Suunnitelmallinen viestintä mahdollistaa reagoinnin
Ministeriön viestintään kuuluvat muuttuvat tilanteet ja reagoinnit ajankohtaisiin tapahtumiin ja aiheisiin. Silti suurin oppi harjoittelussani viestintäyksikössä on ollut suunnitelmallisen viestinnän tärkeyden ymmärtäminen.
Ministeriön viestinnässä on tärkeää olla johdonmukainen, ja käytännön työn tulee perustua harkittuihin päätöksiin siitä, mistä asioista viestimme, missä kanavissa ja millaisella tyylillä. Vaikka työssä tulee vastaan äkillisiä viestintätarpeita, sekä viestintäyksikkö että muut asiantuntijat ovat parhaimmillaan valmistautuneet niihin. Silloin on selvää, miten toimitaan – ja miten viestitään. Kun tämä pohja on kunnossa, työn luonteeseen kuuluvat muutokset eivät aiheuta jatkuvasti lisätyötä: viestintää ei tarvitse rakentaa alusta alkaen joka kerta.
Vaikka työnkuvaani ministeriössä on kuulunut viestinnän toteuttaminen käytännössä, strategiset viestintäratkaisut ovat näkyneet työssäni päivittäin. Esimerkiksi tiedotteiden tai intranetissä julkaistavien juttujen taustalta löytyvät suunnitelmat viestintäkonsepteista, yleiset viestinnän linjaukset ja lopulta ministeriön arvot, konsernistrategia ja ministeriötä koskeva työjärjestys. Valmiiksi mietittyjen raamien avulla viestinnän virkahenkilöt työskentelevät tiedostaen, miksi mikäkin viestintäratkaisu tehdään.
Sen lisäksi, että suunnitelmat ovat ohjanneet päivittäistä työtäni, olen päässyt mukaan viestintäsuunnitelmien päivittämiseen ja uusien konseptien rakentamiseen. Jotkut suunnitelmista ovat liittyneet yksittäisiin juttusarjoihin ja toiset kokonaisvaltaisemmin koko ministeriön viestinnän linjoihin. Suunnitelmia päivitetään ja kehitetään säännöllisesti, ja tämä on tärkeää erityisesti siksi, että viestintätyötä tehdään muuttuvissa toimintaympäristöissä, kuten sosiaalisessa mediassa. Alustat eivät kuitenkaan saa sanella viestinnän ehtoja, vaan niiden täytyy palvella ministeriön tarpeita.
Kun huomataan, että jotakin viestinnän toimintatapaa on syytä muuttaa, on pystyttävä pysähtymään asian äärelle ja arvioitava tilannetta uudelleen matalalla kynnyksellä. Ministeriössä tämä tarkoittaa pohdintaa siitä, mikä palvelee ministeriön tehtäviä ja tavoitteita. Tätä tarkastelua on vaikea tehdä ilman selkeää ajatusta siitä, mikä on viestinnän tarkoitus.
Suunnitelmallisuus ei ole vastakohta reagointikyvylle – päinvastoin. Kun viestinnän suunta ja tavoitteet ovat selvillä, muutoksiin pystytään vastaamaan nopeammin ja johdonmukaisemmin.
Mira Yli-Saari
harjoittelija, konserniosasto