Edustustojen raportoinnin kehittäminen

Tavoitteet ja tuotokset

Hankkeen tavoitteena on selvittää edustustojen raportoinnin kehittämistarpeita sekä hallinnonalan sisäisiä toimintatapoja ja vastuunjakoa tiedon tuottamisessa, jalostamisessa ja jakelussa sekä selkeyttää edustustojen raportoinnin ohjeistusta. Tämä toteutetaan käyttämällä hyväksi myös raporttien vastaanottajien kokemukset raportoinnin hyödyllisyydestä ja toivomukset raportoinnin kehittämiseksi.

Ulkoministeriö toimittaa raportoitua tietoa palveluna myös koko suomalaiselle yhteiskunnalle ja yksityisille kansalaisille. Hankkeen tulee arvioida myös nämä tarpeet. Raportointiin verrattavaa tietoa tuottavat myös muut organisaatiot ja yhteistyömahdollisuudet näiden kanssa on syytä arvioida. Tiedon käsittelyn automatisointi on luonut uusia tilanteita ja mahdollisuuksia, jotka on hyödyllistä ottaa menetelmien osalta huomioon hankkeessa.

Työryhmä laatii konkreettiset toimenpide-esitykset, jotka esitellään kuluvan vuoden edustustopäällikkökokouksessa.

Lähtökohdat

Raportointi, eli tiedon hankinta, jalostaminen ja jakelu, on yksi ulkoasiainhallinnon ja erityisesti sen alaisen edustustoverkon keskeisimpiä tehtäviä. Valtionjohdolle ja muille sidosryhmille kohdistettavan raportoinnin on oltava oikein kohdennettua ja oikea-aikaista sekä sisällöltään sellaista, että se vastaa parhaimmalla mahdollisella tavalla sidosryhmien odotuksia ja tukee niiden toimintaa.

Ulkoisten olosuhteiden muuttuminen median ja muun julkisen tiedonvälityksen lisääntymisen takia sekä toimintatapojen muuttuminen muun muassa Euroopan unionin kautta edellyttää myös, että raportoinnin tilaa on syytä arvioida. Eri yhteyksissä on myös tullut ilmi uusia ja moninaisia ulkoasiainministeriöön ja sen palveluun kohdistuvia odotuksia.

Raportoinnin tehostamista on tarkoituksenmukaista selvittää samanaikaisesti ministeriön organisaation ja edustustoverkon kehittämisen kanssa.