Handlingars offentlighet vid statsrådets kansli och begäran om uppgifter från kansliet

Enligt offentlighetsprincipen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Myndighetshandlingar är offentliga, om inte offentligheten särskilt begränsas genom lag.
I denna beskrivning av handlingars offentlighet anges vilka slags uppgifter som uppkommer i statsrådets kanslis verksamhet och beskrivs hur en begäran om uppgifter kan riktas till en myndighets handlingar eller tjänster.

Med myndighetshandling avses en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller av någon som är anställd hos en myndighet eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter. Enligt 5 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet är exempelvis anteckningar, utkast eller handlingar för internt arbete emellertid inte myndighetshandlingar. Det finns ingen skyldighet att lämna ut en sådan handling.

• Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), 28 §

Begäran om uppgifter

Öppenhet är utgångspunkten för statsförvaltningen. Vi publicerar aktuell information om statsrådets kanslis och regeringens verksamhet på vår webbplats. Om du inte hittar den information du behöver på webbplatsen eller i andra offentliga källor, kan du lämna in en begäran om uppgifter.

Statsrådets kansli behandlar endast begäranden som gäller kansliet och kan lämna ut endast handlingar som innehas av kansliet. Om begäran om uppgifter gäller till exempel ett annat ministeriums material, vidarebefordrar kansliet begäran till rätt myndighet för behandling. Begäran behandlas snabbare om den direkt riktas till rätt myndighet.

Ärendet behandlas som en begäran om uppgifter i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och registreras i ärendehanteringssystemet. Begärandena och svaren på dem är offentliga myndighetshandlingar enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, om det inte särskilt föreskrivs att de är sekretessbelagda.

Statsrådets kansli behandlar begärandena om uppgifter så snabbt som möjligt. Enligt 14 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ska en begäran om uppgifter behandlas utan dröjsmål, och uppgifter ur en offentlig handling ska lämnas ut inom två veckor. I särskilda situationer kan begäran besvaras inom en månad.

För utlämnande av en handling och för framtagande av uppgifter kan en avgift tas ut med stöd av 34 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Information om att en begäran om uppgifter är avgiftsbelagd ges innan begäran besvaras.

En begäran om uppgifter ska individualiseras så att det framgår vilken handling begäran gäller. Vid behov bistår statsrådets kansli vid individualiseringen av handlingen och ber att begäran om uppgifter preciseras.

Utlämnande av uppgifter

Begäran om statsrådets kanslis informationsmaterial ska riktas till statsrådets kanslis registratorskontor per e-post på adressen [email protected].
Statsrådets kansli beslutar om utlämnande av sitt informationsmaterial i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Om en handling inte kan lämnas ut, underrättas du om möjligheten att begära ett skriftligt beslut som kan överklagas hos förvaltningsdomstolen.

Kontroll av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen

Om du vill kontrollera huruvida statsrådets kansli har behandlat dina personuppgifter, kan du skicka en begäran om information för att kontrollera dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Användning av regeringens handlingar i forskningssyften

Regeringens arkiv utgörs av handlingar som upprättats eller tagits emot inom ramen för ministrarnas, statssekreterarnas och ministrarnas specialmedarbetares arbetsuppgifter och som inte är myndighetshandlingar som hör till ministeriets ansvarsområde. Regeringens handlingar omfattas i huvudsak av forskningstillstånd. Ansökan om forskningstillstånd för handlingar ska riktas till statsrådets kansli och lämnas in till registratorskontoret.

• Ansökan om forskningstillstånd och anvisningar för hur den ska fyllas i

Uppgifterna i informationslagren

Statsrådets kanslis informationsmaterial hänför sig till ministeriets uppgifter och ansvarsområden.

Ärenderegister

VAHVA är statsrådets och ministeriernas gemensamma ärendehanteringssystem, som innehåller uppgifter om de ärenden som behandlas vid ministerierna. Systemet innehåller handlingar som myndigheten tagit emot och upprättat, inklusive metadata. Ärendehanteringssystemet innehåller också material som hänför sig till statsrådets beslutsfattande och beredningen av EU-ärenden.

Statsrådets projektportal är ministeriernas gemensamma tjänst för hantering av projektinformation. Tjänsten innehåller uppgifter och handlingar som hänför sig till ministeriernas lagstiftnings- och utvecklingsprojekt, olika organ och statsrådets strategier och redogörelser. Uppgifterna i statsrådets projektportal är tillgängliga via ett öppet gränssnitt.

•    Beskrivning av uppgifters och handlingars offentlighet i VAHVA-systemet
•    Beskrivning av uppgifters och handlingars offentlighet i statsrådets projektportal
•    Mer information om informationshanteringen i tjänsterna