FI SV

Periaatepäätös:
Valtio arkistoi vain digitaalisesti, vanhat asiakirjat digitoidaan

Opetus- ja kulttuuriministeriö 21.6.2017 13.52
Tiedote

Valtioneuvosto antoi keskiviikkona periaatepäätöksen virastojen asiakirja-aineistojen digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä. Julkisten palvelujen digitalisointi on yksi pääministeri Sipilän hallituksen kärkihankkeista.

Periaatepäätöksen mukaan Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa. Viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirja-aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessä.
 
– Digitalisaatio vähentää kustannuksia ja tuo aineistot helpommin saataville tutkijoille ja muille käyttäjille. Digiaineistosta on helppo tehdä hakuja, ja esimerkiksi keinoälyn avulla materiaaleista voidaan löytää uusia yhteyksiä ja kokonaisuuksia, kun hajallaan olevaa tietoa on helpompi koota yhteen. Kun kaikki asiakirjat joka tapauksessa luodaan sähköisesti, jatkossa turhalta tulostamiselta ja paperipinojen säilömiseltä vältytään. Näin säästetään aikaa, vaivaa ja rahaa sekä tietenkin ympäristöä, sanoo opetusministeri Sanni Grahn-Laasonen.
 
Esimerkiksi valtion eri virastojen arkistoilla on pysyvästi säilytettäviä aineistoja noin 94 hyllykilometriä. Periaatepäätöksen mukainen näiden arkistojen digitointi käynnistyy viimeistään vuoden 2018 puolivälissä. Kansallisarkiston arvion mukaan valtion virastojen arkistoinnin kustannukset ovat vuodessa yhteensä 30,1 miljoonaa euroa. Arkistojen digitalisointi vähentää merkittävästi toiminnan kuluja, koska sähköinen säilyttäminen on huomattavasti edullisempaa kuin paperiarkistojen säilyttäminen.
 
Arkistojen digitoinnin ansiosta on vuosina 2017—2029 Kansallisarkiston arvion mukaan saavutettavissa pysyvistä arkistotilakustannuksista 54,2 miljoonan euron säästö ja vuosina 2017—2030 arkistohenkilöstön henkilökustannusten kumulatiivisena säästönä 45—87 miljoonaa euroa. Tehostuminen riippuu siitä, miten suuri osa nykyisistä henkilövoimavaroista on tarpeen sijoittaa uusiin sähköisiin palveluprosesseihin. Päätöksellä parannetaan julkisen sektorin tuottavuutta ja toteutetaan koko julkista sektoria koskevaa miljardin euron säästötavoitetta (ns. JTS-miljardi).
 
Asiakirjojen säilytys vain digitaalisessa muodossa tarkoittaa, että Kansallisarkiston lisärakentamiselta vältytään tulevaisuudessa. Kulttuurihistorialliset arvot ja oikeudellinen todistusvoima otetaan huomioon ratkaistaessa, mitä aineistoja säilytetään jatkossa myös fyysisesti.
 
Digitoinnin kustannukset vuosina 2017—2029 ovat Kansallisarkiston arvion mukaan 78 miljoonaa euroa. Digitointiprojektin aikaiseksi yhteenlasketuksi nettosäästöksi noin kymmenen vuoden aikana Kansallisarkisto arvioi 63,6 miljoonaa euroa.

Asiakirja-aineistojen sähköisellä arkistoinnilla ja digitoinnilla tavoitellaan saatavuuden ja käytettävyyden parantumista sekä viranomaisten toiminnan tehostumista. Digitalisointi mahdollistaa myös aineistojen nykyistä huomattavasti laajemman hyödyntämisen. Periaatepäätös sisältää toimenpiteet Suomen julkishallinnon digitalisoinnin edistämiseksi ja asiakirjallisen aineiston saatavuuden ja käytettävyyden turvaamiseksi.
 
Lisätietoja:
- opetusneuvos Juha Haataja (OKM), puh. 02953 30089
- ministerin erityisavustaja Heikki Kuutti Uusitalo, puh. 050 302 8246
 
 
 
 
 

Kulttuuri Sanni Grahn-Laasonen Tiede