Samordningsgruppen för projektportalen

Mål och resultat

Samordningsgruppen för statsrådets tjänst för projektinformation ska vara ett organ i samarbetet mellan ministerierna och statsrådets kansli kring Statsrådets tjänst för projektinformation (nedan Projektportalen), förmedla information och respons om användningen av Projektportalen i ministerierna, framföra synpunkter på utvecklingen av Projektportalen och behandlingen av projektinformationen, arbeta för en enhetligare projektförvaltning i statsrådet och de enhetliga förfaranden och därmed sammanhängande processer i statsrådet som Projektportalen erbjuder.

Medlemmarna i samordningsgruppen ska i sina respektive organisationer informera om vilka funktioner det finns i Projektportalen och hur den kan användas och berätta om ändringar i tjänsten (nya funktioner, integrationer osv. och tidtabellen för dem) samt delta i utvecklandet av tjänsten genom att lägga fram respons och utvecklingsförslag om sin organisation för serviceutveckling, delta i utvärderingen av tjänstens kvalitet och prioriteringen av utvecklingsförslagen, stödja förverkligandet av projekthanteringsprocesserna i sin egen organisation i Projektportalen, vara sakkunnig i fråga om innehållet i tjänsten i sin egen organisation och som en del av samordningsgruppen för Projektportalen.

Utgångspunkter

Statsrådets kansli tillsatte den 15 juni 2015 ett utvecklingsprojekt för statsrådets tjänst för projektinformation där det skapades en modell för hanteringen av projektinformation och det gamla projektregistersystemet HARE ersattes med den nya applikationen Statsrådets tjänst för projektinformation (Projektportalen). Dessutom justerades arbetssätten, rollerna och ansvaret enligt den nya modellen.

Statsrådets tjänst för projektinformation används i alla ministerier. Tjänsten genomför lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Målet är en större öppenhet i förvaltningen och att tillgodose offentlighetslagens krav för att främja tillgången till information och god informationshanteringssed. Dessutom förpliktas ministerierna vid användningen av tjänsten av SRK:s föreskrift om hanteringen av projektinformation i statsrådet VN/3061/2020 (utfärdad 6.5.2020, i kraft 15.5.2020).

För att främja ibruktagandet av statsrådets tjänst för projektinformation i ministerierna inrättades den 1 februari 2017 för projektets mandatperiod ett nätverk av kontaktpersoner och ministerierna utsåg medlemmar till nätverket. Under den tid projektet pågår ansågs nätverkets verksamhet och roll viktig med tanke på arbetet med att utveckla, kontinuerligt underhålla och ta i bruk tjänsten. När projektet upphörde den 31 december 2017 fattade man beslut om att ge nätverket officiell status.