Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus

VM066:00/2015 Kehittäminen

Tehtävänä on suunnitella sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus määräaikaisesti ja pysyvästi säilytettäviä aineistoja varten. Suunnittelussa hyödynnetään arkistolaitoksen VAPA- ja opetus- ja kulttuuriministeriön PAS- palvelujen kehittämisessä saatuja kokemuksia sekä olemassa olevia kotimaisia ja kansainvälisiä malleja.

Työryhmän selvitysten ja suunnittelutyön kohteena ovat:
- palvelukokonaisuus, sen sisältö, osat ja niiden väliset yhteydet
- hallinta- ja toimintamalli ja sen edellyttämät vastuut ja roolit
- omistajuuskysymykset tiedon elinkaaren eri vaiheissa
- mahdolliset lainsäädännön kehittämistarpeet
- kustannus-hyötyanalyysi
- ehdotus toimeenpanosuunnitelmaksi palvelukokonaisuuden toteuttamiseksi

Työryhmän tehtävien sisältö ja selvitettävät asiat määritellään tarkemmin liitteenä olevassa taustamuistiossa.

Hankkeen perustiedot Päättynyt

Hankenumero VM066:00/2015

Asianumerot VM/1300/00.01.00.01/2015

Asettaja valtiovarainministeriö

Toimikausi/aikataulu 17.8.2015 – 31.5.2016

Asettamispäivä 19.8.2015

Hankkeen vaiheet

Tavoitteet ja tuotokset

Tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas ja helppokäyttöinen yhteinen ratkaisu viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen ottaen huomioon sekä valtionhallinnon että kuntien tarpeet. Pitkän tähtäimen tavoitteena on mahdollistaa viran-omaisaineistojen sähköisen säilyttämisen ja yhteisen asianhallinnan kehittäminen yhteisenä palvelukokonaisuutena. Suunniteltavan palvelukokonaisuuden toteutuksessa tulee ottaa huomioon hallitusohjelman tavoitteet, julkisen hallinnon ajankohtaiset asianhallinnan kehittämisen hankkeet, yhteentoimivuuden edistäminen julkisessa hallinnossa ja tutkimuksessa sekä palvelujen koko elinkaaren digitalisoituminen, tietojen saatavuus, käyttäjien tarpeet sekä kustannustehokkuus.

Lähtökohdat

Valtiontalouden tarkastusvirasto laati vuonna 2014 tarkastuskertomuksen sähköisen arkistoinnin edistämisestä. Tarkastuksessa havaittiin, että hallinnossa syntyvän asiakirjallisen tietoaineiston sähköinen arkistointi ei ole useista kehittämistoimista huolimatta päässyt kunnolla vauhtiin. Kun otetaan huomioon, että valtaosa valtionhallinnon asiakirjoista on ollut digitaalisessa muodossa neljännesvuosisadan, on tilanne huolestuttava.

Viranomaisaineistojen tiedon hallinnan ja arkistoinnin lainsäädäntöä ollaan uudistamassa. Arkistolain uudistamista pohtinut työryhmä luovutti esityksensä arkistolaitosta koskevan lainsäädännön uudistamiseksi opetus- ja kulttuuriministeriölle vuoden 2015 alussa. Työryhmä katsoi, että lainsäädäntöä olisi uudistettava arkistolain päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietoaineisto-jen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari. Asiaa koskeva arkistolain jatkotyöryhmän muistio julkistettiin 18.6.2015.

Arkistolakiuudistusta valmisteleva työryhmä perehtyi tietoteknisen toimintaympäristön kehittämistarpeisiin. Sen seurauksena koottiin vuonna 2014 ns. SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen arkistointi- ja säily-tyspalvelut)-asiantuntijatiimi, joka ehdotti, että valtiovarainministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön toimesta käynnistetään viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen suunnittelutyö. Työn tuloksena tulisi rakentua uusi sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelujen kokonaisuus, joka kytkeytyisi mm. asianhallintaratkaisuihin.

Säädösvalmistelu ja kehittäminen valtioneuvostossa

Ministeriöt toteuttavat hallitusohjelmaa, valmistelevat lakeja ja muita säädöksiä sekä vievät eteenpäin uudistuksia erilaisissa hankkeissa, työryhmissä ja toimielimissä.

Kaikkien ministeriöiden hankkeet löydät valtioneuvoston verkkosivuilta valtioneuvosto.fi/hankkeet

Valtioneuvoston hankeikkuna

Tiedot tuottaa ministeriöiden Hankeikkuna - valtioneuvoston sisäinen hankehallinnan palvelu. Toivomme palautetta osoitteeseen info.hankeikkuna(at)gov.fi.

Hankeikkunan avoin rajapinta
api.hankeikkuna.fi