Utredning: Välfärdsområdenas arbete med myndigheternas separata datainsamlingar kan minskas
Social- och hälsovårdsministeriet har utrett hur mycket 11 olika myndigheters separata datainsamlingar belastar välfärdsområdena. Myndigheterna har sammanlagt gjort nästan 60 separata datainsamlingar. Vissa av dem görs bara en gång, och vissa görs med jämna mellanrum.
Utredningens resultat stärker uppfattningen om att de separata datainsamlingarna belastar välfärdsområdena och kräver resurser. Samtidigt anser endast 12 procent av myndigheterna att välfärdsområdena skulle kunna utnyttja resultaten av datainsamlingarna bättre.
Utredningen gjordes efter välfärdsområdenas önskan om att helheten av de separata insamlingarna av data från välfärdsområdena ska förtydligas och förenklas.
Utredningen gällde de separata insamlingar av data från välfärdsområdena som görs med jämna mellanrum eller endast en gång för att få information om läget i hela landet. Datainsamlingarna gäller bland annat läget inom styrningen, tillsynen, uppföljningen och ekonomin.
Resultaten visar att det finns brister i samarbetet mellan myndigheterna och i samordningen av informationsbehoven. Man utreder till exempel sällan om den information som behövs redan finns. En del myndigheter vet inte heller hur resultaten av de separata datainsamlingar som redan gjorts kan användas.
De myndigheter som samlar in informationen utreder också sällan om de separata datainsamlingar som de gör överlappar varandra. Det här beror på att myndigheterna inte har tillräcklig kännedom om de andra myndigheternas separata datainsamlingar. Ur välfärdsområdenas synvinkel är problemet att de olika myndigheterna i sina datainsamlingar begär information om samma sak många gånger.
Antalet separata datainsamlingar kan minskas genom en nationell kunskapsbas
I utredningen ges också förslag om åtgärder på kort, medellång och lång sikt.
Processen för datainsamling skulle redan på kort sikt kunna förenklas och utvecklas så att den blir lättare att hantera. Välfärdsområdena behöver få en helhetsbild av de separata datainsamlingarna i så god tid som möjligt.
För att detta ska vara möjligt borde man informera om syftet med informationen redan från början och bestämma på förhand vilka som ska delges resultaten av datainsamlingarna. Grupperna med experter från de ansvariga myndigheterna skulle kunna utreda och klargöra innehållen, tidsplanerna och överlappningarna. Myndigheterna skulle också kunna ha en gemensam strategi för hur informationen ska användas på medellång sikt. För att informationen ska kunna utnyttjas bättre borde man ha en plattform där resultaten av de nationella datainsamlingarna kan förvaras centraliserat.
På lång sikt är målet att utveckla den nationella datainsamlingen och de nationella registren på ett mer systematiskt sätt så att man kan slopa de separata datainsamlingarna. Med tanke på utvecklandet av den nationella kunskapsbasen borde man bedöma om det behövs en centraliserad myndighet som samordnar och ansvarar för helheten av de separata datainsamlingar som riktar sig till välfärdsområdena.
Utredningen gällde de separata datainsamlingar som görs av Statistikcentralen, regionförvaltningsverk, FPA, Statskontoret, Fimea, Valvira, Institutet för hälsa och välfärd THL, Arbetshälsoinstitutet, finansministeriet, inrikesministeriet och social- och hälsovårdsministeriet. Enligt utredningen har det gjorts 58 separata datainsamlingar, och 40 av dem var social- och hälsovårdsministeriets eller THL:s.
Utredningen genomfördes av Nordic Healthcare Group på uppdrag av social- och hälsovårdsministeriet.
Mer information:
Petra Kokko, konsultativ tjänsteman, social- och hälsovårdsministeriet, tfn 0295 163 474
Minna Heini, specialsakkunnig, social- och hälsovårdsministeriet, tfn 0295 163 428