Valtioneuvoston kanslian asianhallintajärjestelmän toteutuksen suunnittelu- ja käyttöönottohanke

Tavoitteet ja tuotokset

Hankkeen tavoitteena on hankkia valtioneuvoston kanslian käyttöön helppokäyttöinen asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä, jonka avulla
-asiakirjojen laatiminen ja kuvailu on yksinkertaista ja vaivatonta
-suuri osa metatiedoista tuotetaan suoraan arkistonmuodostussuunnitelmasta
-asiakirjojen jakelu ja julkaiseminen on helppoa eri kanaville
-kirjatut asiakirjat ja ”harmaa” aineisto löytyvät yhdellä haulla
-ajantasaiset sähköiset asiakirjat, tiedot niiden käsittelyvaiheista sekä päätökset löytyvät samasta paikasta
-sähköisessä muodossa olevat asiakirjat hävitetään asianmukaisesti
-sähköposti ja toimistojärjestelmät integroitu asianhallinta- ja dokumentinhallintajärjestelmään
-asianhallinta on integroitu valtioneuvostotason järjestelmiin (PTJ, Eutori, Hare)

Lähtökohdat

Asianhallinnan nykyinen tilanne ministeriössä

Valtioneuvoston kanslian keväällä 2005 tekemän asianhallinnan esiselvityksen mukaan valtioneuvoston kanslian sähköiset asiakirjat ja niihin liittyvä tieto ovat hajallaan erilaisissa tallennuspaikoissa, esim. yksittäisen virkamiehen sähköpostissa, työasemassa tai henkilökohtaisessa verkkohakemistossa, joista niitä ei voi yhteisesti hyödyntää. Asiakirjoilla ei ole yhteistä tietovarastoa, hakupalvelua tai versionhallintaa eikä asiankäsittelyjärjestelmää, jolla asioiden käsittelyyn liittyviä prosesseja voitaisiin yhtenäistää ja automatisoida. Nykyisistä järjestelmistä puuttuu integroinnissa vaadittavia ominaisuuksia ja rajapintoja, jonka takia tietoja joudutaan viemään käsin järjestelmästä toiseen, eivätkä tiedot aina ole yhtenäisiä, riittäviä tai ajan tasalla.

Esiselvityksen lähtökohtana oli valtioneuvoston kanslian tietohallintostrategia 2004-2008, joka linjasi kehittämistavoitteiksi kanslian asiankäsittelyyn ja sähköisiin palveluihin integroidun dokumentinhallintajärjestelmän kehittämisen ja käyttöön ottamisen. Sen suunnittelussa ja toteutuksessa hyödynnetään mahdollisimman pitkälle valtioneuvoston yhteisiin järjestelmiin rakennettua toiminnallisuutta ja teknisiä ratkaisuja. Samoin strategiassa todetaan palveluiden hankintamenettelyjä käsiteltäessä, että kilpailutuksissa ja niiden valmisteluissa pyritään aina hyödyntämään yhteistyötä muiden ministeriöiden tai viranomaisorganisaatioiden kanssa.

Vuonna 2006 toteutetussa kanslian kehittämishankkeessa tunnistettiin tärkeinä osaamisen edellytyksinä valtion virastojen ja laitosten, lainsäädännön, normien, ohjeiden ja standardien, oman arkistonmuodostuksen tuntemus, tietopalvelualan ammattiosaaminen, käytössä olevien järjestelmien osaaminen ja tietotekniikan mahdollisuuksien tunteminen. Kehittämishankkeessa määriteltiin prosessit ylätasolla ja avattiin niihin liittyviä tehtäviä. Prosessikuvaukset voivat toimia pohjana tarkemmalle prosessien kuvaamiselle asiakirjahallinnon näkökulmasta.

Hallinnon rekistereille ja asiakirjajärjestelmille asetetut vaatimukset ovat tiukentuneet: viranomaisen asiakirjahallintoa koskevien asetusten ja normien (mm. Kansallisarkiston SÄHKE-määräys) mukaan asiat ja niiden käsittelymenettelyt on rekisteröitävä luotettavasti, todennettavalla tavalla ja hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Valtion IT-strategia

Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon IT–toiminnan kehittämisestä (15.6.2006) kannustaa organisaatioiden väliseen yhteistyöhön. Peri-aatepäätöksen mukaan valtionhallinnon IT-toiminnan yksi strateginen tavoite on tukea yhtenäisiä ja yhteisiä tietotekniikkapalveluja ja tietojärjes-telmiä.

Periaatepäätös sisältää Yhteiset tietojärjestelmät –kehitysohjelman, jonka yhtenä kärkihankkeena on dokumentinhallinta ja arkistointi. Menossa on lisäksi valtion kokonais- ja integraatioarkkitehtuurin luominen. MAHTI-yhteishankkeessa on otettu huomioon näiden ValtIT-kehittämishankkeiden mahdolliset linjaukset.

Valtioneuvoston järjestelmä- ja integraatioarkkitehtuurilinjauksessa
(VM145:00/2003) painotetaan erityisesti sisällönhallintapalvelujen kehittämistä, järjestelmien semanttista yhteen toimivuutta sekä valtioneuvoston laajuista yhteistyötä yhteisten metatietomääritysten sekä asiakirja- ja viestirakenteiden määrittelyissä.

MAHTI-yhteistyö

Vuosina 2005-2006 liikenne- ja viestintäministeriön, kauppa- ja teolli-suusministeriön, valtiovarainministeriön, valtioneuvoston kanslian ja oikeuskanslerinviraston muodostama työryhmä laati raportin asianhallinnan kehittämisestä. Työryhmän mukaan yhteistyöedellytykset asianhallintajärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon olivat olemassa ja esiselvityshankkeen jälkeen syyskuussa 2006 asetettiin yhteisen asianhallintajärjestelmän toteutusprojekti.

Hanke kuvasi ja määritteli kaikille osallistujaorganisaatioille yhteisiä asianhallinnan prosesseja sekä määritteli, miten näitä prosesseja ja niihin liittyviä toimintatapoja kehitetään. Lisäksi selvitettiin, miten käyttöön otettava asianhallintajärjestelmä vaikuttaa hankkeessa mukana olevien organisaatioiden käytössä oleviin keskeisiin järjestelmiin.

MAHTI-yhteishankkeessa määritelty asianhallintaratkaisu on valtioneuvoston IT-arkkitehtuurin linjausten mukainen ja se vastaa kustannustehokkaasti organisaatioiden toiminnan kehittämishaasteisiin (esim. sähköinen asiointi). Määrittelyjen mukaisen asianhallintajärjestelmän kilpailutus järjestettiin keväällä 2007 ja hankintapäätös tehtiin syyskuussa 2007.

Yhteinen MAHTI-hanke hankkii kilpailutuksen tuloksena valitun järjestelmän ja tekee yhteisen asianhallintajärjestelmän hankintaa ja toteutusta koskevat sopimukset. Yhteisen hankkeen vastuulla ovat keskitetyn järjestelmäalustan käyttöönotto, asianhallintajärjestelmän yhteisen osuuden toteutus ja käyttöönotto ja asianhallintajärjestelmän käyttöönottoon ja tuotantokäytön aikaiseen ylläpitoon liittyvästä yhteistyöstä ja siinä noudatettavista periaatteista sopiminen.

Yhteishankinnalla säästetään merkittävästi kustannuksia mm. teknisen alustan investoinnissa ja ylläpidossa, konsultointimaksuissa, lisensseissä, koulutuskustannuksissa, toteutusvaiheen suunnittelussa (esim. konversioprosessit) ja integraatiorajapintojen toteutuksessa. Lisäksi yhteishankinnalla saadaan asiakasministeriöiden käyttöön enemmän asiantuntemusta ja resursseja kuin yksin tehtävään hankintaan. Yhteinen valmistelu lisää tekijöiden osaamista ja työskentelystä jää käyttöön valmiita menettelytapoja ja –malleja. Yhteishankinta on myös valtion IT-toiminnan kehittämislinjausten mukaista yhtenäistämistoimintaa.