Dataskydd vid statsrådets kansli
Dataskyddsombud
Dataskyddsombud Heidi Alajoki
Statsrådets kansli, ekonomienheten
[email protected]
Personuppgiftsansvarig
Statsrådets kansli, PB 23, 00023 Statsrådet
Registratorskontoret: [email protected], tfn 0295 160 334
Ministerierna är gemensamt personuppgiftsansvariga när de behandlar personuppgifter i statsrådets gemensamma informationssystem.
Dataombudsmannen övervakar att dataskyddslagstiftningen iakttas i Finland.
Behandling av personuppgifter
Personuppgifter registreras endast av grundad anledning. I regel behövs uppgifterna för att vi ska kunna tillhandahålla tjänsterna och kontakta dig. Det är frivilligt att använda tjänsterna, och personuppgifterna används inte för andra syften än de angivna.
Uppgifterna behandlas av de personer vid ministerierna som förvaltar tjänstens innehåll samt av de samarbetspartner som producerar tjänsten och deras underleverantörer, med vilka ministeriet i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen har avtalat om behandlingen av personuppgifter.
Som användare av tjänsterna har du bl.a. rätt att få information om vilka uppgifter vi registrerar om dig och vem som behandlar uppgifterna. Du kan också kontrollera de uppgifter vi samlat in om dig och vid behov uppdatera dem.
Rättigheter för dig som använder tjänsterna och kontroll av personuppgifterna
Om du vill ha mer information om hur dina personuppgifter behandlas vid ministeriet, ber vi dig kontakta ministeriets dataskyddsombud.
Registrerade personuppgifter
En titel är en offentlig belöning till en medborgare som gjort en insats för det finländska samhället. Titlarna förlänas av republikens president. Titelnämnden, vars framställningar bereds vid statsrådets kansli, lämnar sitt utlåtande i titelärenden till presidenten.
Bestämmelser om titlar och handläggningen av titelärenden
- i lagen om offentlig belöning (1215/1999)
- i republikens presidents förordning om titlar (381/2000)
- i lagen om skatt för titlar (1388/2001) .
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse).
Personuppgifterna behandlas av republikens president, republikens presidents kansli och titelnämnden. Vid statsrådets kansli behandlas uppgifterna av de tjänstemän vars arbetsuppgifter omfattar handläggning av titelärenden.
Den som förlänas en titel ska vara särskilt meriterad, väl ansedd, oförvitlig och lämpad att förlänas den titel som föreslås. För att utreda oförvitligheten kan statsrådets kansli begära utlåtanden av olika myndigheter. Den som föreslås bli förlänad en titel ska ge sitt samtycke till att sekretessbelagda uppgifter om honom eller henne begärs. Utlåtande kan begäras till exempel av regionförvaltningsverken (NTM-centralerna), Skatteförvaltningen, polisen, Rättsregistercentralen, Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården eller ordnarna.
Namnen på dem som förlänas en titel publiceras på statsrådets webbplats.
Registrerade uppgifter
Sökande
- namn, titel eller yrke, personbeteckning, postadress, e-postadress, telefonnummer
Personer som förlänas en titel
- namn, personbeteckning, postadress, telefonnummer, e-postadress, framställd eller förlänad titel, kön, hemkommun, yrke och utbildning samt personuppgifter som ingår i utlåtanden från myndigheter
- uppgifter som ingår i straffregisterutdrag som avses i 5 § i straffregisterlagen (770/1993), uppgifter om sådan brottsmisstanke mot personen som avses i förundersökningslagen, när personen själv enligt förundersökningslagen har rätt att få information om brottsmisstanken. I vissa fall kan uppgifterna också innehålla personuppgifter om tredje parter i brottmål (målsägande, vittne, andra som ska höras).
- uppgifter som i det i lagen om verkställighet av böter (672/2002) avsedda bötesregistret förts in om böter och ordningsbot som förelagts personen.
Undertecknare av skatteförbindelse
- namn, personbeteckning
Utlämnande av uppgifter
Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Uppgifter lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Personuppgifter som behandlas i samband med beredningen av framställningar om förläning av titlar överförs inte utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Myndighetshandlingar som uppkommer vid behandlingen av titelärenden bevaras varaktigt och arkiveras i Riksarkivet.
Intyg över betalning av skatt lagras i sex år.
Asiantuntijaneuvottelukunnan tehtävänä on valmistella ehdokkaiden nimeäminen kansainvälisten tuomioistuinten ja Euroopan unionin tuomioistuimen tuomarin ja jäsenen tehtäviin. Neuvottelukunta perustuu lakiin (676/2016) ja on pysyväisluonteinen. Valtioneuvosto asettaa sen kuuden vuoden toimikaudeksi kerrallaan. Valtioneuvosto asetti 30.3.2023 asiantuntijaneuvottelukunnan toimikaudelle 1.4.2023–31.3.2029.
Neuvottelukuntaan kuuluu yhdeksän jäsentä. Edustettuina ovat valtioneuvoston kanslia, ulkoministeriö, oikeusministeriö, korkein oikeus, korkein hallinto-oikeus, valtakunnansyyttäjän toimisto, yliopistojen oikeustieteellistä tutkimusta ja opetusta tarjoavat yksiköt (yhteinen edustaja) ja Suomen Asianajajaliitto. Henkilöt, jotka valtioneuvosto on nimennyt pysyvän välitystuomioistuimen jäseniksi (ns. PCA-tuomarit) ovat automaattisesti neuvottelukunnan jäseniä. Neuvottelukunnan sihteeristö toimii valtioneuvoston kansliassa.
Neuvottelukunnan henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohtaan: ”käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi”. Lisäksi neuvottelukunnasta on säädetty ehdokkaiden nimeämisestä kansainvälisten tuomioistuinten ja Euroopan unionin tuomioistuimen tuomarin ja jäsenen tehtäviin annetussa laissa (676/2016) sekä kansainvälisten tuomioistuinten ja Euroopan unionin tuomioistuimen tuomari- ja jäsenehdokkaiden nimeämistä valmistelevasta neuvottelukunnasta annetussa valtioneuvoston asetuksessa (179/2017).
Tallennetut henkilötiedot
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
- Asiantuntijaneuvottelukunnan yksilöintitiedot: asiantuntijaneuvottelukunnan jäsenten ja varajäsenten nimet, virkanimikkeet, organisaatio ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
- Hakijoiden yksilöintitiedot: henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.
- Hakijoita koskevia muita henkilötietoja: esimerkiksi hakijoiden koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot, kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset sekä muut ehdokkaan nimeämiseen liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.
Siltä osin kuin kyse on asiantuntijaneuvottelukunnan käsittelemistä henkilötiedoista, jotka koskevat ulkoministeriön esiteltäväksi tulevia nimeämisasioita, rekisterinpitäjänä toimii omalta osaltaan ulkoministeriö, joka vastaa henkilötietojen käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Tietojen luovutus
Tietoja luovutamme ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.
Hakijoita koskevat tarpeelliset tiedot toimitamme asiantuntijaneuvottelukunnalle osana neuvottelukunnan työtä. Lisäksi hakijoiden henkilötietoja sisältävät asiantuntijaneuvottelukunnan lausunnot luovutamme valtioneuvoston kanslialle tai ulkoministeriölle hakijoiden nimittämismenettelyä varten sekä valtioneuvostolle esittelyyn. Luovutamme henkilötietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Asiantuntijaneuvottelukunnassa käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Asiantuntijaneuvottelukunnan viralliset asiakirjat arkistoimme omana kokonaisuutenaan asianhallintajärjestelmään. Tämän lisäksi nimitysasiassa toimivaltainen ministeriö (VNK tai UM) arkistoi omien arkistointiperiaatteittensa mukaisesti kutakin nimitysasiaa koskevat asiakirjat. Asiakirjat ml. niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään pysyvästi VAHVA-järjestelmässä.
Valtioneuvoston kanslian hallinnoimaan hallitukset ja ministerit -palveluun on koottu tiedot itsenäisen Suomen hallituksista ja ministereistä.
Henkilötiedot ja muut ministerien tehtäviin liittyvät tiedot on kerätty ministereiden virkaikäjärjestyksen määrittämiseksi sekä valtioneuvoston viestinnän ja historiantutkimuksen tarpeisiin.
Suomen hallitukset ja ministerit
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella eli, koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Järjestelmään tallennetaan seuraavat henkilötiedot: sukunimi, etunimi, sukupuoli, syntymäaika ja paikka, ammatti, kotipaikka, kotilääni, kansanedustajuus, vaalipiiri, entinen nimi, koulutus, kuolinpäivä ja avustajatehtävän kuvaus sekä nimitys- ja eropäivä.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Ministeritietojärjestelmän sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Hankeikkuna on valtioneuvoston yhteinen julkinen verkkopalvelu valtioneuvoston ja sen ministeriöiden hanketiedon hallintaan ja julkaisuun.
Hankeikkuna sisältää henkilötietoja, joita valtioneuvoston kanslia käsittelee tietosuoja-asetuksen 86 artiklan yleisen edun vuoksi ottaen huomioon myös virallisten asiakirjojen julkisuusperiaate. Hankeikkunan sisältämät henkilötiedot on saatu valtioneuvoston työntekijöiltä, jotka ovat lisänneet tietoja erilaisista hankkeista järjestelmään.
Tallennetut tiedot
Hankeikkuna sisältää hankkeiden vastuu- ja yhteyshenkilöiden sekä esimerkiksi työryhmien jäsenten nimitiedot ja sähköpostiosoitteet sekä puhelinnumerot.
Tietojen luovutus
Hankeikkunan sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Hankkeen päätyttyä hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden tiedot poistetaan automaattisesti verkkosivuilta (lukuun ottamatta yhteyshenkilöä). Henkilöiden tiedot jäävät tämän jälkeen näkyviin Hankeikkunan virkahenkilön käyttöliittymään valtioneuvoston sisällä. Tiedot on säilytettävä virkahenkilön käyttöliittymässä mm. raporttien tuottamiseksi hankkeisiin osallistuneista henkilöistä.
Ministerierna använder Howspace som ett verktyg för gemensam utveckling, delaktiggörande och samråd. Statsrådets kansli och de övriga ministerierna är gemensamt personuppgiftsansvariga när de behandlar personuppgifter i Howspace. Statsrådets kansli behandlar dina personuppgifter i Howspace för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Registrerade uppgifter
När du använder statsrådets Howspace lagras följande uppgifter om dig:
- namn
- e-postadress
- videobild om du har kameran på i ett Live-möte
- ljud om du har mikrofonen på i ett Live-möte
- IP-adress.
Om någon begär dina personuppgifter i Howspace, till exempel ditt telefonnummer, kan du lämna uppgifter om du vill.
Utlämnande av uppgifter
Dina personuppgifter och andra uppgifter som behandlats på Howspace kan också överföras till länder utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Dina personuppgifter lagras i Howspace när du läggs till som deltagare i en samarbetsyta. Dina personuppgifter raderas samtidigt som samarbetsytan. Om du vill att dina personuppgifter ska raderas, kontakta registratorskontoret vid statsrådets kansli, som vidarebefordrar din begäran.
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Valtioneuvoston kanslian sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain valtioneuvoston kanslian palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä valtioneuvoston kanslian toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).
Käsiteltävät tiedot
Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.
Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.
Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle
Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.
Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:
- toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
- esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
- syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
- ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.
Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.
Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.
Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti
Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt.
Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.
Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
Kameravalvonnan tarkoituksena on valtioneuvoston kanslian palveluksessa olevien sekä vierailijoiden oikeussuojan ja turvallisuuden takaaminen, työnantajan ja työntekijöiden omaisuuden suojaaminen, rikosten ennalta ehkäiseminen sekä niiden selvittäminen. Rekisteritietoja käytetämme tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkutapahtumien selvittämiseen ja yksilöintiin.
Käsittelemme tietojanne tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan eli yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Rekisteriin tallentuu kuvaa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat kameroiden valvonta-alueella. Kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu valvontakameran tiedot, kuvan tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.
Kameravalvontaa ei ole ulotettu alueille tai tarkoituksiin, jotka on kielletty laissa Yksityisyyden suojaksi työelämässä 759/2004 § 16.
Tietojen luovutus
Emme luovuta kameravalvonnan rekisterin tietoja säännönmukaisesti kenellekään. Luovutamme tietoja poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, esimerkiksi rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön. Rekisterin tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tallenteita säilytetään pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden ajalta.
Valtioneuvoston kanslian asianhallintajärjestelmä on sähköinen asiarekisteri ja asiakirjojen hallintajärjestelmä. Otamme vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministereille ja ministeriöille lähettämiä kirjeitä, palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Kaikki kansalaiskirjeet sekä yhteystietoja sisältävät muut yhteydenotot rekisteröidään asianhallintajärjestelmään, jossa niille muodostuu käsittelyä osoittava diaarinumero.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Rekisteröinnin avulla osoitetaan asiakirjan saapuminen, mahdollistetaan asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen, autetaan asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteutumista, saadaan kirjattujen asiakirjojen asiahakemisto sekä raportteja ja tilastoja.
Järjestelmät
- Valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmä on sähköinen asia- ja asiakirjarekisteri.
- Sähköpostitse kirjaamoon saapuvat viestit ja yhteydenotot arkistoidaan valtioneuvoston asianhallintajärjestelmään ja poistetaan sähköpostista. Salassa pidettävää tietoa sisältävät sähköpostit lähetetään salatulla turvasähköpostilla.
Tallennetut henkilötiedot
Nimitietoja tarvitaan yksilöimään asian vireille pannut henkilö.
Muut tallennetut tiedot
Yhteydenoton asiasisältö ja käsittelijän tiedot tallennetaan.
Tietojen luovutus
Asiakkaat saavat pyynnöstä otteen järjestelmän julkisista tiedoista.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja valtioneuvoston kanslian tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että kansalaiskirjeet, joihin olemme vastanneet, säilytetään pysyvästi. Sen sijaan kansalaiskirjeitä, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään 2 vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään 10 vuotta. Toimittajien ja muiden sidosryhmien lyhyitä tietopyyntöjä, joihin on vastattu suoraan sähköpostitse, säilytämme yhden vuoden.
Kansalaispulssi-kyselytutkimuksella kartoitetaan Suomessa asuvien 15–74-vuotiaiden henkilöiden näkemyksiä muun muassa viranomaisten toiminnasta ja viestinnästä sekä vastaajan omasta mielialasta ja luottamuksesta tulevaisuuteen.
Kysely toteutetaan kolmen viikon välein verkkokyselynä ja siihen on mahdollista vastata suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi älypuhelimen kautta. Vastaajat vaihtuvat joka kierroksella. Kutsu kyselyyn lähetetään vastaajille tekstiviestinä.
Kansalaispulssi-kyselytutkimusta hallinnoi valtioneuvoston kanslia. Tilastokeskus vastaa tiedon keräämisestä ja aineiston käsittelystä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi tietosuojalain 4 § 3-kohdan perusteella.
Kansalaispulssi | stat.fi
Tallennetut henkilötiedot
Kansalaispulssin taustakysymyksissä pyydämme sinulta seuraavat tiedot: sukupuoli, ikäryhmä, asuinmaakunta, korkein suorittamasi koulutusaste, tieto siitä kenen kanssa asut, asuuko kanssasi alaikäisiä lapsia ja millaisena pidät kotitaloutesi taloudellista tilannetta.
Vastaamisen helpottamiseksi kerättyä aineistoa täydennetään hallinnollisista rekistereistä saatavilla tiedoilla. Tiedot käsitellään niin, että vastaajaa ei voi tunnistaa valmiista tilastoaineistosta. Liitettävät tiedot ovat: sukupuoli, ikä, koulutus, aluetiedot, asuntokunta, tulotiedot ja pääasiallinen toiminta.
Tietojen luovutus
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Kyselyyn liittyviä henkilötietoja säilytetään Tilastokeskuksessa enintään 12 kuukauden ajan aineiston keräämisvuoden päättymisestä Tunnisteellisia henkilötietoja ei luovuteta Tilastokeskuksen ulkopuolelle. Tilastokeskuksen henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tilastokeskuksen VNK:lle tutkimuskäyttöön toimittama lopputuotos ei sisällä tunnisteellisia henkilötietoja. Tunnisteeton aineisto säilytetään toistaiseksi Tilastokeskuksessa ja VNK:ssa.
Erilaisten kyselyjen toteuttamiseksi ja tilaisuuksiin ilmoittautumisissa keräämme tarvittavat henkilötiedot.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta tyypillisesti tilaisuuksiin ilmoittauduttaessa pyydetään henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Tilaisuudesta riippuen voidaan tarvittaessa pyytää myös muita henkilötietoja.
Tietojen luovutus
Voimme luovuttaa tietoja tapauskohtaisesti kyselyihin liittyville toimijoille, esimerkiksi ministeriön valvomolle. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja palvelun tuottajana.
Tietojen säilytysaika
Kyselyissä tarkoituksenmukainen säilytysaika vaihtelee tapauskohtaisesti.
Ilmoittautumisissa säilytysaika on tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika, enintään 6 kuukautta tilaisuuden jälkeen, ja tapauskohtaisesti taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika.
Valtioneuvoston kanslia tarjoaa valtionhallinnon termejä koskevaa neuvontaa verkkosivuilla ja puhelimitse.
Järjestelmät
- Käännös- ja kielipalveluiden verkkosivuilta löytyy sanastoja, malleja ja ohjeita erikielisiin teksteihin ja ilmaisuihin.
- Valter-termipankki sisältää useita valtioneuvoston kansliassa ja muualla valtionhallinnossa laadittuja sanastoja.
Tallennetut henkilötiedot
Palvelussa ei tallenneta henkilötietoja.
Muut tallennetut tiedot
Termistöt, sanastot, ilmaisut
Tietojen luovutus ja säilytysaika
Tiedot tarjotaan avoimesti verkossa.
Valtioneuvoston mediapalvelu on medialle tarkoitettu ja rekisteröitymistä edellyttävä verkkopalvelu. Mediapalvelussa julkaistaan tietosuojasyistä valtioneuvoston verkkosivustolta pois rajatut henkilötietoja sisältävät valtioneuvoston istuntojen päätösaineistot. Tällaisia aineistoja ovat muun muassa virkanimitykset, armonanomukset sekä hakemukset valtionperinnöstä.
Keräämme tietoja, jotta voimme varmistua, että mediapalvelun jäsenyyden hakijat ovat median edustajia ja siten kuuluvat palvelujen piiriin.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Mediapalveluun rekisteröityessä tallennetaan henkilön etu- ja sukunimi, kansalaisuus, syntymäaika, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, osoite, organisaation tiedot, tehtävä tai titteli sekä freelancereiden osalta tarkentavat tiedot.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Mediapalvelun jäsenyyttä koskevat tiedot säilytämme rekisterissä, kunnes median edustaja itse ilmoittaa, että ei enää tarvitse käyttöoikeutta.
Mediapalvelussa julkaistut henkilötietoja sisältävät valtioneuvoston istuntojen päätösaineistot ovat käytettävissä kahden vuoden ajan.
I anslutning till statsrådets kansli finns en sannings- och försoningskommission för samer. Kommissionen ordnar samråd för att samla in enskilda samers och det samiska samhällets erfarenheter av livet som same i Finland. Kommissionen är personuppgiftsansvarig i enlighet med dataskyddsförordningen när det gäller behandling av personuppgifter i samband med samråden.
Mer information | sdtsk.fi (på finska)
Dataskyddsombud
Aslak Uula Länsman
Sannings- och försoningskommissionen för samer
[email protected]
tel. +358 29 516 1040
Ansökningsomgångarna för anslag för statsrådets utrednings- och forskningsverksamhet grundar sig på statsrådets årliga utrednings- och forskningsplan. Utrednings- och forskningsprojekten upphandlas genom öppen ansökan. Ansökningsomgångarna är avsedda för olika organisationer, till exempel för högskolor, forskningsinstitut, företag och föreningar, eller för konsortier av dessa, i vilka även internationella aktörer får ingå.
System
Ansökningsmaterialet publiceras på webbplatsen tietokayttoon.fi. För inlämning och behandling av ansökningar och för uppföljning och styrning av projekt används ärendehanteringssystemet VN TEAS. Användare måste registrera sig för att kunna lämna in en ansökan. Handlingar som gäller utrednings- och forskningsverksamheten lagras i statsrådets ärendehanteringssystem VAHVA.
Registrerade personuppgifter
I fråga om projektets kontaktperson och ledare registreras namn och kontaktuppgifter. I fråga om deltagarna i projektet registreras deras meritförteckningar.
Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Andra registrerade uppgifter
Ansökningshandlingar med bilagor, utlåtanden om ansökningar, utbetalningsuppgifter och rapporter om projekten.
Utlämnande av uppgifter
Uppgifter kan lämnas ut endast inom de gränser som den gällande lagstiftningen kräver och tillåter. Bestämmelser om offentligheten i fråga om myndigheters handlingar och uppgifter finns i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Offentliga handlingar lämnas ut på begäran i enlighet med vad som föreskrivs i 13 och 16 § i lagen. Även en offentlig handling kan innehålla sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter i fråga om vilka utlämnandet har begränsats (vanligtvis personuppgifter).
Sekretessbelagda uppgifter ges till påseende och lämnas ut endast med den berörda partens samtycke, till parten eller med stöd av en lagstadgad rättighet.
Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Uppgifterna bevaras i enlighet med föreskrifter som gäller myndigheter och i enlighet med Riksarkivets beslut om bevaringstider.
Vi kommunicerar via flera kanaler. Vi använder sociala medier för att nå allmänheten så heltäckande som möjligt. Om viktiga ärenden informerar vi alltid på statsrådets webbplats.
Statsrådets kansli använder följande sociala medier, som alla har sin egen dataskyddspolicy:
Statsrådets kansli är personuppgiftsansvarig i fråga om ekonomi-, avtals- och personalförvaltningsärenden. I ekonomi-, avtals- och personalförvaltningens register förs in uppgifter som behövs bl.a. vid betalning av arvoden, tjänsteresor och reseersättningar, uträttande av ärenden och arbete vid statsrådets kansli, fakturering och betalning av fakturor, förvaltning av avtal och offentliga upphandlingar.
I våra register lagras med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla våra lagstadgade rättigheter och skyldigheter som personuppgiftsansvarig.
Registrerade uppgifter
Vi samlar in personuppgifter endast i den omfattning som syftet med behandlingen kräver. De personuppgifter som samlas in kan delas in i följande kategorier: identifieringsuppgifter (t.ex. namn och bankförbindelse), utbetalningsuppgifter (t.ex. reseersättningar), uppgifter som gäller avtal (t.ex. offentliga upphandlingar) och eventuella andra behövliga uppgifter.
Utlämnande av uppgifter
Vi kan lämna ut uppgifter eller lägga ut behandlingen av dem enbart enligt vad som förpliktas eller tillåts i lag. Uppgifter lämnas regelmässigt ut till finansinstitut för utbetalningar, till Keva för pensioner, till skatteförvaltningen för beskattning och till Skyddspolisen för säkerhetsutredningar. Därtill har behandlingen av personuppgifter lagts ut till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning och systemleverantörerna. Resebyrån kan överföra personuppgifter till tredjeländer och ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.
Bevaringstid för uppgifterna
Personuppgifter som hör till ekonomi-, avtals- och personalförvaltningen bevaras i enlighet med den lagstiftning som reglerar dessa helheter. Vi ger på begäran närmare information om bevaringstiden för personuppgifter i ett specifikt system.
Microsoft Teams är en plattform för all kommunikation och samarbete. Den kombinerar kontinuerlig kontakt i arbetet, videomöten, fillagring (inklusive filsamarbete) och applikationsintegration. Teams ingår i helheten av Microsofts molntjänster. Inom statsrådet används Teams bland annat för möten med personer utanför statsrådet.
Personuppgiftsansvariga i fråga om Teams är statsrådets kansli och Microsoft. Statsrådets kansli behandlar dina personuppgifter i Teams för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Microsofts sekretesspolicy
Registrerade uppgifter
När du deltar i statsrådets Teams-möten lagras följande uppgifter om dig: namn eller användarnamn, din profilbild (om du har en), allt du skriver i chatten och din IP-adress.
Utlämnande av uppgifter till tredjeländer
Uppgifter om ditt deltagande i ett möte (namn, IP-adress osv.) samt uppgifter som behandlats vid mötet kan via Microsoft och dess underleverantörer också överföras till länder utanför EU eller EES-området. Eftersom Microsoft är en internationell aktör förverkligas skyddet för personuppgifter i Teams inte nödvändigtvis på det sätt som förutsätts i Finlands och EU:s lagstiftning. Se alltså till att inte behandla sekretessbelagda ärenden eller ärenden som anknyter till någons privatliv eller till uträttande av ärenden hos statsrådet när du använder Teams.
Tid för radering av uppgifterna
Dina personuppgifter lagras i Teams när du ansluter till ett möte. Meddelanden osv. som du skickar i tjänsten lagras tills administratören eller du själv raderar dem. Du kan begära att dina meddelanden raderas genom att kontakta registratorskontoret vid statsrådets kansli, som sedan vidarebefordrar din begäran.
Valtoris samarbetstjänst Tiimeri är en digital servicemiljö för arbete och nätverkande. Arbetsmiljöerna i Tiimeri används både av statsrådets tjänstemän och av andra aktörer.
För att kunna använda tjänsten måste användaren skapa ett Eduuni-ID. Inloggning sker med e-postadress och lösenord. Personuppgifterna används för inriktningen av innehåll. Systemet samlar också in uppgifter om vad användarna gör i arbetsmiljöerna.
Statsrådets kansli och de övriga ministerierna är gemensamt personuppgiftsansvariga när de behandlar personuppgifter i Tiimeri. Statsrådets kansli behandlar personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Statsrådets kansli svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster.
Registrerade personuppgifter
I registret förs in uppgifter som användarna lämnat i samband med att de registrerat sig, uppgifter som användarna själva frivilligt lämnat i tjänsten samt uppgifter som systemet samlat in. Obligatoriska uppgifter är e-postadress, namn och arbetsgivarens namn.
Utlämnande av uppgifter
I behandlingen av personuppgifter deltar utöver den personuppgiftsansvarige också Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och IT-centret för vetenskap CSC. Uppgifterna i tjänsten lämnas inte ut, och de uppgifter som finns i registren överförs inte till aktörer utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Bevaringstid för uppgifter
Uppgifterna lagras i tjänsten under hela dess livscykel.
Lediga tjänster utlyses i tjänsten valtiolle.fi, som är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar.
I tjänsten Valtiolle.fi samlar vi in de uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen. Uppgifterna fås av sökandena själva då de lämnar in sin arbetsansökan. Efter ansökningsprocessen utarbetar vi en motiveringspromemoria, där sökandenas meriter jämförs i enlighet med statstjänstemannalagen och arbetsmarknadsverkets anvisningar. Som bilaga till motiveringspromemorian finns en förteckning över sökande och ett meritsammandrag.
Vi behandlar sökandenas personuppgifter i med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Vid behandlingen iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994), statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).
Uppgifterna från en säkerhetsutredning av en person som blivit vald till en tjänst behandlar vi i enlighet med 45 och 58–59 § i säkerhetsutredningslagen.
System
- Ansökningarna lämnas in och behandlas i statsförvaltningens Valtiolle.fi, som tillhandahålls av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).
- Vid videointervjuer använder vi verktyget Recright.
- Ansökningar, intervjuvideor, utnämningsframställningar och utnämningsbeslut arkiveras i statsrådets ärendehanteringssystem VAHVA.
- I stödsystemet för beslutsfattande behandlas de utnämningsärenden som det fattas beslut om vid statsrådets allmänna sammanträde eller vid föredragning för republikens president.
Registrerade uppgifter
Vi samlar in följande personuppgifter: identifieringsuppgifter om sökanden (namn, kön, adress, telefonnummer, e-postadress och eventuell annan kontakt), uppgifter som sökanden angett i ansökan (t.ex. uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet), övriga uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan (t.ex. matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, arbetsintyg, referenser som den sökande angett) videomaterial från rekryteringsprocessen samt övriga nödvändiga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättningen av tjänsten.
Övriga registrerade uppgifter
Beskrivningar av de ledigförklarade tjänsterna/befattningarna.
Utlämnande av uppgifter
Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt. Vi lämnar ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Vi lämnar inte ut personuppgifter utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Ansökningar som lämnats in under rekryteringsprocesser raderas ur tjänsten Valtiolle.fi tolv månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Ur den del i tjänsten Valtiolle.fi som syns för arbetsgivaren raderas ansökningarna tre månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats.
Bevaringstiderna för uppgifter som behövs för rekryteringsprocesser vid statsrådets kansli bestäms närmare med stöd av arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift AL 16465/07.01.01.03.02/2016 och kansliets arkivbildningsplan. Den allmänna bevaringstiden för rekryteringshandlingar (ansökningshandlingar) är två år, om inget annat föreskrivs. Den allmänna bevaringstiden baserar sig på diskrimineringslagen (1325/2014) och lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986). Vi ger på begäran närmare information om behandlingstiden för ditt ärende.
Det går att prenumerera på nyhetsbrev och annat aktualitetsmaterial på webbplatsen. Personuppgifter som lämnas i samband med prenumerationen behandlas av anställda vid statsrådets kansli och våra tjänsteleverantörer Emaileri med den vi avtalat om behandlingen av personuppgifter.
Vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke för att uppfylla statsrådets kanslis rättsliga förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).
Registrerade uppgifter
I prenumerationstjänsterna för nyhetsbrev och aktualitetsmaterial registreras den e-postadress som lämnats i samband med prenumerationen.
Utlämnande av uppgifter
Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området, med undantag för e-postadresserna till prenumeranterna på det interna nyhetsbrevet om Finlands EU-ordförandeskap. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.
Bevaringstid för uppgifterna
Uppgifterna i prenumerationstjänsterna för aktualitetsmaterial och nyhetsbrev bevaras tills prenumeranten avslutar prenumerationen eller materialet inte längre publiceras.
De uppgifter som skickats in via responsblanketten raderas när det förflutit ett år från responsen.
I statsrådets bildbank kan registrerade användare ladda ner och dela kommunikationsmaterial såsom fotografier och videor.
Syftet med personregistret är att identifiera användare av tjänsten, som är avsedd för anställda vid statsrådets kansli och de övriga ministerierna, och att bevilja användarrättigheter till materialet i bildbanken.
Registret innehåller uppgifter om de anställda vid ministerierna som använder bildbanken för att ladda ner eller dela fotografier, videor och andra filer. Även personer utanför ministerierna kan få användarrättigheter till bildbanken.
Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Registrerade uppgifter
Uppgifter som vi samlar in i samband med registreringen är följande: personens namn, e-postadress, telefonnummer, uppgift och organisation. Vi ber också att välja språk mellan alternativen finska, svenska och engelska.
Utlämnande av uppgifter
Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.
Bevaringstid för uppgifterna
Vi raderar personuppgifterna ur systemet när vi upptäcker att behovet av tjänsten har upphört, t.ex. när ett projekt avslutas. Då raderas alla användare som har deltagit i projektet. Uppgifterna raderas också om användaren inte har använt tjänsten på ett år eller inte längre arbetar vid ett ministerium.
Vi samlar in tekniska logguppgifter om dataförbindelserna och användningen av webbplatsen. Uppgifterna behövs för att producera tjänsten och för att säkerställa informationssäkerheten. Logguppgifterna innehåller information som kan kopplas till en enskild person, såsom IP-adress och tidsstämpel. Logguppgifterna används endast för att möjliggöra tjänsten i datakommunikationsnätet och för att reda ut fel och avvikelser i informationssäkerheten.
På vissa sidor har man inbäddat en app utanför webbplatsen, såsom inmatning i sociala medier, video eller podcast. I dessa tjänster används kakor som förmedlar information om nedladdningen av sidan till tredje part.
Inga sådana uppgifter samlas in med hjälp av vilka enskilda användare kan identifieras. Användarens IP-adress kan i vissa fall anses vara en personuppgift.
Utöver IP-adresser samlar vi in allmän statistik om användningen av webbplatsen. Sådana uppgifter är nedladdade sidor, tidpunkt samt webbläsare och operativsystem. Vi använder statistikuppgifterna för att utveckla webbtjänsterna.
Vi samlar på förhand in uppgifter om dem som deltar i evenemang som ordnas av ett ministerium eller i ett ministeriums lokaler. Vi behandlar personuppgifter för att kunna ordna evenemang på ett ändamålsenligt sätt och för att garantera vår gemensamma säkerhet.
Den som besöker ett ministeriums lokaler måste styrka sin identitet. Att på förhand samla in uppgifter och granska besökarens identitet ingår i ministeriets lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 8 § i arbetarskyddslagen).
Att bevara uppgifterna efter besöket ingår i skötseln av den uppgift av allmänt intresse som hör till ministeriet (4 § i dataskyddslagen). När uppgifter om besökarens namn och organisation måste tas med i bokföringshandlingar, bevaras uppgifterna med grund i 46 § i förordningen om statsbudgeten.
Registrerade uppgifter
I samband med besök registreras besökarens namn, organisation, e-postadress och eventuellt telefonnummer. Ibland registreras också besökarens tjänstebenämning eller titel och vid behov uppgifter om specialdiet.
Utlämnande av uppgifter
Besökarnas personuppgifter behandlas av Senatfastigheter och dess underleverantör Avarn Oy. I samband med evenemang som ordnas utanför statsrådets lokaler används också andra personuppgiftsbiträden.
Uppgifterna lämnas ut utanför statsrådet endast när den plats där evenemanget ordnas behöver dem på grund av sina egna säkerhetsföreskrifter. Med syftet att sköta en uppgift av allmänt intresse kan man under vissa utbildningar, seminarier och motsvarande evenemang dela ut deltagarlistan till alla deltagare för att främja nätverkande och samarbete, men bara om deltagaren inte har förbjudit att uppgifterna delas ut.
Om uppgifterna om besökarna anges i en deltagarlista eller någon annan myndighetshandling är uppgifterna i regel offentliga. I princip har alla rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU eller EES och inte heller till internationella organisationer när det är fråga om besök eller evenemang utan någon internationell koppling.
Bevaringstid för uppgifterna
Uppgifter som registreras i Senaattila-systemet för reservering av lokaler raderas dagligen. I fråga om regelbundna evenemang ska deltagarlistor och kontaktuppgifter till deltagare bevaras i ett separat system tills det följande motsvarande evenemanget ordnas. I fråga om vissa evenemang kan uppgifterna om deltagarna i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan bevaras antingen i tio år eller varaktigt. Det gäller till exempel evenemang med en minister som värd, som ska registreras som regeringarnas material, eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ett ministerium.
Om det finns servering under besöket, till exempel vanlig kaffe- eller lunchservering, kan personuppgifterna, beroende på serveringen och deltagarantalet, också tas med i våra bokföringshandlingar. Bevaringstiden för bokföringens verifikat är i normala fall sex år från utgången av besöksåret.
Besökarnas personuppgifter bevaras den tid som det behövs för att ordna ett evenemang och för åtgärder efter det, det vill säga i högst sex månader efter evenemanget. I enskilda fall är bevaringstiden den tid som ekonomiförvaltningen, arkiveringen eller den tekniska säkerhetskopieringen kräver. Om det finns till exempel kaffe- eller lunchservering under besöket kan personuppgifterna också tas med i ministeriets bokföringshandlingar. Bevaringstiden för bokföringens verifikat är i normala fall sex år från utgången av besöksåret.
Virkku är statsrådets gemensamma tjänstehanteringssystem för alla anställda inom statsrådet. Virkku består av en kundportal, där alla tjänstemän kan göra servicebegäran som gäller statsrådets gemensamma tjänster, och av tjänsteproducenternas användargränssnitt, där sakkunniga inom olika tjänster hanterar inkomna servicebegäran. I Virkku-systemet förs i vissa fall in personuppgifter som gäller kontaktpersoner utanför statsrådet, om uppgifterna behövs för att behandla en servicebegäran (t.ex. leverans av brev och material).
Vi behandlar personuppgifterna enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla statsrådets kanslis rättsliga förpliktelse. Ytterligare en behandlingsgrund är 2 § 3 mom. i lagen om statsrådet (175/2003): Statsrådets kansli svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster. Statsrådets kansli styr och samordnar tillvägagångssätten med avseende på de gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänsterna.
Registrerade uppgifter
För de tjänster som beställs via Virkku-systemet kan behövas kontaktuppgifter för personer utanför statsrådet. Uppgifterna lagras i systemet i samband med att servicebegäran skickas in. Detta gäller bland annat brev- och materialleveranstjänster samt utskrifts- och kopieringstjänster. I systemet lagras i dessa fall namn, adress (e-postadress och/eller postadress) och eventuellt telefonnummer.
Utlämnande av uppgifter
Tjänstemännen vid statsrådets kansli behandlar de personuppgifter som registrerats i Virkku-systemet i sina tjänsteuppdrag. Uppgifterna kan också behandlas av utomstående leverantörer som deltar i genomförandet av tjänsten. Uppgifterna i Virkku-systemet behandlas inom EU/EES-området.
Lagringstid för uppgifterna
Kontaktuppgifterna för personer utanför statsrådet raderas ur systemet sex månader från det att servicebegäran avgjorts, om det inte finns något särskilt behov av uppgifterna efter det.
Statsrådets samarbetsyta VN-työtilat är en digital samarbetsyta för anställda inom statsrådet och vid justitiekanslersämbetet och republikens presidents kansli. Den digitala lösningen stöder statsrådets interna samarbete. Personuppgifter behövs för att använda systemet och för den interna personsökningen, där användarna kan söka kontaktuppgifter. Systemet samlar också in uppgifter om vad användarna gör i samarbetsytan.
Statsrådets kansli och de övriga ministerierna är gemensamt personuppgiftsansvariga när de behandlar personuppgifter i VN-työtilat. Statsrådets kansli behandlar personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Statsrådets kansli svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster.
Registrerade personuppgifter
I registret förs in uppgifter som användarna lämnat i tjänsten, uppgifter som kommer via katalogtjänsten (AD) samt uppgifter om användningen av systemet. Obligatoriska uppgifter är namn, telefonnummer och e-postadress till arbetet, organisation, avdelning och enhet, titel, chef samt identifieringskod för personaladministrationen, det vill säga den så kallade Kieku-koden. Tjänstemännen kan själva komplettera informationen i sin profil och lägga till ett foto på sig själva. I tjänsten lagras dessutom uppgifter om vad användarna gör i tjänsten samt innehåll som användarna själva producerar och som kan innehålla personuppgifter.
Utlämnande av uppgifter
I behandlingen av personuppgifter deltar utöver den personuppgiftsansvarige också Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och dess underleverantör. Uppgifterna i tjänsten lämnas inte ut, och de uppgifter som finns i registren överförs inte till aktörer utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Bevaringstid för uppgifter
Uppgifterna lagras i tjänsten under hela dess livscykel.
Videokonferenstjänsten är en kommunikationsplattform som Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori tillhandahåller statsrådet on-premises. Tjänsteleverantör är Elisa Videra Oy och Salesforce. Tjänsten tillåter att ringa och ta emot röst- och videosamtal, skicka och ta emot snabbmeddelanden och ordna möten.
Personuppgiftsansvariga är statsrådets kansli och Valtori. Statsrådets kansli behandlar dina personuppgifter i Videokonferenstjänsten eftersom det behövs för genomförandet av en uppgift av allmänt intresse.
Mer information om behandling av personuppgifter (på finska)
Personuppgifter som registreras
Om deltagarna i möten i statsrådets Videokonferenstjänst registreras följande uppgifter:
- Användaruppgifter för identifiering: E-postadress samt användarnamn eller identifikator som inhämtas via en extern identifieringstjänst.
- Uppgifter som text vid användning av tjänsten: Förnamn, efternamn, e-postadress och organisation. Personuppgifter kan eventuellt också registreras i tjänsten med filer som delas med deltagarna under ett videomöte.
- Audiovisuella uppgifter: Profilbild, personens videobild och/eller röst. Bild och ljud används endast om användaren aktiverar videokameran eller mikrofonen under ett videomöte. Ljud och bild registreras i tjänstens portal för inspelning och direktuppspelning av videomöten som spelats in.
- Uppgifter för drift, supportförfrågningar, felutredning och utveckling av tjänsten: Namn, e-postadress och eventuell videobild.
- Uppgifter om teknik och utrustning: Enhetens identifikator och uppgifter om terminalutrustningen, såsom terminalens modell och ID, operativsystem och programvara samt IP-adress.
Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs varken till länder utanför EU och EES eller till internationella organisationer.
Bevaringstid för uppgifter
- Användaruppgift för identifiering, uppgifter i textformat vid användning av tjänsten och audiovisuella uppgifter: Delade filer lagras i tjänsten 7 dagar och meddelanden 6 månader; videoinspelningar lagras 3 månader i personuppgiftsbiträdets (Elisa Videra) tjänst.
- Uppgifter för drift, supportförfrågningar, felutredning och utveckling av tjänsten: Loggdata lagras i tjänsten i 2 år (Elisa Videra). Uppgifter som omfattas av avtalen lagras i Salesforce i 7 år efter avtalets utgång, om inte annat överenskommits i avtalet.
- Uppgifter om teknik och utrustning: Loggdata lagras i tjänsten i två år (Elisa Videra).