Samarbete kring tjänster och lokaler

Det nya året 2021 för med sig betydande reformer inom statsförvaltningen. Reformerna är ett led i strategin för den offentliga förvaltningen som offentliggjordes i december 2020. Målet är säkerställa människonära och jämlika tjänster i det allt mångsidigare samhället i hela Finland på ett ekonomiskt hållbart sätt.

Omorganisering av regionaliseringen skapar ramar för reformerna

Strategin för reformering av regionaliseringen offentliggjordes våren 2020. En revide-ring av lagstiftningen har inletts utifrån regeringsprogrammet och strategiarbetet. Bakom reformbehovet ligger de betydande förändringar i omvärlden som hänför sig till det ökade antalet elektroniska tjänster, de demografiska förändringarna och urba-niseringen, de avsevärt minskade kundbesöken inom kundservicen och den ökade multilokaliteten inom arbetslivet. Statens regionala närvaro ska efter reformen i första hand utgå från behovet av att ordna tjänster och myndighetsverksamhet.

Ett annat mål för den statliga närvaron ska i fortsättningen vara att stärka livskraften och säkerheten i regionerna samt att öka statens konkurrenskraft som arbetsgivare. Den reviderade lagstiftningen och den relaterade tväradministrativa planen kommer att styra placeringen av den statliga verksamheten och tjänsternas tillgänglighet i hela Finland. Regionaliseringsutredningar av enskilda ämbetsverk och funktioner ska inte längre utarbetas.

Statens service- och lokalnätverk omstruktureras och kundservicen förenhetligas

Genom att omstrukturera service- och lokalnätverket ska kundservicen inom den of-fentliga förvaltningen förenhetligas i och med att man i framtiden ska garantera möjligheten till kundbesök vid den offentliga förvaltningens gemensamma serviceställen. Statsförvaltningens, FPA:s och de nuvarande serviceställenas besökstjänster slås ihop för att skapa ett mer omfattande serviceutbud för kunderna och ett tätare och mer kostnadseffektivt servicenätverk än för närvarande. Genom att satsa på en riksomfattande distans- och tolkningsmodell samt digitalt stöd kan man allt bättre nå ut till och betjäna kunderna jämlikt oavsett om de är bosatta i en stad eller ett glest bebyggt landsbygdsområde. Målet med reformen är att de centrala myndigheter inom statsförvaltningen som tillhandahåller kundservice ska ha övergått till gemensamma arbets-lokaler senast 2030.

De elektroniska offentliga tjänsterna ska vara den primära servicekanalen nu och framöver. Den offentliga förvaltningens digitala servicekanaler kompletteras av den offentliga förvaltningens gemensamma kundserviceställen. Med hjälp av digitalt stöd ska kunderna vid serviceställena få hjälp med att bli framtida användare av digitala tjänster.

Coronapandemin påskyndade övergången till multilokalt arbete

Distansarbetet och digitaliseringen inom det statliga arbetet har tack vare coronapandemin tagit ett enormt kliv framåt. Enligt uppgifter från olika källor arbetar ungefär hälften av statens drygt 70 000 anställda för närvarande hemifrån. Även om det är svårt att förutspå hur arbetet kommer att se ut på hösten eller nästa år, är det tämligen klart att vi aldrig kommer att återgå till tiden före pandemin i fråga om det omfattande distansarbetet som pågår för närvarande. Det multilokala arbetet skapar utmärkta möjligheter för reformarbetet vid ministeriet. Då arbetet tack vare digitaliseringen inte längre är bundet till tid och plats och kundmötena och de andra arbetsprestationerna överförs till webben, ökar alternativen för att tillgodose statens regionala närvaro och servicestrukturer.

För kunderna kan det innebära bättre service och flexiblare tider för att uträtta ärenden, för arbetstagarna möjligheter att anpassa arbetet och fritiden efter den egna livssituationen. Förutsättningarna för en digital verksamhetsmiljö har utvecklats enormt och det finns nu en mycket stor beställning på multilokalitet.

Statens lokalstrategi ses över som en följd av förändringarna i omvärlden

Statens nuvarande lokalstrategi utgår från att lokalerna ska stödja en effektiv verksamhet. I och med att arbetet förändras är det naturligt att se över även lokalerna och deras användning. Gemensam användning av lokaler, vilket arbete som i framtiden ska utföras i lokalerna och hur många lokaler som behövs, säkerheten i lokalerna och lokalernas klimatneutralitet är teman som ska behandlas vid revideringen av statens lokalstrategi. En viktig helhet är även de många statliga lokaler som är bundna till en viss verksamhet, såsom muséer, fängelser, kaserner, polis- och tingshus och laboratorier. Även i dessa lokaler ska planeringen av lokalerna grunda sig på verksamhetsut-veckling och kunskapsteknik. Det är fråga om en stor förändring med tanke på de grundläggande strukturerna i arbetsmiljön och arbetslivet: lokalerna och den nätbaserade arbetsmiljön förändras, det ställs nya krav på ledarskapet och chefsarbetet, sakkunnigarbetet får ökat ansvar och självstyrningen ökar.

Författare:

* konsultativ tjänsteman Mikko Saarinen
* projektsakkunnig Maria Vuorensola
* ledande sakkunnig Hannu Mäkikangas
* konsultativ tjänsteman Pauliina Pekonen

Reformerna bildar helheten Samarbete inom tjänster och lokaler. Arbetet inom helheten framskrider under våren 2021. Om förändringarna utfaller väl återspeglar de sig på statens arbetssätt och regionala närvaro samt på de besökstjänster som tillhandahålls medborgarna.