Selvitys: hyvinvointialueille kohdistuvien erillistiedonkeruiden kuormitusta voidaan vähentää

Sosiaali- ja terveysministeriö on kartoittanut 11 eri viranomaisten hyvinvointialueille kohdistamia erillistiedonkeruita. Näitä oli lähes 60. Osa tiedonkeruista on kertaluonteisia, osa toistuu määräajoin.

Selvityksen tulokset vahvistavat käsitystä siitä, että erillistiedonkeruiden kokonaisuus kuormittaa hyvinvointialueita ja vie myös resursseja. Silti vain 12 prosenttia viranomaisista kokee, että hyvinvointialueet voivat hyödyntää toteutettujen erillistiedonkeruiden tuloksia hyvin. 

Selvityksen taustalla on hyvinvointialueiden toive selkiyttää ja yksinkertaistaa alueille kohdistuvien tiedonkeruiden kokonaisuutta ja vähentää niistä aiheutuvaa työmäärää.

Selvityksessä keskityttiin hyvinvointialueille kohdistuviin erillistiedonkeruisiin, joilla kerätään toistuvasti tai kertaluontoisesti tietoa kansallisesta tilanteesta. Tällaisia liittyy muun muassa ohjaukseen, valvontaan, seurantaan tai talouden tilannekuvaan. 

Tulokset osoittavat, että viranomaisten välinen yhteistyö on vielä vähäistä eikä tietotarpeita koordinoida riittävästi. Tästä syystä usein jää selvittämättä onko tarvittavaa tietoa jo kerätty. Osalle viranomaisista on myös epäselvää, mihin toteutettujen erillistiedonkeruiden tuloksia käytetään.

Tietoa keräävät viranomaiset eivät juurikaan tunnista päällekkäisyyksiä toteuttamissaan erillistiedonkeruissa. Tähän on syynä se, että viranomaiset eivät tiedä riittävästi muiden viranomaisten tekemistä tiedonkeruista. Hyvinvointialueiden näkökulmasta haasteena on se, että eri viranomaiset keräävät samoista aihepiireistä tietoa useilla pyynnöillä.

Tavoitteena kehittää kansallista tietopohjaa erillistiedonkeruiden poistamiseksi

Selvitys sisältää myös suosituksia toimenpiteiksi lyhyelle, keskipitkälle ja pitkälle aikavälille.

Jo lyhyellä aikavälillä erillistiedonkeruun prosessia voitaisiin yksinkertaistaa ja hallita nykyistä paremmin. Tällöin erillistiedonkeruiden kokonaisuus saataisiin hyvinvointialueille mahdollisimman ennakoitavaksi. 

Tähän päästäisiin muun muassa sillä, että tietojen käyttötarkoitus olisi alusta pitäen tiedossa ja tulokset jaettaisiin ennalta nimettyjen osapuolien käyttöön. Lisäksi vastuuviranomaisista koostuvat asiantuntijaryhmät voisivat arvioida ja tehdä näkyväksi erillistiedonkeruiden sisällöt, aikataulut ja päällekkäisyydet teemoittain. 

Keskipitkällä aikavälillä viranomaisilla voisi olla yhteinen strategia tiedon hyödyntämiseksi. Tiedon hyötykäytön lisäämiseksi voitaisiin ottaa käyttöön keskitetty alusta, johon kansallisten tiedonkeruiden tulokset tallennettaisiin. 

Pitkällä aikavälillä tavoitteena on kehittää kansallista rekisteri- ja tilastotiedonkeruuta järjestelmällisesti siten, että erillistiedonkeruista voitaisiin pitkälti luopua. Kansallisen tietopohjan kehittämisen seurauksena voitaisiin arvioida tarvetta asettaa keskitetty tiedonkeruuviranomainen, joka koordinoisi ja hallitsisi hyvinvointialueiden tiedonkeruiden kokonaisuutta. 

Selvityksessä tarkasteltiin Tilastokeskuksen, aluehallintovirastojen, Kelan, Valtiokonttorin, Fimean, Valviran, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL), Työterveyslaitoksen, valtiovarainministeriön, sisäministeriön sekä sosiaali- ja terveysministeriön erillistiedonkeruita. Määritelmän mukaisia erillistiedonkeruita tunnistettiin 58, joista 40 oli sosiaali- ja terveysministeriön tai THL:n toteuttamia.

Selvityksen teki sosiaali- ja terveysministeriön toimeksiannosta Nordic Healthcare Group.

Lisätietoja: 

neuvotteleva virkamies Petra Kokko, STM, p. 0295 163 474 
erityisasiantuntija Minna Heini, STM, p. 0295 163 428