Utvärderingar ger stöd för att utveckla ämbetsverkens resultatinriktning

Finansministeriet publicerade den 8 november ämbetsverksutvärderingar av sex olika ämbetsverk som genomgått betydande reformer under de senaste åren. De ämbetsverk som utvärderats är Transport- och kommunikationsverket, Utbildningsstyrelsen, Institutet för hälsa och välfärd, Domstolsverket, Utsökningsverket och Trafikledsverket. Syftet med ämbetsverksutvärderingarna är att hitta metoder för att utveckla statsförvaltningens strukturer, styrsystem och verksamhet.

Utvärderingen av statliga ämbetsverk genomfördes nu för andra gången och är en del av den helhet av ämbetsverksbedömningar som samordnas av finansministeriet och inleddes 2020. I utvärderingarna samlades det in information om hur målen för reformerna har uppnåtts, om verksamhetens resultat och om dess effekter.

Den information som fås genom utvärderingarna utnyttjas i utvecklingen av ämbetsverkens verksamhet, styrning och ledning

Utvärderingarna genomfördes med samma utvärderingskoncept vid alla ämbetsverk, dock med beaktande av ämbetsverkens särdrag, för att det ska vara möjligt att systematiskt och långsiktigt följa utvecklingen av ämbetsverkens verksamhet. Utvärderingarna genomfördes i nära samarbete med de ämbetsverk som utvärderades och de ministerier som styr ämbetsverken.

De utvärderade ämbetsverken lyckades i regel bra med reformerna. De viktigaste utvecklingsobjekten i utvärderingarna hänför sig till säkerställandet av personalens välbefinnande och kompetens, fastställandet av konkreta indikatorer för effektivitetsmålen samt utvecklingen av verksamhetssätten och verksamhetskulturen efter reformen. Redan i planeringsfasen upptäcktes saker som behöver utvecklas också inom den interna och externa kommunikationen, utvecklingen av de elektroniska systemen samt i utarbetandet av uppföljnings- och utvärderingsplanen.

Centrala axplock från de ämbetsverksspecifika utvärderingarna:

• Transport- och kommunikationsverket: Inom kommunikationsministeriets förvaltningsområde genomfördes den 1 januari 2019 en ämbetsverksreform där Trafiksäkerhetsverket, Kommunikationsverket och en del av Trafikverket slogs samman till transport- och kommunikationsverket Traficom. Trots de utmanande utgångspunkterna har ämbetsverket blivit en stark expertorganisation. Ämbetsverket har målmedvetet satsat på en enhetlig verksamhetskultur. Genom modernisering och automatisering av informationssystemen kan man bättre än tidigare främja de synergieffekter som eftersträvas med reformen.
   
• Utbildningsstyrelsen: Utvärderingen fokuserade på flera reformer som genomförts vid Utbildningsstyrelsen under de senaste åren: Utbildningsstyrelsen och Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete CIMO slogs samman till ett nytt ämbetsverk 2017, Nationella centret för utbildningsutvärdering och Studentexamensnämnden blev fristående enheter vid Utbildningsstyrelsen 2018 och Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning inrättades vid Utbildningsstyrelsen som en fristående enhet 2021. Reformerna har i huvudsak genomförts väl och ämbetsverkets verksamhet är etablerad. Främjandet av enhetlighet i organisationen bör emellertid fortsätta och ämbetsverkets samhälleliga roll bör förtydligas.
   
• Institutet för hälsa och välfärd: Vid Institutet för hälsa och välfärd har det under de senaste åren inte genomförts någon egentlig organisationsreform, utan utvärderingen fokuserade på en utvärdering av institutets strategi, som reviderades 2019, och av förändringsprogrammet THL2021, som inleddes för att stödja genomförandet av strategin. Förändringsprogrammet genomfördes framgångsrikt, man mötte covid-19-krisen och tog emot nya uppgifter. För att effektiviteten och utnyttjandet av resurserna ska kunna förbättras krävs det att delegering och beslutsfattande utvecklas, prioriteras och eventuellt att vissa uppgifter slopas.
   
• Domstolsverket: Domstolsverket inrättades 2020 för att sköta uppgifterna som centralförvaltningsmyndighet för domstolsväsendet. Största delen av de centralförvaltningsuppgifter för domstolsväsendet som sköttes vid justitieministeriet överfördes till ämbetsverket. I och med att ämbetsverket inrättats har domstolsväsendets oberoende förbättrats, men ämbetsverkets roll i förhållande till domstolarna bör preciseras ytterligare.
   
• Utsökningsverket: I utvärderingen granskades en reform som innebar att utsökningsväsendet från och med den 1 december 2020 organiserades till ett enda riksomfattande ämbetsverk, Utsökningsverket. Samtidigt skedde en nedläggning av de lokala utsökningsverken, landskapsfogdeämbetet på Åland och Riksfogdeämbetet. I och med att en riksomfattande organisation inrättats har det skapats goda förutsättningar för att utveckla produktiviteten och verkningsfullheten. Åtgärderna för att säkerställa personalens välbefinnande och utveckla processerna bör emellertid genomföras målmedvetet även i fortsättningen.
   
• Trafikledsverket: Inom kommunikationsministeriets förvaltningsområde genomfördes den 1 januari 2019 en ämbetsverksreform där det tidigare Trafikverkets funktioner med ansvarar för trafikledsnätet samlades till Trafikledsverket. I och med reformen har ämbetsverkets uppgiftsfält blivit ännu tydligare kring kärnfunktionerna och ämbetsverket kan bättre än tidigare fokusera på att ta hand om trafikledstillgångarna. I och med reformen har ämbetsverkets uppgiftsfält som en stark expertorganisation förtydligats ytterligare kring kärnfunktionerna.

Aktiebolagen 4FRONT och KPMG ansvarade för genomförandet av myndighetsbedömningarna. Utvärderingen styrdes av en styrgrupp som bestod av företrädare för finansministeriet och de ministerier som ansvarar för styrningen av de ämbetsverk som utvärderades. Även ämbetsverken deltog i styrgruppens arbete som permanenta sakkunniga.

Rapporterna kan läsas på finska.

Mer information:
Om utvärderingen som helhet:
Mikko Saarinen, finansråd, finansministeriet, tfn 0295 530 047, mikko.saarinen(at)gov.fi

Utvärderingen av Trafikledsverket:
Matleena Kurki-Suutarinen, regeringsråd, kommunikationsministeriet, tfn 0295 342 043, matleena.kurki-suutarinen(at)gov.fi

Utvärderingen av Utbildningsstyrelsen:
Saara Ikkelä, specialsakkunnig, undervisnings- och kulturministeriet, tfn 295 330 109, saara.ikkela(at)gov.fi

Utvärderingen av Institutet för hälsa och välfärd:
Niina Kiviaho, specialsakkunnig, social- och hälsovårdsministeriet, tfn 295 163 009, niina.kiviaho(at)gov.fi

Utvärderingen av Domstolsverket:
Anne Hallavainio, regeringsråd, justitieministeriet, tfn 295 150 049, anne.hallavainio(at)gov.fi

Utvärderingen av Utsökningsverket:
Sanna Appelberg, enhetschef, justitieministeriet, tfn 0295 150 167, sanna.appelberg(at)gov.fi

Utvärderingen av Transport- och kommunikationsverket:
Marcus Merin, överingenjör, kommunikationsministeriet, tfn 295 342 374 marcus.merin(at)gov.fi