Finanssineuvos Tero Meltti:
Valtion hankinnat digitalisoitiin – mitä seuraavaksi?
Valtion hankintojen digitalisoinnin -toteutusohjelma eli Handi kokosi yhteen julkisten hankintojen ammattilaiset kehittämään valtion hankintatoimea. Virstanpylväitä on saavutettu, mutta työ jatkuu.
Valtion hankintatoimi tuli uudistaa vuoden 2019 loppuun mennessä. Handi-ohjelmassa koko hankintaprosessi yhtenäistettäisiin hankintojen suunnittelusta maksatukseen asti. Tavoittelimme eri toimijoiden aitoa toimintatavan muutosta, jota myös tietojärjestelmäratkaisut tukisivat. Myös valtionhallinnon sisäisiä prosesseja haluttiin vähentää ja automatisoida merkittävästi.
Tavoitteet olivat kunnianhimoiset, mutta kalenteriaikaa käytössä vain vajaa neljä vuotta. Mikä on muuttunut valtion hankintatoimessa vuodesta 2016? Saimmeko aikaiseksi tavoiteltuja muutoksia?
Ideoista vakiintuneiksi käytännöiksi
Ensimmäiset asiat, jotka halusimme saada kuntoon, liittyivät hankintojen ja organisaatioiden resurssien johtamisen tietopohjaan ja hankintojen suunnitelmallisuuteen.
Jo vuoden 2016 syksyllä valtion organisaatioiden sisäiseen käyttöön julkaistiin Valtion hankintadatapalvelu ja myöhemmin keväällä 2018 Hankintapulssi-palvelu. Molempien palvelujen tavoitteena oli havainnollistaa hankintadataa – mitä on hankittu, miltä toimittajalta ja milloin hankinnat on tehty. Vuonna 2017 julkaisimme Tutkihankintoja.fi-palvelun, joka avasi kansalaisille ja medialle visualisoidun näkymän valtion hankintoihin lähes reaaliajassa.
Ohjeistimme kaikki valtion hankintayksiköt tekemään hankintasuunnitelmat vuodesta 2017 alkaen. Nyt hankintasuunnitelmat ovat vakiintuneet toimintakäytännöksi. Suunnitelmien perusteella julkaistaan valtion kilpailutuskalenteria, joka antaa yrityksille ennakkotietoa valtion virastojen ja laitosten tulevista hankinnoista ja lisää hankintatoimen avoimuutta. Kilpailutuskalenterin avulla yritysten on entistä helpompi varautua valtionhallinnon tarjouskilpailuihin, jonka taas nähdään vaikuttavan myönteisesti markkinoiden toimintaan.
Tärkeä virstanpylväs oli lokakuu 2018, joka merkitsi siirtymistä sähköiseen kilpailuttamiseen. Tähän päivää mennessä valtion hankintayksiköt ovat julkaisseet Hanki-palvelussa 9034 hankintailmoitusta ja 6495 tarjouspyyntöä, joihin yritykset ovat jättäneet 35371 tarjousta. Lisäksi kilpailutuksiin liittyviä viranomaistietojen automaattisia tarkistuksia on tehty 8810 kertaa (sähköisen ESPD:n käyttöaste 99,7%).
Hankintojen suunnittelu- ja kilpailutusvaiheiden lisäksi kehittämisen kohteena ovat olleet sopimusten hallinta, tilaaminen sekä ostolaskun käsittely. Suurinta muutosta tavoiteltiin laskuautomaatiossa, jossa vuonna 2016 automaatioaste oli keskimäärin vain muutamia prosentteja. Nyt kolme vuotta myöhemmin keskiarvo on jo yli 10 prosenttia ja parhaimmilla 30–40 prosenttia ostolaskuista. Laskuautomaation kasvattaminen on vaatinut paljon työtä uusien toimintatapojen opettelemisena sekä yhteydenottoina ja neuvotteluina toimittajien kanssa.
Mitä näistä luvuista voidaan tulkita? Esimerkiksi sähköisen ESPD:n käyttöaste kertoo sen, että yrityksiltä ja valtion hankintayksiköiltä on vapautunut arviolta noin 40.000 henkilötyötuntia muuhun toimintaan. Tämä on merkittävä määrä.
Kehitystyö jatkuu – nyt vuorossa hankintojen vaikuttavuuden edistäminen
Vaikka Handi-ohjelma päättyy, jatkuu julkisten hankintojen kehittäminen myös tulevaisuudessa.
Ohjelman päätöstöiden rinnalla on jo aloitettu julkisten hankintojen yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen tarttuva Hankinta-Suomi-ohjelma. Hankinta-Suomen tavoitteena on luoda koko Suomen kattava julkisten hankintojen strategia, jolla edistetään hankintojen vaikuttavuutta ja julkisen talouden kestävyyttä.
Tero Meltti
@TMeltti
finanssineuvos
Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelman omistaja
Hallintopolitiikan tavoitteena on varmistaa, että Suomessa on toimivat julkiset palvelut, hyvä hallinto ja että saamme elää kestävässä ja vakaassa yhteiskunnassa.