Mitä lisääntyvä monipaikkaisuus meille mahdollistaa? 

Monipaikkaisen työn kehittämisessä on käsillä tärkeä aika. Koronaepidemian aiheuttama etätyö loppuu todennäköisesti kuluvan vuoden aikana. Silloin etätyö muuttuu jälleen vapaaehtoiseksi, niin valtionhallinnossa kuin toimintaympäristössäkin. Siihen mennessä on ratkaistava, miten toimitaan uudessa normaalissa ja valmistauduttava nopeaan muutosvaiheeseen mahdollisimman hyvin.

Valtiovarainministeriön toteuttaman monipaikkaisen työn virastokyselyn ja kansallisen etätyötutkimuksen valtiotulokset osoittavat, että etätyö on tullut jäädäkseen valtiolle.

Monipaikkaisesta työstä keskusteltaessa käy usein niin, että etätyön ja monipaikkaisuuden käsitteet hämärtyvät. Monipaikkaisuus on sitä, että digitaaliseksi muuttunutta työtä järjestetään niin, että työtä voi tehdä verkon yli useammasta paikasta. Työnantaja osoittaa työntekijälle erilaisia työpisteitä tai yhteisiä tiloja, joissa voi työskennellä. Monipaikkaisuuden yksi sovellutus on etätyö, jossa työtä voi tehdä kotoa tai muusta paikasta, joka ei ole työnantajan osoittama työpaikka. Tämä edellyttää, että esimiehen kanssa on sovittu etätyön mahdollisuudesta. Hybridityössä sekoittuvat työpaikalla ja verkossa tehtävä työ niin, että yhteistä työtä tehdään työpaikalla ja verkossa sekä eri aikaan erilaisilla alustoilla. Joudumme jatkossa päättämään siitä, tulemmeko jotakin työtä tai tilaisuutta varten työpaikalle, vaikka työn voisi teknisesti hoitaa myös verkon kautta. Ihmisten kohtaamisella on merkityksensä. Pitää myös muistaa, että valtion organisaatioissa on myös paljon työntekijöitä, joiden työ on paikkasidonnaista.

Etätyötä tullaan tekemään jatkossa enemmän kuin aikana ennen epidemiaa

Enemmistö valtion työntekijöistä kokee oman työssä suoriutumisen ja työn tuottavuuden parantuneen laajan etätyön aikana. Lisäksi työn ja muun elämän tasapainottaminen on onnistunut etätöissä entistä paremmin. Osan kohdalla etätyö ei ole johtanut parempaan suoriutumiseen ja tuottavuuteen, mutta askelmerkit etätyössä suoriutumisen kohentamiseksi ovat selkeät. Työn tavoitteiden kirkastaminen, tehtävien hallinnan tukeminen, kollegoiden keskinäisen työn riippuvuuksien parempi koordinaatio ja aktiivinen sosiaalisen eristäytymisen ehkäisy auttavat ehkäisemään laajan etätyön aikana havaittuja vaikeuksia. Hyvin organisoitu ja koordinoitu työ ja aktiivinen yhteydenpito auttavat onnistumaan niin läsnä- kuin etätyössäkin.

Tutkimustulokset osoittavat, että hyvän etätyökokemuksen taustalla valtion työyhteisöissä on vahva sosiaalinen pääoma. Sosiaalisen pääoman merkitys näkyy myönteisissä työyhteisön luottamusta, informaationjakoa ja sosiaalista tukea koskevissa tuloksissa. Myös aiempien tutkimustulosten mukaan erittäin korkea luottamus on ominaista suomalaiselle työelämälle. Tälle perustalle on hyvä rakentaa uutta, entistä parempaa ja joustavampaa monipaikkaista työn normaalia.

Miten monipaikkaisuutta käytännössä toteutetaan? 

Muutoksessa ei ole kysymys vain koronavirusepidemian aikaisen etätyön jatkamisesta, vaan siirtymi-sestä monipaikkaiseen työhön, joka tarjoaa aivan uusia mahdollisuuksia työelämän kehittämiseen. Valtionhallinnossa ja virastoissa on ratkaistava, miten monipaikkaisuutta käytännössä toteutetaan. Kunkin viraston ratkaisut on tehtävä sopiviksi asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, jotka ovat liik-keellä samassa muutoksessa. 

Myös johtamista haastetaan. Millaista johtamista ja esimiestyötä monipaikkaisuus edellyttää ja miten erilaiset turvallisuuden reunaehdot toteutetaan pitkällä tähtäimellä? Monipaikkainen työ ja siihen sisältyvä laaja etätyö asettavat monet henkilöstöpolitiikkaan ja palveluihin kuuluvat ratkaisut uuteen valoon: annetaanko rekrytoinneissa sijaintivaihtoehtoja; miten hoidetaan tasapuolisesti henkilöstöedut ja palvelut; miten työvälineet ja osaaminen mahdollistavat uusia työtapoja?

Vaikka suunnittelemme muutosta, käy varmasti niin, että vasta poikkeusajan päätyttyä pääsemme kiinni oikeaan kehityskulkuun, jossa kokemuksia arvioimalla ja jatkuvalla parantamisella saamme monipaikkaisuudesta kaiken hyödyn irti. Toimintaympäristön digitalisoituessa mahdollisuudet ja haasteet saavat meidät oppimaan ja kehittymään. Monipaikkainen työ onnistuu, kunhan panostamme riittävästi koettujen ongelmakohtien määrätietoiseen korjaamiseen ja hyvien käytäntöjen vahvistamiseen. 

Hybridityötä tehdään yhdessä mutta eri paikoissa ja jopa eri aikaan  

Monen henkilön työpanosta yhdistelevää ryhmätyötä voidaan tehdä välillä samassa fyysisessä paikassa ja välillä eri paikoista käsin. Voidaan toimia samanaikaisesti ja välillä eriaikaisesti. Tällaista hybridityötä tehdään niin työnantajan tarjoamissa työtiloissa, kotona kuin kolmansissa paikoissa, siis monipaikkaisesti. Hybridityön hyvä onnistuminen vaatii yhteistä suunnittelua, uutta osaamista, hyvin toimivia verkkoympäristöjä ja uusia vuorovaikutuskäytäntöjä. Kokemuksen perusteella tiedämme jo, että erityisen haastavaa se on silloin, kun osa ryhmästä on yhdessä tilassa ja osa osallistuu verkon kautta. 

Uusilla työkäytännöillä voimme vastata laajan etätyön esille tuomiin haasteisiin: hybridityön myötä on mahdollista päästä eroon työpäivän tunnit täyttävistä kokousmaratoneista. Kohtaamisen hetkissä kannattaa keskittyä tehtäviin ja aiheisiin, joissa samanaikainen vuorovaikutus tuottaa parhaan tuloksen; muu yhdessä tekeminen voi jatkua verkossa väljemmällä rytmityksellä. Oleellista on löytää tasapaino keskittyvän yksintekemisen ja omistautuneen samanaikaisen yhteistyön välillä. 

Miten VM edistää monipaikkaisuutta?

Monipaikkaisuuden edistämistä käsitellään osana valtiovarainministeriön Yhteistyötä palveluissa ja toimitiloissa –hankekokonaisuutta. Kokonaisuudessa pohditaan monipaikkaisuuden linjausten lisäksi sitä, mihin suuntaan alueellistamisen uudistaminen etenee, kuinka valtion toimi- ja palvelupisterakennetta kehitetään tällä vuosikymmenellä ja millainen on valtion uusi toimitilastrategia. Poliittisen tason linjaukset ovat pohjana sekä valtion yhteisten ohjeiden, että virastotason käytännön toimien valmistelussa.

Valtion tasolla luodaan mahdollisuuksia monipaikkaisuuden soveltamiselle virastoissa. Poliittisten linjausten antama suunta muutetaan hallintotoimiksi, yhteiseksi työnantajapolitiikaksi ja hallinnon yhteisiksi palveluiksi, joihin virastot voivat tukeutua ratkaisuissaan. Valtionvarainministeriön tehtävänä on suunnan lisäksi antaa muutokselle myös yhteiset reunaehdot niin, että muutoksesta tulee riittävän yhtenäinen ja hallittava, eivätkä virastot ajaudu käytännön toimissaan juridisiin tai taloudellisiin vaikeuksiin.

Kirjoittajat: 

Pauliina Pekonen, valtiovarainministeriö
Hannu Mäkikangas, valtiovarainministeriö
Heljä Franssila, Senaatti-kiinteistöt
Jaana Salmi, valtiovarainministeriö