Utvärdering: kunskapsstyrningen bör stärkas i utvecklingspolitiken och utvecklingssamarbetet
Till stöd för ledarskap, beslutsfattande och lärande behöver utrikesministeriet bättre kunskap om metoderna för att uppnå resultat i utvecklingssamarbetet.
Kunskapsstyrningen har inte ännu blivit en integrerad del av utrikesministeriets lärandeprocess och beslutsfattande i utvecklingspolitiken och utvecklingssamarbetet. Personalen har hög motivation då det gäller att utnyttja information om resultaten, men lärandet är huvudsakligen inofficiellt och baserar sig på privata diskussioner eller praktiska erfarenheter. Beslutsfattandet styrs vanligtvis mer av den politiska styrningen eller de befintliga anslagen, än av resultatinformation, visar den färska rapporten.
Syftet med utvärderingen Hur vi lär oss, leder och fattar beslut i Finlands utvecklingspolitik och utvecklingssamarbete. Förvaltningen av resultatinformation och kunskap vid utrikesministeriet är att stärka det kunskapsbaserade lärandet och beslutsfattandet på alla nivåer. Den oberoende utvärderingen stöder den pågående övergripande reformen av utvecklingssamarbetets arbetssätt. Utvärderingen tog fasta såväl på dokumenterad som tyst kunskap och på de bakomliggande faktorer som påverkar dessa.
Enligt rapporten borde resultatinformation sparas och verifieras mer systematiskt. Experter på olika områden vid utrikesministeriet sitter på ett stort institutionellt minne och mycket information, men problemet gäller hur dessa ska bevaras, överföras och användas. Det finns ett stort kunskapssvinn, som också beror på att många anställda roterar och byter arbetsuppgifter med jämna mellanrum. Enligt rapporten finns det för lite tid och för få tillfällen att lära sig. Utrikesministeriets ledning uttrycker sitt stöd för kunskapsbaserat beslutsfattande och lärande, men har inte ännu tillräckligt kunnat påvisa att organisationen verkligen lär sig av sina erfarenheter när det gäller utvecklingssamarbetet.
I rapporten uppmanas utrikesministeriet att förbättra tillgången till informationen om utvecklingssamarbetets resultat och att effektivisera dokumenteringen, att uppdatera informationshanteringssystemen och utveckla arbetsmöjligheterna för experter som producerar resultatinformation. För att säkerställa en systematisk användning av resultatinformationen bör det skapas möjligheter för personalen att utbilda sig och därtill bör befattningsbeskrivningar, bedömningskriterierna för chefer och de årliga utvecklingssamtalen ses över. Genomförandet av rekommendationerna bör integreras i de pågående reformerna, och förändringarna bör utvärderas på lång sikt.
Utvärderingen gjordes utifrån individuella samtal och gruppintervjuer med personalen, utifrån utomstående synpunkter, en utvärdering av motsvarande organisationer och fältresor till partnerländer i utvecklingssamarbetet.