Tietohallintoneuvos Katja Väänänen:
Sähköinen viranomaisviestintä mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumatonta asiointia ja tuo säästöjä

Valtiovarainministeriön Digi ensin -ohjelman tarkoituksena on, että jatkossa kansalaiset saavat viranomaispostin pääasiassa sähköisesti paperipostin sijaan. Muutos edistää ajasta ja paikasta riippumatonta asiointia, tuo säästöjä ja tehostaa julkisen hallinnon toimintaa, kirjoittaa tietohallintoneuvos Katja Väänänen kolumnissaan.

Pääministeri Petteri Orpon hallitusohjelmassa todetaan, että Suomi siirtyy asteittain digitaalisten palveluiden ensisijaisuuteen viranomaisasiointikanavana. Tätä tavoitetta tukemaan valtiovarainministeriö asetti maaliskuussa Ensisijaisesti digitaalisen viranomaisviestinnän edistämisohjelman. Siirtymä on osa valtionhallinnon tuottavuusohjelmaa, jolla tuetaan hallituksen julkisen talouden kestävyystavoitetta ja tehostetaan julkisen sektorin toimintaa. 

Mitä muutos tarkoittaa

Digitaalinen viranomaisviestintä koskee lähtökohtaisesti niitä kansalaisia, jotka jo valmiiksi asioivat muutoinkin sähköisesti. Siirtyminen digitaalisiin viesteihin mahdollistaa kansalaisille viranomaispostin, esimerkiksi päätösten vastaanottamisen missä ja milloin vain älypuhelimella tai verkkopalvelun kautta. 

Ne kansalaiset, jotka eivät pysty asioimaan digitaalisesti, saavat tulevaisuudessakin viranomaisten viestit paperipostina, elleivät itse toisin päätä. Sähköisten viestien vastaanottamisen voi ilmoittamalla lopettaa, jolloin siirtyy paperipostin piiriin.

On tärkeää huomata, että tuleva muutos koskee vain viranomaispostia, ei muuta viranomaisasiointia. Viranomaisen kanssa voi edelleen asioida puhelimessa tai paikan päällä. Vaikka digitaaliset palvelut ovat tutkimustietojen mukaan suosituin viranomaisasiointikanava, puhelinasiointi ja käyntiasiointi säilyvät asiointikanavina digitaalisten palveluiden rinnalla. 

Sähköisesti viranomaisten kanssa asioi vuonna 2022 noin 4,2 miljoonaa kansalaista. Suomi.fi-viestit palvelun on puolestaan ottanut tähän mennessä käyttöön 1,3 miljoonaa kansalaista.

Viranomaisposti tulee Suomi.fi:n kautta – selvityksessä yksityisten digipostipalveluiden käyttö

Tällä hetkellä viranomaispostin voi vastaanottaa sähköisesti pääasiassa Suomi.fi-viesteihin, joka on erityisesti viranomaisviestintään kehitetty palvelu. Sen kautta useat viranomaiset lähettävät kansalaisille jo nyt viranomaispostia ja sen käyttö on viranomaisille ja kansalaisille maksutonta. Palvelussa on huomioitu niin tietosuoja kuin tietoturvakin. Sitä ylläpitää Digi- ja väestötietovirasto.
 
Hallitusohjelmakirjauksen mukaisesti ohjelmassa selvitetään tapoja mahdollistaa viranomaispostin lähettäminen myös yksityisiin digipostipalveluihin. Selvityksessä tarkastellaan eri ratkaisuvaihtoehtojen taloudellisia vaikutuksia sekä kootaan yhteen ymmärrystä muista verrokkimaista, jotka ovat vieneet eteenpäin markkinaehtoiseen toimintaan pohjautuvia ratkaisuja. Selvitystyö valmistuu alkusyksystä 2024.  

Tukea kaikille

Tarkoituksena on, että lainsäädäntö sähköisen tiedonannon ensisijaisuudesta tulee voimaan vuonna 2026. Kuitenkin Suomi.fi-viestit osalta käyttövelvoite viranomaisilla on ollut jo vuodesta 2016 lähtien. 

Ohjelma tukee niin viranomaisia kuin kansalaisiakin siirtymässä. Ohjelman aikana tullaan viestimään ja antamaan neuvontaa laajasti niin kansalaisille kuin viranomaisille palvelun hyödyntämisestä jo ennen muutoksen voimaan tuloa. Lisäksi kansalaisille tullaan tarjoamaan digitukea digitaaliseen viranomaisviestintään siirtymisessä. Myös Suomi.fi-valtuudet tarjoaa tukea mahdollistamalla asioinnin toisen puolesta. 

Katja Väänänen 
Yksikön päällikkö, tietohallintoneuvos