Valtiovarainministeriön asianhallinnan kehittäminen, VM Mahti

Tavoitteet ja tuotokset

Hankkeen tuloksena on
- VM:n toimintatapoja tukevat asianhallinnan työnkulut /menettelyt.
- Ministeriön toimisto-ohjelmiin integroitu asianhallintajärjestelmä, jonka käyttöön henkilöstö on koulutettu.
- Työryhmätyön tukijärjestelmä, joka sisältää työvälineet ja yhteisen työtilan työryhmille osastorajoista riippumatta, sekä käyttömahdollisuuden tarvittaessa myös ministeriön ulkopuolisille työryhmien jäsenille.

Asianhallinnan kehittämisen tavoitteena on
- Tehostaa henkilöstön ajankäyttöä parantamalla asiakirjoihin ja asiankäsittelyyn liittyviä rutiineja, esim. jakeluun, kirjaamiseen, hyväksymiseen, tallentamiseen tai arkistointiin liittyviä menettelyjä.
- Helpottaa asioiden ja asiakokonaisuuksien seurantaa ja hallintaa. Järjestelmän avulla esimiehet voivat esim. antaa toimeksiantoja sekä seurata niiden etenemistä. Järjestelmästä saadaan monipuolisia raportteja toiminnan tueksi.
- Parantaa tiedonkulkua ja lisätä ministeriön toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä ylläpitämällä tietoja yhdessä järjestelmässä, josta tiedot siirtyvät automaattisesti ja ajantasaisina muihin järjestelmiin ja julkaisupaikkoihin.
- Helpottaa valtioneuvoston sisäistä asian käsittelyä ja ennakoida tulevia tarpeita ottamalla käyttöön standardienmukaisesti integroitava järjestelmä. Esim. sähköinen asiointi, avoimuuden ja kansalaisvaikuttamisen periaatteet, viranomaisten välinen yhteistyö sekä sähköinen arkistointi edellyttävät monella taholla yhteensopivia järjestelmiä, ja korkeaa tietoturvaa.
- Täyttää julkisuuslain, henkilötietolain, hallintolain sekä arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksen velvoitteet ottamalla käyttöön vaatimustenmukainen asianhallintajärjestelmä, jossa asiat ja niiden käsittelymenettelyt on rekisteröity luotettavasti, todennettavalla tavalla ja hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Lähtökohdat

Ministeriön nykyinen tilanne
Ministeriössä on käynnissä toimintatapojen uudistaminen kohti osastorajat ylittävää asioiden valmistelua. Tämä vaatii uutta keskustelevaa ja tiimityötä tukevaa organisaatiokulttuuria ja ministeriön työprosessien kehittämistä.

Valtiovarainministeriön strategian (2004-2007) ja hallinnonalan tuottavuusohjelman sisältämän henkilöstösuunnitelman mukainen henkilöresurssien kohdentaminen muuttaa erityisesti tukihenkilöstön työtä, mutta uudet toimintatavat vaikuttavat myös johdon ja asiantuntijoiden työhön.

Uudenlaista toimintatapaa voidaan tukea työnkulkuja ohjaavalla asianhallintajärjestelmällä, josta on liittymät operatiivisiin ja työryhmätyöskentelyä tukeviin järjestelmiin.

Ministeriön nykyiset asianhallintajärjestelmät ovat elinkaarensa lopussa. Asiat ja niihin kuuluvat asiakirjat ovat hajallaan verkkolevyillä, sähköpostilaatikoissa, sähköpostin ilmoi-tustauluilla, Valdossa ja muissa tietojärjestelmissä. Lisäksi nykyisistä järjestelmistä puuttuu integroinnissa vaadittavia ominaisuuksia ja rajapintoja. Tietoja joudutaan viemään käsin järjestelmästä toiseen, eivätkä tiedot aina ole yhtenäisiä, riittäviä tai ajan tasalla.

Hallinnon rekistereille ja asiakirjajärjestelmille asetetut vaatimukset ovat tiukentuneet:
viranomaisen asiakirjahallintoa koskevien asetusten ja normien (mm. Kansallisarkiston SÄHKE-määräys) mukaan asiat ja niiden käsittelymenettelyt on rekisteröitävä luotettavasti, todennettavalla tavalla ja hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Valtion IT-strategia
Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon IT –toiminnan kehittämisestä (15.6.2006) kannustaa organisaatioiden väliseen yhteistyöhön. Periaatepäätöksen mukaan valtionhallinnon IT-toiminnan yksi strateginen tavoite on tukea yhtenäisiä ja yhteisiä tietotekniikkapalveluja ja –järjestelmiä.

MAHTI-yhteistyö
Valtiovarainministeriö osallistui Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys –hankkeeseen (MAHTI, Hare-tunnus LVM062:00/2005), jonka tulosten mukaan edellytykset osallistuneiden ministeriöiden yhtenäiselle asianhallintajärjestelmälle ovat olemassa.

Asianhallintajärjestelmän hankintaa varten asetettiin KTM:n, LVM:n, VM:n, VNK:n ja OKV:n yhteinen MAHTI-hanke (VM094:00/2006). Yhteishankkeessa tavoitteena on kilpailuttaa ja hankkia määrittelyjen mukainen asianhallintajärjestelmä osallistuville organi-saatioille. Yhteishanke teki 30.8.2007 kilpailutuksen jälkeen päätöksen yhtenäisen asian-hallintajärjestelmän alustan ja asiakaskohtaisten sovitusten hankinnasta. Yhteishankkeen lisäksi kukin organisaatio käynnistää organisaatiokohtaisia määrittely-, toteutus- ja käyttöönottotehtäviä varten oman asianhallintahankkeensa, joka on yhteishankkeen osahanke.

MAHTI-yhteishanke ottaa huomioon ValtIT:n dokumentinhallinta- ja kokonaisarkkitehtuuri- kehittämishankkeiden linjaukset.