifiera mål som kan förbättras genom digitalisering och förbättring av produktiviteten är att uppnå fördelar både på organisatorisk och på samhällelig plan. Med analyserna eftersträvas årliga besparingar på åtminstone 10 procent för de ämbetsverk som är föremål för bedömningen, samt en sammanlagd nytta för samhället på 20-40 procent före 2029.

Analyserna gäller såväl enskilda tjänster och processer som hela ämbetsverks verksamhet. Produktivitetsanalyserna går till exempel igenom möjligheterna att tillämpa AI och robotprogram inom tillstånds- och tillsynsverksamheten samt det förvaltningsöverskridande utvecklandet av migrationen. Brottpåföljdsmyndigheten och Rättsregistercentralen var myndigheter som fick sina egna produktivitetsanalyser.

Se närmare på exemplen om produktivitetsanalys och läs hela rapporten

En av analyserna gällde medborgarnas ärendehanterings- och servicenät. Analysen visar att servicen kan säkerställas med hjälp av e-tjänster. Kundbesöken minskar kontinuerligt, vilket beror förutom på den kraftiga ökningen av e-kommunikation även på den demografiska utvecklingen och framför allt den kraftiga urbaniseringen. Kundbesök kommer visserligen att behövas ännu i slutet av nästa årtionde också, dock på grund av andra orsaker, t.ex. Identifiering av en kund. Det viktiga är att kundbesöken sköts på ett så smart sätt som möjligt. Som exempel kan nämnas olika myndigheters gemensamma campusartade serviceställen eller mobila serviceställen i glest bebodda områden. Tjänster ska alltid utvecklas så att man även tar i beaktande specialgruppers behov.

Analyserna har redan gett upphov till vissa åtgärder. Man har till exempel inlett ett verkställighetsprojekt på basis av produktivitetsanalysen över statsunderstöd. Målet med projektet är att utöka statsunderstödsverksamhetens effektivitet, transparens och genomslagskraft. Det är fråga om en systemisk reform som genomförs enligt principerna om gemensam utveckling. Understödsverksamhetens samhälleliga genomslagning och den välfungerande servicekulturen stärks i och med att förfaringssätten förnyas och görs enhetligare. Avsikten är att man i framtiden får en tydligare bild av vart statsunderstöden riktas och vad som åstadkoms med medlen.

”Det blev i samband med bearbetningen av produktivitetsanalyserna klart att vi behöver mera tid för att utveckla gemensamma, förvaltningsöverskridande idéer och genomföringssätt. Endast på så sätt kan vi åstadkomma effektiv förvaltningsöverskridande utveckling. Ett gränsöverskridande perspektiv stärker även kundorienteringen inom förvaltningen, eftersom utgångspunkten för utvecklingen inte är ett ämbetsverk, utan en tjänst som produceras gemensamt av flera aktörer. Gemensamt utvecklandet av staten och hela den offentliga förvaltningen kräver långsiktighet. Sådana handlingssätt som baserar sig på gemensamt utvecklande bör distribueras ytterligare”, säger specialsakkunnig Eeva Kaunismaa som svarat för produktivitetsanalyserna.

En sammanfattning av alla produktivitetsanalyser och de viktigaste observationerna har publicerats i projektets slutrapport.

Läs hela slutrapporten

Mer information:

Eeva Kaunismaa, specialsakkunnig, tfn 0295 530 103, eeva.kaunismaa(at)vm.fi