Sote-ammattilaisten kirjaamisen ongelmat ovat selvillä – niiden ratkaiseminen on seuraava askel

Kyselyn perusteella puolet lääkärien, sairaanhoitajien ja sosiaalityöntekijöiden työajasta kuluu potilas- ja asiakastietojen kirjaamiseen. Kirjattavien tietojen määrä on viime vuosina kasvanut ja lähes kolmannes kirjaamisesta on ammattilaisten mukaan päällekkäistä.

Sosiaali- ja terveysministeriö selvitti syys- ja lokakuun aikana suurimpien sote-ammattihenkilöryhmien kokemuksia asiakastietojen kirjaamisen kuormittavuudesta.

Kyselytutkimuksen loppuraportti julkaistaan viimeistään ensi vuoden alussa, mutta jo nyt voimme kertoa keskeisistä löydöksistä. 

Selvityksen lähtökohtana oli sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön riittävyyden ja saatavuuden heikentyminen koko maassa. Tähän liittyy tarve kehittää ammattilaisten työtä tavalla, joka lisää alan veto- ja pitovoimaa. Henkilöresurssien tehokkaan kohdentamisen näkökulmasta on olennaista, että tarkastelemme myös tietojen kirjaamisen kokonaisuutta sekä siihen liittyviä tehostamisen mahdollisuuksia.

Tietojen kirjaamiseen keskimäärin käytettävä aika vaihtelee eri ammattiryhmien välillä. Kirjaaminen kuormittaa suuresti erityisesti lääkäreitä, sairaanhoitajia ja sosiaalityöntekijöitä. Nämä ammattiryhmät käyttävät kirjaamiseen päivittäin jopa 3 tuntia ja 15 minuuttia.

Kirjaaminen on keskeinen osa sosiaali- ja terveyden ammattihenkilön työtä. Kaikki kirjaamiseen käytetty aika ei tietenkään ole hukkaa. Kirjattujen tietojen avulla hoidon jatkuvuus ja asiakas- potilasturvallisuus paranevat ja toiminta tehostuu. Myös ammattilaiset itse pitävät tietojen kirjaamista tärkeänä. Lähes kaikki kyselyyn vastanneet uskovat, että kirjattuja tietoja hyödynnetään asiakkaan hyväksi.

Toisaalta tulosten perusteella on havaittavissa viitteitä myös siitä, että kaikki kirjaaminen ei todellisuudessa ole välttämätöntä. Kyselyyn vastanneet ammattilaiset arvioivat jopa kolmanneksen kirjauksista olevan päällekkäisiä, eli sellaista tietoa, joka on jo kirjattu johonkin muualle.

Jopa puolet sote-ammattilaisista kokee, että kirjattavien tietojen määrä on merkittävästi kasvanut viime vuosina. Lopuistakin suurin osa oli sitä mieltä, että kirjaaminen on lisääntynyt vähintään jonkin verran. Kirjattavien tietojen suuri määrä ja tietojärjestelmien käytettävyys hankaloittavat kirjaamista.

Eri tietojärjestelmiä käyttävien hyvinvointialueiden väliset erot eivät kuitenkaan ole erityisen suuria. Tämä viittaa siihen, että tietojärjestelmien käytettävyyden kehittäminen ei välttämättä ole nopea tie tilanteen helpottamiseksi.

On myös hyvä muistaa, että tyytymättömyys työssä käytettäviin tietojärjestelmiin on enemmän tai vähemmän universaali ilmiö eikä se koske vain sote-ammattilaisia. Tietojärjestelmien käytettävyyteen voidaan ja täytyy kiinnittää huomiota, mutta järjestelmän käytettävyys ei näytä ratkaisevan sote-ammattilaisten ajankäyttöön liittyvää ongelmaa. 

Kirjaamista voidaan kyselyn perusteella keventää. Keinoja ovat esimerkiksi kansallisten kirjaamisohjeiden ja valmiiden tietopohjien kehittäminen, saneluratkaisujen käyttöönotto sekä muutokset kirjaamisen työnjaossa. Ehkä jatkotoimia pitäisikin pohtia erityisesti näillä osa-alueilla.

Paljon voidaan siis tehdä kansallisesti, työnjakoa koskevalla lainsäädännöllä ja ohjeistuksilla.
Lisäksi on huomattava, että nopeasti kehittyvä tekoäly vaikuttaa lupaavalta keinolta vähentää kirjaamiseen käytettävää aikaa. Tähän liittyviä kokeiluja on jo meneillään usealla hyvinvointialueella.

Sosiaali- ja terveysministeriö on myös sitoutunut rahoittamaan tekoälyn hyödyntämiseen liittyviä kokeiluhankkeita osana SOTE-tekoälyn ekosysteemiä. Lisäksi ministeriössä on alettu pohtia lainsäädännön muutostarpeita, joita liittyy kirjaamisen automaatioon.

Yhteenvetona voitaneen todeta, että sote-ammattilaisten kirjaamiseen liittyvät ongelmat on nyt määritelty. Seuraavaksi pitää kartoittaa käytännönläheiset toimet, joilla ongelmiin päästään käsiksi ja joilla voimme tehostaa kirjaamista. 

Markku Heinäsenaho
neuvotteleva virkamies 
sosiaali- ja terveysministeriö