Sisäasiainhallinnon sähköisen asiankäsittelyn ohjausryhmä (ASDO-ASPO jatkokehittämishanke)

Tavoitteet ja tuotokset

Hankkeissa tähän mennessä tehtyjen investointien ja puitesopimuksen tehokkaan hyödyntämisen varmistamiseksi asetetaan uusi ohjausryhmä. Ryhmän keskeisenä tavoitteena on yhdenmukaistaa ja edelleen kehittää hallinnonalan virastojen asiankäsittelyjärjestelmiä, teknistä toimintaympäristöä sekä toimintatapoja kustannustehokkaasti. Lisäksi tavoitteena on tehostaa asiakirjahallinnon prosesseja niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa. Tarkoituksena on siirtyä tulevaisuudessa kaikilta osin sähköisiin toimintatapoihin hallinnollisessa asiankäsitte-lyssä.

Lähtökohdat

Sisäasiainministeriö ja hallinnonalan virastot ovat vuosina 2008-2010 ottaneet vaiheittain käyttöön ministeriön hankkimaan yhteiseen ratkaisuun perustuvan sähköisen asiankäsittelyn ja dokumenttienhallinnan järjestelmiä (ASDO- ja ASPO-järjestelmät). Hallinnonalan virastoilla on järjestelmästä kullakin erillinen installaatio.

Yhteinen järjestelmä perustuu Documentum-valmisohjelmistoon, joka on valittu asiankäsit-telyn ja sähköisten asiakirjojen hallinnan strategiseksi tuotteeksi sisäasiainministeriön hal-linnonalalla. Järjestelmään on jo toteutettu hallinnonalan tarpeet täyttävät sähköisen asian-hallinnan toiminnallisuudet, vahva sähköinen allekirjoitus ja arkistolaitoksen määräysten mukaiset sähköisen arkistoinnin, diaarin ja arkistonmuodostussuunnitelman ominaisuudet.

Sisäasiainministeriön tavoitteena on jatkaa pitkäjänteisesti yhteisen ratkaisun kehittämistä. Järjestelmän jatkokehityksen turvaamiseksi ministeriö on tehnyt toimittajan (Fujitsu Services Oy) kanssa puitesopimuksen (SM-2005-0008/Yr-621) käyttöönotto-, ylläpito- ja lisäpalveluista sopimuskaudeksi 1.1.2011 - 31.12.2014. Järjestelmien käyttöpalvelun virastoille tuottaa hallinnonalan tietohallintokeskus HALTIK.