Dataskydd vid statsrådets kansli

Sakkunnigdelegationen har till uppgift att bereda nomineringen av kandidater för uppdrag som domare vid eller ledamot av internationella domstolar och Europeiska unionens domstol. Delegationen är av permanent karaktär och grundar sig på lag (676/2016). Statsrådet tillsätter delegationen för en mandatperiod på sex år i sänder. Den 30 mars 2023 tillsatte statsrådet sakkunnigdelegationen för perioden 1 april 2023–31 mars 2029.

Sakkunnigdelegationen har nio ledamöter som företräder statsrådets kansli, utrikesministeriet, justitieministeriet, högsta domstolen, högsta förvaltningsdomstolen, riksåklagarens byrå, de enheter som erbjuder juridisk forskning och undervisning vid universiteten (gemensam företrädare) och Finlands Advokatförbund. De personer som statsrådet har utsett till ledamöter av permanenta skiljedomstolen (s.k. PCA-domare) är automatiskt med i delegationen. Delegationens sekretariat finns vid statsrådets kansli.

Behandlingen av personuppgifter i delegationen grundar sig på artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: ”behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige”. Bestämmelser om delegationen finns dessutom i lagen om nominering av kandidater för uppdrag som domare vid eller ledamot av internationella domstolar och Europeiska unionens domstol (676/2016) samt i statsrådets förordning om den delegation som bereder nomineringen av kandidater för uppdrag som domare vid eller ledamot av internationella domstolar och Europeiska unionens domstol (179/2017).

Registrerade uppgifter

De personuppgifter som vi samlar in kan delas in i följande kategorier:

• Identifieringsuppgifter för sakkunnigdelegationen: namn, tjänstebenämning, organisation och kontaktuppgifter (postadress, e-postadress och telefonnummer) för sakkunnigdelegationens ledamöter och ersättare.
• Identifieringsuppgifter för sökande: namn, tjänstebenämning, födelsedatum, postadress, e-postadress, telefonnummer, nationalitet, modersmål och kön.
• Andra personuppgifter som gäller sökande: exempelvis uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, språkkunskaper, övriga uppgifter som den sökande har lämnat till stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, arbetsintyg, övriga nödvändiga uppgifter som hänför sig till kandidatnomineringen samt uppgifter om lämplighetsbedömningar.

Till den del det är fråga om personuppgifter som hänför sig till utnämningsärenden som ska föredras för utrikesministeriet, är utrikesministeriet registeransvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med sin egen dataskyddspraxis.

Utlämnande av uppgifter

Vi lämnar ut uppgifter enbart enligt vad som förpliktas eller tillåts i lag.

Vi lämnar ut behövliga uppgifter som gäller sökandena till sakkunnigdelegationen som en del av delegationens arbete. Dessutom lämnar vi ut sakkunnigdelegationens utlåtanden som innehåller sökandenas personuppgifter till statsrådets kansli eller utrikesministeriet för kandidatnomineringen samt till statsrådet för föredragning. Vi lämnar ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

De personuppgifter som behandlas i sakkunnigdelegationen överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Sakkunnigdelegationens officiella handlingar arkiveras i ärendehanteringssystemet som en egen helhet. Dessutom arkiverar det ministerium som är behörigt i utnämningsärendet (dvs. statsrådets kansli eller utrikesministeriet) de handlingar som gäller ärendet i enlighet med sina egna principer för arkivering. Handlingarna, inklusive de personuppgifter som ingår i dem, bevaras permanent i ärendehanteringssystemet VAHVA.

En titel är en offentlig belöning till en medborgare som gjort en insats för det finländska samhället. Det finns ungefär hundra titlar. De högsta titlarna är statsråd och bergsråd. Titlarna förlänas av republikens president. En titelnämnd lämnar sitt utlåtande i titelärenden till presidenten. Nämndens framställningar bereds vid statsrådets kansli. Personuppgifter behandlas i syfte att handlägga ansökningar om förläning av en titel och göra en framställning om förläning av en titel.

Vi behandlar personuppgifterna i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen, det vill säga för att behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Bestämmelser om titlar och handläggningen av titelärenden finns dessutom i lagen om offentlig belöning (1215/1999) och i republikens presidents förordning om titlar (381/2000) som utfärdats med stöd av lagen.

Registrerade uppgifter

Vi registrerar följande uppgifter om sökanden: efternamn, förnamn, personbeteckning (autentisering för tjänsten), titel eller yrke, gatuadress, postnummer, postort, telefonnummer och e-postadress.

Om den som är på förslag till en titel eller om den som förlänas en titel registreras följande uppgifter: efternamn, förnamn, personbeteckning, gatuadress, postnummer, postort, telefonnummer, e-postadress, föreslagen eller förlänad titel, kön, hemkommun, yrke, utbildning, datum för framställning av titeln, diarienummer för framställningen, titelns ordningsnummer och eventuella andra personuppgifter som erhållits från utlåtanden.

Utlämnande av uppgifter

Registret över titlar består av uppgifter som lagrats i ärendehanteringssystemet VAHVA och av ett separat register i elektronisk form och i pappersform. Tjänstemän vid statsrådets kansli har användarrättigheter till systemen och tillgång till uppgifterna till den del de sköter uppgifter och ärendehantering som anknyter till dem. Uppgifterna i registret används dessutom av republikens president, republikens presidents kansli och titelnämnden. Tillgången till uppgifterna är begränsad genom roll-, ärende- och dokumentspecifika användarrättigheter. Det är möjligt att på begäran få ett utdrag över offentliga uppgifter som lagrats i registret över titlar.

Uppgifter lämnas ut på begäran enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga när de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring eller för opinions- eller marknadsundersökningar, om det inte särskilt föreskrivs om utlämnande för detta ändamål. Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna bevaras i enlighet med föreskrifter som gäller myndigheter och i enlighet med Riksarkivets beslut om bevaringstider.

Statsrådet tillhandahåller en offentlig webbtjänst för hantering och publicering av statsrådets och ministeriernas projektinformation. 

Tjänsten för projektinformation innehåller personuppgifter som statsrådets kansli behandlar i enlighet med artikel 86 i dataskyddsförordningen för att utföra en uppgift av allmänt intresse och med beaktande av allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Personuppgifterna i tjänsten för projektinformation har fåtts av statsrådets tjänstemän som har fört in uppgifter om olika projekt i tjänsten.

Registrerade uppgifter

Tjänsten för projektinformation innehåller namnuppgifter om och e-postadresser och telefonnummer till projektens ansvars- och kontaktpersoner och t.ex. arbetsgruppernas medlemmar.

Utlämnande av uppgifter

De personuppgifter som finns i tjänsten för projektinformation överförs inte utanför EU eller EES-området. 

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifter om de personer som deltagit i ett projekt (med undantag av uppgifter om kontaktpersonen) raderas automatiskt på webben när projektet har avslutats. Personuppgifterna syns dock fortfarande i gränssnittet för statsrådets tjänstemän. Uppgifterna bevaras i gränssnittet för statsrådets tjänstemän bl.a. för utarbetande av rapporter om personer som deltagit i projekten.

Visselblåsarskydd, det vill säga skydd för rapporterande personer, gör det möjligt att rapportera överträdelser på ett säkert sätt. Överträdelser kan rapporteras genom en intern eller en extern rapporteringskanal. Bara anställda vid statsrådets kansli har tillgång till statsrådets kanslis interna rapporteringskanal. Övriga personer, exempelvis pensionerade tjänstemän eller anställda hos samarbetspartner, kan lämna en rapport om sådana överträdelser i statsrådets kanslis verksamhet som de upptäckt i sitt arbete och som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde till justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter anknyter till de uppgifter som föreskrivs i visselblåsarlagen (1171/2022). Enligt 30 § i visselblåsarlagen får den personuppgiftsansvarige behandla uppgifter som anknyter till särskilda kategorier av personuppgifter samt till fällande domar i brottmål och till brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på visselblåsarlagens syfte.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter).

Uppgifter som behandlas

Rapporter som behandlas som ärenden som gäller visselblåsarskydd kan innehålla vilka personuppgifter som helst som den rapporterande personen har uppgett i sin rapport.

I ärenden som gäller visselblåsarskydd registreras den rapporterande personens personuppgifter inte som uppgifter om den som inlett ärendet i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Inte heller personuppgifter om föremålet för rapporten registreras i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Personuppgifter om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten behandlas dock i handlingar som hänför sig till rapporten, till exempel i informationen om överträdelsen.

Personuppgifterna om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten enligt visselblåsarlagen är alltid sekretessbelagda i sin helhet.

Situationer där uppgifter om den rapporterande personens identitet kan lämnas ut till en annan myndighet eller till föremålet för rapporten

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots den sekretess som det föreskrivs om i visselblåsarlagen lämna information om identiteten för den rapporterande personen och andra personer som nämns i rapporten, samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, till en person som har utsetts att utreda rapportens riktighet, om det är nödvändigt att lämna denna information för att rapportens riktighet ska kunna utredas.

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots sekretessbestämmelserna även lämna information om identiteten för den rapporterande personen, föremålet för rapporten och andra personer som nämns i rapporten samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, om informationen behövs

• till den behöriga myndigheten, för utredning av rapportens riktighet
• till förundersökningsmyndigheter, för att förebygga, avslöja och utreda brott och föra brott till åtalsprövning
• till åklagare, för de uppgifter som det föreskrivs om i 9 § i lagen om Åklagarmyndigheten (32/2019)
• till föremålet för rapporten, för uppgörande, framställande eller försvar av rättsliga anspråk i samband med en handläggning i domstol eller i ett rättsligt eller administrativt förfarande utanför domstol.

Särskilda bestämmelser om rätten för en part att få sekretessbelagd information finns någon annanstans i lag.

Föremålet för rapporten har rätt att lämna ut den rapporterande personens identitet och få information av myndigheterna om den rapporterande personens identitet, om det behövs för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk i samband med ett rättsligt förfarande.

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport ska i förväg informera den rapporterande personen om att hans eller hennes identitet kommer att lämnas ut, om inte denna information äventyrar utredningen av rapportens riktighet, en förundersökning eller en rättegång i anknytning till ärendet. Den behöriga myndigheten ska dessutom ge den rapporterande personen en skriftlig utredning om orsakerna till att sekretessbelagd information lämnas ut.

Behandlingen av uppgifter begränsas inom organisationen och tidsmässigt

I ärenden som gäller visselblåsarskydd får personuppgifter behandlas endast av de personer vid det ministerium som ärendet gäller som utsetts för uppgiften i enlighet med visselblåsarlagen.

Handlingar som har lämnats till ministeriet eller upprättats vid ministeriet samt de personuppgifter som ingår i dessa ska bevaras i enlighet med de lagringstider som anges i informationsstyrningsplanen. Vid fastställandet av lagringstiderna har bestämmelserna i 29 § 2 mom. i visselblåsarlagen beaktats.

Uppgifter som registrerats i ärendehanteringssystemet överförs inte till tredjeländer eller till internationella organisationer.

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rätt att begränsa behandlingen tillämpas inte på ärenden som gäller visselblåsarskydd. Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter får begränsas om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Om endast en del av uppgifterna är sådana att de inte omfattas av rätten att få tillgång till uppgifter, har den registrerade rätt att få tillgång till de övriga uppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har rätt att få information om orsakerna till begränsning och att begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).

Begäran om information som gäller personuppgifter, begäran om rättelse eller komplettering av personuppgifter och begäran om begränsning av behandlingen ska riktas till den personuppgiftsansvarige.

Syftet med kameraövervakning är att garantera rättsskyddet och säkerheten för anställda och besökare vid statsrådets kansli, att skydda arbetsgivarens och arbetstagarens egendom samt att förebygga och reda ut brott. Vi använder uppgifterna i registret för att reda ut passagehändelser och identifiera personer som vistas i lokalerna.

Vi behandlar uppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, dvs. för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter

I registret förs in bildmaterial av personer och fordon som vistas på platser med kameraövervakning. I registret förs också in uppgifter om kameran samt datum och klockslag för bildmaterialet.

Kameraövervakningen utsträcks inte till platser eller syften som förbjuds i 16 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). 

Utlämnande av uppgifter

Vi lämnar inte regelmässigt ut uppgifter som finns i kameraövervakningsregistret. Vi lämnar ut uppgifter till polisen eller andra behöriga myndigheter i vissa fall som särskilt anges i lag, t.ex. för att reda ut brott. Uppgifter lämnas alltid ut bara på basis av en myndighets specificerade begäran. Uppgifter som finns i registret lämnas inte ut och överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Bildmaterial från kameraövervakningen lagras i regel i en månad.

Kampus är statsrådets gemensamma virtuella skrivbord med innehåll som skräddarsys utifrån den enskilda tjänstemannens arbetsprofil. Kampus stöder både användarens eget arbete och hela statsrådets gemensamma arbete samt nätverksbildandet inom statsrådet. Kampus innefattar den digitala samarbetsytan Tiimeri som också kan användas av personer utanför statsrådet. Tiimeri är en digital arbets- och nätverksmiljö som möjliggör samarbete över organisationsgränserna.

Statsrådets kansli behandlar personuppgifter som finns i Kampus i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen för att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter. Statsrådets kansli ansvarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster.

Registrerade uppgifter

I Kampus-registret förs in uppgifter som användaren själv meddelar i tjänsten, uppgifter som fås via katalogtjänsten för användaruppgifter (AD) och uppgifter som systemet samlar in om användningen av tjänsten. Obligatoriska uppgifter som fås via katalogtjänsten är följande: namn, telefonnummer till arbetet, avdelning, titel, chef, e-postadress till arbetet, kontor, organisation, enhet, Kieku-nummer och organisationsschema. Därtill får användaren själv komplettera sin profil bl.a. med ett foto eller sitt privata telefonnummer.

I Tiimeri registreras följande obligatoriska uppgifter: e-postadress till arbetet, namn och arbetsgivarens namn. Användaren får också fylla på sin profil med andra uppgifter om hen så vill.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter i Kampus och Tiimeri lämnas inte vidare. De uppgifter som finns i registren lämnas eller överförs inte till stater utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna lagras i tjänsten under hela dess livscykel.

Statsrådets kanslis ärendehanteringssystem är ett elektroniskt ärenderegister och system för dokumenthantering. Vi tar emot brev, respons, frågor och begäran om information som privatpersoner, företrädare för intressegrupper och medierna skickar till ministrarna och ministerierna. Alla medborgarbrev och andra meddelanden som innehåller kontaktuppgifter registreras i ärendehanteringssystemet, där de får ett diarienummer för behandlingen.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Genom registreringen visas att en handling har kommit in och registreringen gör det också möjligt att följa ärendenas behandlingsfaser. Därtill säkerställer registreringen att allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar tillgodoses. Genom registreringen skapas dessutom ett sakregister för registrerade handlingar samt rapporter och statistik.

Registrerade uppgifter

Namnuppgifter behövs för att identifiera den person som inlett ärendet (om det är fråga om en privatperson), den tjänsteman som behandlar ärendet och eventuellt själva ärendet.

Utlämnande av uppgifter

Kunderna kan på begäran få ett utdrag om de offentliga uppgifterna i systemet.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området. Uppgifterna bevaras i enlighet med bestämmelser som gäller myndigheter och Riksarkivets beslut om bevaringstider.

Bevaringstid för uppgifterna

Vi bevarar uppgifterna i enlighet med statsrådets kanslis arkivbildningsplan. I praktiken innebär detta att medborgarbrev som har besvarats bevaras permanent. Brev som inte leder till åtgärder bevaras i två år efter att regeringsperioden har löpt ut. Begäran om information och handlingar bevaras i tio år. Korta frågor eller begäran om information från medierna eller andra intressegrupper som besvaras direkt per e-post bevaras i ett år.

Genom enkätundersökningen Medborgarpulsen kartläggs vilka synpunkter 15–74-åringar som bor i Finland har på bland annat myndigheternas verksamhet och kommunikation. Därtill utreds svarspersonernas sinnesstämningar och tillförsikt inför framtiden.

Enkätundersökningen genomförs med tre veckors mellanrum i form av en webbenkät som kan besvaras via smarttelefon på finska, svenska eller engelska. Svarspersonerna byts ut för varje omgång. Inbjudan att besvara enkäten sänds per sms.

Enkäten Medborgarpulsen administreras av statsrådets kansli. Statistikcentralen ansvarar för att samla in data och behandla materialet. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att genomföra vetenskaplig forskning av allmänt intresse i enlighet med 4 § 3 punkten i dataskyddslagen.

Registrerade uppgifter

För bakgrundsfrågorna i enkäten Medborgarpulsen ber vi dig lämna följande uppgifter: kön, åldersgrupp, hemlandskap, högsta avlagda utbildningsnivå, uppgift om vem du bor med, om du bor med minderåriga barn och din syn på hushållets ekonomiska situation.

Material som samlats in för att underlätta besvarandet kompletteras med uppgifter från administrativa register. Uppgifterna behandlas så att det inte är möjligt att identifiera svarspersonen i det färdiga statistikmaterialet. Uppgifter som bifogas är kön, ålder, utbildning, regionala uppgifter, bostadshushåll, inkomstuppgifter och huvudsaklig verksamhet.

Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

De personuppgifter som hänför sig till enkäten bevaras vid Statistikcentralen i högst 12 månader från utgången av det år då materialet samlats in. Identifierbara personuppgifter lämnas inte ut till aktörer utanför Statistikcentralen. Statistikcentralens personal har tystnadsplikt.

Det slutmaterial som Statistikcentralen levererar till statsrådets kansli för forskningsändamål innehåller inga identifierbara personuppgifter. Materialet utan identifierbara uppgifter bevaras tills vidare vid Statistikcentralen och statsrådets kansli.

Vi samlar in personuppgifter som behövs för enkäter och anmälningar till evenemang.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter 

Informationsinnehållet varierar från fall till fall, men vanligtvis ber vi dig ange ditt namn och din e-postadress när du anmäler dig till ett evenemang. Beroende på evenemang kan vi också vid behov begära övriga personuppgifter.

Utlämnande av uppgifter

I enskilda fall kan vi lämna ut uppgifter till aktörer som har en anknytning till enkäterna, t.ex. till ministeriets övervakningstjänster. Våra underleverantörer behandlar personuppgifterna i egenskap av tjänsteproducent.

Bevaringstid för uppgifterna

När det gäller enkäter varierar den ändamålsenliga bevaringstiden från fall till fall.

När det gäller anmälningar till evenemang är bevaringstiden den tid som behövs för att ordna ett evenemang och för åtgärder efter det, vilket innebär att uppgifter bevaras i högst sex månader efter evenemanget. I enskilda fall är bevaringstiden den tid som ekonomiförvaltningen, arkiveringen eller den tekniska säkerhetskopieringen kräver.

Statsrådets kansli ger råd i frågor som rör statsförvaltningens termer på webben och per telefon.

System

På webbsidan med information om statsrådets översättnings- och språktjänster finns ordlistor, mallar och anvisningar för texter och fraser på olika språk. Termbanken Valter innehåller flera ordlistor som utarbetats vid statsrådets kansli och på andra håll inom statsförvaltningen.

Registrerade personuppgifter

I tjänsten registreras inga personuppgifter.

Övriga registrerade uppgifter

Terminologi, ordlistor, fraser.

Utlämnande av uppgifter och bevaringstid

Uppgifterna är fritt tillgängliga på webben.

Statsrådets medietjänst är en webbtjänst som är avsedd för medierna och som kräver registrering.

I statsrådets medietjänst publiceras sådant beslutsmaterial från statsrådets sammanträden som innehåller personuppgifter och som på grund av datasekretess inte kan publiceras på statsrådets webbplats. Det kan handla bland annat om tjänsteutnämningar, ansökningar om benådning och ansökningar om statsarv.

Registret innehåller uppgifter om medierepresentanter som har ackreditering till evenemang som ordnas i statsrådets lokaler, med undantag av evenemang av högre säkerhetsklass. Registret bildas så att medierna årligen anmäler de personer som behöver ackreditering till statsrådets lokaler.

Vi samlar in personuppgifter för att säkra oss om att de som ansöker om användarrättigheter till medietjänsten och ackreditering till statsrådets lokaler verkligen är medierepresentanter och därmed omfattas av dessa tjänster.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter 

Vid registrering i medietjänsten sparas följande personuppgifter: för- och efternamn, medborgarskap, födelsedatum, e-postadress, mobiltelefonnummer, adress, uppgifter om organisationen samt befattning eller titel. I fråga om frilansare registreras även vissa preciserande uppgifter.

För ackreditering till statsrådets lokaler ber vi meddela uppgifter om organisationen samt medierepresentantens för- och efternamn, födelsedatum, befattning eller titel, e-postadress och mobiltelefonnummer. Därtill ber vi att få ett foto på medierepresentanten. Vi ber också meddela en leveransadress för passerkortet och kontaktpersonens namn.

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifter som behövs för användarrättigheter till medietjänsten bevaras i registret tills medierepresentanten själv meddelar att hen inte längre behöver ha tillgång till tjänsten.

Ackrediteringen till statsrådets lokaler förnyas årligen utifrån uppgifter från det föregående året. Vi bevarar uppgifter från det föregående året i högst ett år.

Statsrådets kanslis ministerdatasystem innehåller uppgifter om ministrar, ministrarnas medarbetare och statssekreterare i det självständiga Finland. 

Personuppgifter och annan information som gäller ministrarnas uppgifter har registrerats för att fastställa ministrarnas tjänsteår samt för historieforskningens behov och kommunikationsbehov hos statsrådets kommunikationsavdelning. Uppgifterna finns offentligt tillgängliga på adressen valtioneuvosto.fi/sv/regeringarna-och-ministrarna.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, dvs. för att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter

I ministerdatasystemet registreras följande uppgifter: efternamn, förnamn, kön, födelsedatum och födelseort, yrke, hemort, hemlän, tid som riksdagsledamot, valkrets, tidigare namn, utbildning, dödsdag, beskrivning av uppgifterna som medhjälpare samt datum för utnämning och avsked.

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifterna utanför EU eller EES-området. 

Bevaringstid för uppgifterna

Personuppgifterna i ministerdatasystemet bevaras permanent.

I anslutning till statsrådets kansli finns en sannings- och försoningskommission för samer. Kommissionen ordnar samråd för att samla in enskilda samers och det samiska samhällets erfarenheter av livet som same i Finland. Kommissionen är personuppgiftsansvarig i enlighet med dataskyddsförordningen när det gäller behandling av personuppgifter i samband med samråden.

Mer information på kommissionens webbplats (på finska):
https://sdtsk.fi/kuulemiset/ 
https://sdtsk.fi/app/uploads/2023/06/Tietosuojaseloste.pdf 

Dataskyddsombud
Aslak Uula Länsman
Sannings- och försoningskommissionen för samer
[email protected]
+358 29 516 1040

Ansökningsomgångarna för anslag för statsrådets utrednings- och forskningsverksamhet grundar sig på statsrådets årliga utrednings- och forskningsplan. Utrednings- och forskningsprojekten upphandlas genom öppen ansökan. Ansökningsomgångarna är avsedda för olika organisationer, till exempel för högskolor, forskningsinstitut, företag och föreningar, eller för konsortier av dessa, i vilka även internationella aktörer får ingå.

System

Ansökningsmaterialet publiceras på webbplatsen tietokayttoon.fi. För inlämning och behandling av ansökningar och för uppföljning och styrning av projekt används ärendehanteringssystemet VN TEAS. Användare måste registrera sig för att kunna lämna in en ansökan. Handlingar som gäller utrednings- och forskningsverksamheten lagras i statsrådets ärendehanteringssystem VAHVA.

Registrerade personuppgifter

I fråga om projektets kontaktperson och ledare registreras namn och kontaktuppgifter. I fråga om deltagarna i projektet registreras deras meritförteckningar.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Andra registrerade uppgifter

Ansökningshandlingar med bilagor, utlåtanden om ansökningar, utbetalningsuppgifter och rapporter om projekten.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter kan lämnas ut endast inom de gränser som den gällande lagstiftningen kräver och tillåter. Bestämmelser om offentligheten i fråga om myndigheters handlingar och uppgifter finns i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Offentliga handlingar lämnas ut på begäran i enlighet med vad som föreskrivs i 13 och 16 § i lagen. Även en offentlig handling kan innehålla sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter i fråga om vilka utlämnandet har begränsats (vanligtvis personuppgifter).

Sekretessbelagda uppgifter ges till påseende och lämnas ut endast med den berörda partens samtycke, till parten eller med stöd av en lagstadgad rättighet.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna bevaras i enlighet med föreskrifter som gäller myndigheter och i enlighet med Riksarkivets beslut om bevaringstider.

Skype är en kommunikationsplattform som Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori tillhandahåller statsrådet som en on-premise-tjänst. Uppgifterna i Skype behandlas i den av Valtori konkurrensutsatta underleverantören TietoEVRY Abp:s datorhall i Finland. Skype kan användas bland annat för röst- och videosamtal, snabbmeddelanden och möten mellan flera användare.

Personuppgiftsansvariga i fråga om Skype är statsrådets kansli och Microsoft. Statsrådets kansli behandlar dina personuppgifter i Skype för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Se till att stänga av kameran och mikrofonen innan du ansluter till statsrådets Skype-möten.

Registrerade uppgifter

När du deltar i statsrådets Skype-möten lagras följande uppgifter om dig: din profilbild (om du har en), videobild (om du har kameran på och mötet spelas in), ljud (om du har mikrofonen på), allt du skriver i chatten och din IP-adress.

Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES-området

Uppgifter om ditt deltagande i ett möte (namn, IP-adress osv.) samt uppgifter som behandlats vid mötet kan via Microsoft och dess underleverantörer också överföras till länder utanför EU eller EES-området. Eftersom Microsoft är en internationell aktör förverkligas skyddet för personuppgifter i Skype inte nödvändigtvis på det sätt som förutsätts i Finlands och EU:s lagstiftning.

Tid för radering av uppgifterna

Mötesarrangören kan besluta att spela in ett möte om det är nödvändigt av någon särskild orsak av allmänt intresse. Det kan exempelvis vara fråga om att göra det möjligt att se en utbildning eller ett informationsmöte i efterhand. Alla möten spelas inte in. Du får information om eventuell inspelning, om videoupptagningens användningsändamål och om grunderna för lagringstiden i början av mötet.

Dina personuppgifter lagras i Skype när du ansluter till ett möte. De personuppgifter om anställda vid statsrådet som är obligatoriska i systemet (namn, organisation, titel, e-postadress, IP-adress, adress till arbetsplatsen) bevaras i systemet under hela anställningsförhållandet. De används för identifiering av användare, åtkomst till tjänsten, leverans av tjänsten och utredning av fel.

Logguppgifter om inloggning och annan aktivitet i systemet bevaras från 6 månader till 2 år beroende på typen av uppgifter. Du kan begära att dina meddelanden eller personuppgifter raderas genom att kontakta registratorskontoret vid statsrådets kansli, som sedan vidarebefordrar din begäran.

Vi kommunicerar via flera kanaler. Vi använder sociala medier för att nå allmänheten så heltäckande som möjligt. Om viktiga ärenden informerar vi alltid i pressmeddelanden som publiceras på statsrådets webbplats.

Statsrådets kansli använder följande sociala medier, som alla har sin egen dataskyddspolicy:

• X(Twitter)
• Facebook
• Instagram
• Youtube
• LinkedIn

Statsrådets kansli är personuppgiftsansvarig i fråga om ekonomi-, avtals- och personalförvaltningsärenden. I ekonomi-, avtals- och personalförvaltningens register förs in uppgifter som behövs bl.a. vid betalning av arvoden, tjänsteresor och reseersättningar, uträttande av ärenden och arbete vid statsrådets kansli, fakturering och betalning av fakturor, förvaltning av avtal och offentliga upphandlingar.

I våra register lagras med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla våra lagstadgade rättigheter och skyldigheter som personuppgiftsansvarig.

Registrerade uppgifter

  Vi samlar in personuppgifter endast i den omfattning som syftet med behandlingen kräver. De personuppgifter som samlas in kan delas in i följande kategorier: identifieringsuppgifter (t.ex. namn och bankförbindelse), utbetalningsuppgifter (t.ex. reseersättningar), uppgifter som gäller avtal (t.ex. offentliga upphandlingar) och eventuella andra behövliga uppgifter.

Utlämnande av uppgifter

Vi kan lämna ut uppgifter eller lägga ut behandlingen av dem enbart enligt vad som förpliktas eller tillåts i lag. Uppgifter lämnas regelmässigt ut till finansinstitut för utbetalningar, till Keva för pensioner, till skatteförvaltningen för beskattning och till Skyddspolisen för säkerhetsutredningar. Därtill har behandlingen av personuppgifter lagts ut till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning och systemleverantörerna. Resebyrån kan överföra personuppgifter till tredjeländer och ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.

Bevaringstid för uppgifterna

Personuppgifter som hör till ekonomi-, avtals- och personalförvaltningen bevaras i enlighet med den lagstiftning som reglerar dessa helheter. Vi ger på begäran närmare information om bevaringstiden för personuppgifter i ett specifikt system.

Microsoft Teams är en plattform för all kommunikation och samarbete. Den kombinerar kontinuerlig kontakt i arbetet, videomöten, fillagring (inklusive filsamarbete) och applikationsintegration. Teams ingår i helheten av Microsofts molntjänster. Inom statsrådet används Teams bland annat för möten med personer utanför statsrådet.

Personuppgiftsansvariga i fråga om Teams är statsrådets kansli och Microsoft. Mer information om hur Microsoft behandlar dina personuppgifter. Statsrådets kansli behandlar dina personuppgifter i Teams för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Mer information om och praktiska anvisningar för deltagande i statsrådets Teams-möten.

Registrerade uppgifter

När du deltar i statsrådets Teams-möten lagras följande uppgifter om dig: namn eller användarnamn, din profilbild (om du har en), allt du skriver i chatten och din IP-adress.

Utlämnande av uppgifter till tredjeländer

Uppgifter om ditt deltagande i ett möte (namn, IP-adress osv.) samt uppgifter som behandlats vid mötet kan via Microsoft och dess underleverantörer också överföras till länder utanför EU eller EES-området. Eftersom Microsoft är en internationell aktör förverkligas skyddet för personuppgifter i Teams inte nödvändigtvis på det sätt som förutsätts i Finlands och EU:s lagstiftning. Se alltså till att inte behandla sekretessbelagda ärenden eller ärenden som anknyter till någons privatliv eller till uträttande av ärenden hos statsrådet när du använder Teams.

Tid för radering av uppgifterna

Dina personuppgifter lagras i Teams när du ansluter till ett möte. Meddelanden osv. som du skickar i tjänsten lagras tills administratören eller du själv raderar dem. Du kan begära att dina meddelanden raderas genom att kontakta registratorskontoret vid statsrådets kansli, som sedan vidarebefordrar din begäran. 

Lediga tjänster utlyses i tjänsten Valtiolle.fi, som är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar.

I tjänsten Valtiolle.fi samlar vi in de uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen. Uppgifterna fås av sökandena själva då de lämnar in sin arbetsansökan. Efter ansökningsprocessen utarbetar vi en motiveringspromemoria, där sökandenas meriter jämförs i enlighet med statstjänstemannalagen och arbetsmarknadsverkets anvisningar. Som bilaga till motiveringspromemorian finns en förteckning över sökande och ett meritsammandrag.

Vi behandlar sökandenas personuppgifter i med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Vid behandlingen iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994), statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). 

Uppgifterna från en säkerhetsutredning av en person som blivit vald till en tjänst behandlar vi i enlighet med 45 och 58–59 § i säkerhetsutredningslagen.

System

• Ansökningarna lämnas in och behandlas i statsförvaltningens gemensamma tjänst Valtiolle.fi, som tillhandahålls av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

• Vid videointervjuer använder vi verktyget Recright.

• Ansökningar, intervjuvideor, utnämningsframställningar och utnämningsbeslut arkiveras i statsrådets ärendehanteringssystem VAHVA.

• I stödsystemet för beslutsfattande behandlas de utnämningsärenden som det fattas beslut om vid statsrådets allmänna sammanträde eller vid föredragning för republikens president.

Registrerade uppgifter

Vi samlar in följande personuppgifter: identifieringsuppgifter om sökanden (namn, kön, adress, telefonnummer, e-postadress och eventuell annan kontakt), uppgifter som sökanden angett i ansökan (t.ex. uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet), övriga uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan (t.ex. matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, arbetsintyg, referenser som den sökande angett) videomaterial från rekryteringsprocessen samt övriga nödvändiga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättningen av tjänsten.

Övriga registrerade uppgifter

Beskrivningar av de ledigförklarade tjänsterna/befattningarna.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt. Vi lämnar ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Vi lämnar inte ut personuppgifter utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Ansökningar som lämnats in under rekryteringsprocesser raderas ur tjänsten Valtiolle.fi tolv månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Ur den del i tjänsten Valtiolle.fi som syns för arbetsgivaren raderas ansökningarna tre månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats.

Bevaringstiderna för uppgifter som behövs för rekryteringsprocesser vid statsrådets kansli bestäms närmare med stöd av arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift AL 16465/07.01.01.03.02/2016 och kansliets arkivbildningsplan. Den allmänna bevaringstiden för rekryteringshandlingar (ansökningshandlingar) är två år, om inget annat föreskrivs. Den allmänna bevaringstiden baserar sig på diskrimineringslagen (1325/2014) och lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986). Vi ger på begäran närmare information om behandlingstiden för ditt ärende.

Det går att prenumerera på nyhetsbrev och annat aktualitetsmaterial på webbplatsen. Personuppgifter som lämnas i samband med prenumerationen behandlas av anställda vid statsrådets kansli och våra tjänsteleverantörer Emaileri med den vi avtalat om behandlingen av personuppgifter.

Vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke för att uppfylla statsrådets kanslis rättsliga förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Registrerade uppgifter

I prenumerationstjänsterna för nyhetsbrev och aktualitetsmaterial registreras den e-postadress som lämnats i samband med prenumerationen.

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området, med undantag för e-postadresserna till prenumeranterna på det interna nyhetsbrevet om Finlands EU-ordförandeskap. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna i prenumerationstjänsterna för aktualitetsmaterial och nyhetsbrev bevaras tills prenumeranten avslutar prenumerationen eller materialet inte längre publiceras.

De uppgifter som skickats in via responsblanketten raderas när det förflutit ett år från responsen.

I statsrådets bildbank kan registrerade användare ladda ner och dela kommunikationsmaterial såsom fotografier och videor.

Syftet med personregistret är att identifiera användare av tjänsten, som är avsedd för anställda vid statsrådets kansli och de övriga ministerierna, och att bevilja användarrättigheter till materialet i bildbanken.

Registret innehåller uppgifter om de anställda vid ministerierna som använder bildbanken för att ladda ner eller dela fotografier, videor och andra filer. Även personer utanför ministerierna kan få användarrättigheter till bildbanken. 

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter

Uppgifter som vi samlar in i samband med registreringen är följande: personens namn, e-postadress, telefonnummer, uppgift och organisation. Vi ber också att välja språk mellan alternativen finska, svenska och engelska.

Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Vi raderar personuppgifterna ur systemet när vi upptäcker att behovet av tjänsten har upphört, t.ex. när ett projekt avslutas. Då raderas alla användare som har deltagit i projektet. Uppgifterna raderas också om användaren inte har använt tjänsten på ett år eller inte längre arbetar vid ett ministerium.

Genom responsblanketten på webbplatsen kan du skicka in frågor och respons. Det är också möjligt att kommentera blogginläggen på webbplatsen.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Registrerade uppgifter

Vi ber dig fylla i ditt namn i responsblanketten. Om du önskar svar på ditt meddelande ber vi dig fylla i din e-postadress. Om du vill kan du också ange organisationens namn.

I bloggkommentarer ber vi dig ange din e-postadress och ditt namn, som sedan visas i kommentarsfältet. 

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

De uppgifter som skickats in via responsblanketten raderas när det förflutit ett år från responsen. Bloggkommentarer bevaras under blogginläggets livscykel.

Vi samlar in tekniska logguppgifter om dataförbindelserna och användningen av webbplatsen. Uppgifterna behövs för att producera tjänsten och för att säkerställa informationssäkerheten. Logguppgifterna innehåller information som kan kopplas till en enskild person, såsom IP-adress och tidsstämpel. Logguppgifterna används endast för att möjliggöra tjänsten i datakommunikationsnätet och för att reda ut fel och avvikelser i informationssäkerheten.

På vissa sidor har man inbäddat en app utanför webbplatsen, såsom inmatning i sociala medier, video eller podcast. I dessa tjänster används kakor som förmedlar information om nedladdningen av sidan till tredje part.

Inga sådana uppgifter samlas in med hjälp av vilka enskilda användare kan identifieras. Användarens IP-adress kan i vissa fall anses vara en personuppgift.

Utöver IP-adresser samlar vi in allmän statistik om användningen av webbplatsen. Sådana uppgifter är nedladdade sidor, tidpunkt samt webbläsare och operativsystem. Vi använder statistikuppgifterna för att utveckla webbtjänsterna.

Vi samlar på förhand in uppgifter om dem som deltar i evenemang som ordnas av ett ministerium eller i ett ministeriums lokaler. Vi behandlar personuppgifter för att kunna ordna evenemang på ett ändamålsenligt sätt och för att garantera vår gemensamma säkerhet.

Den som besöker ett ministeriums lokaler måste styrka sin identitet. Att på förhand samla in uppgifter och granska besökarens identitet ingår i ministeriets lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 8 § i arbetarskyddslagen).

Att bevara uppgifterna efter besöket ingår i skötseln av den uppgift av allmänt intresse som hör till ministeriet (4 § i dataskyddslagen). När uppgifter om besökarens namn och organisation måste tas med i bokföringshandlingar, bevaras uppgifterna med grund i 46 § i förordningen om statsbudgeten.

Registrerade uppgifter

I samband med besök registreras besökarens namn, organisation, e-postadress och eventuellt telefonnummer. Ibland registreras också besökarens tjänstebenämning eller titel och vid behov uppgifter om specialdiet.

Utlämnande av uppgifter

Besökarnas personuppgifter behandlas av Senatfastigheter och dess underleverantör Avarn Oy. I samband med evenemang som ordnas utanför statsrådets lokaler används också andra personuppgiftsbiträden.

Uppgifterna lämnas ut utanför statsrådet endast när den plats där evenemanget ordnas behöver dem på grund av sina egna säkerhetsföreskrifter. Med syftet att sköta en uppgift av allmänt intresse kan man under vissa utbildningar, seminarier och motsvarande evenemang dela ut deltagarlistan till alla deltagare för att främja nätverkande och samarbete, men bara om deltagaren inte har förbjudit att uppgifterna delas ut.

Om uppgifterna om besökarna anges i en deltagarlista eller någon annan myndighetshandling är uppgifterna i regel offentliga. I princip har alla rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU eller EES och inte heller till internationella organisationer när det är fråga om besök eller evenemang utan någon internationell koppling.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifter som registreras i Senaattila-systemet för reservering av lokaler raderas dagligen. I fråga om regelbundna evenemang ska deltagarlistor och kontaktuppgifter till deltagare bevaras i ett separat system tills det följande motsvarande evenemanget ordnas. I fråga om vissa evenemang kan uppgifterna om deltagarna i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan bevaras antingen i tio år eller varaktigt. Det gäller till exempel evenemang med en minister som värd, som ska registreras som regeringarnas material, eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ett ministerium.

Om det finns servering under besöket, till exempel vanlig kaffe- eller lunchservering, kan personuppgifterna, beroende på serveringen och deltagarantalet, också tas med i våra bokföringshandlingar. Bevaringstiden för bokföringens verifikat är i normala fall sex år från utgången av besöksåret.

Besökarnas personuppgifter bevaras den tid som det behövs för att ordna ett evenemang och för åtgärder efter det, det vill säga i högst sex månader efter evenemanget. I enskilda fall är bevaringstiden den tid som ekonomiförvaltningen, arkiveringen eller den tekniska säkerhetskopieringen kräver. Om det finns till exempel kaffe- eller lunchservering under besöket kan personuppgifterna också tas med i ministeriets bokföringshandlingar. Bevaringstiden för bokföringens verifikat är i normala fall sex år från utgången av besöksåret.

Virkku är statsrådets gemensamma tjänstehanteringssystem för alla anställda inom statsrådet. Virkku består av en kundportal, där alla tjänstemän kan göra servicebegäran som gäller statsrådets gemensamma tjänster, och av tjänsteproducenternas användargränssnitt, där sakkunniga inom olika tjänster hanterar inkomna servicebegäran. I Virkku-systemet förs i vissa fall in personuppgifter som gäller kontaktpersoner utanför statsrådet, om uppgifterna behövs för att behandla en servicebegäran (t.ex. leverans av brev och material).

Vi behandlar personuppgifterna enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla statsrådets kanslis rättsliga förpliktelse. Ytterligare en behandlingsgrund är 2 § 3 mom. i lagen om statsrådet (175/2003): Statsrådets kansli svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster. Statsrådets kansli styr och samordnar tillvägagångssätten med avseende på de gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänsterna.

Registrerade uppgifter

För de tjänster som beställs via Virkku-systemet kan behövas kontaktuppgifter för personer utanför statsrådet. Uppgifterna lagras i systemet i samband med att servicebegäran skickas in. Detta gäller bland annat brev- och materialleveranstjänster samt utskrifts- och kopieringstjänster. I systemet lagras i dessa fall namn, adress (e-postadress och/eller postadress) och eventuellt telefonnummer.

Utlämnande av uppgifter

Tjänstemännen vid statsrådets kansli behandlar de personuppgifter som registrerats i Virkku-systemet i sina tjänsteuppdrag. Uppgifterna kan också behandlas av utomstående leverantörer som deltar i genomförandet av tjänsten. Uppgifterna i Virkku-systemet behandlas inom EU/EES-området.

Lagringstid för uppgifterna

Kontaktuppgifterna för personer utanför statsrådet raderas ur systemet sex månader från det att servicebegäran avgjorts, om det inte finns något särskilt behov av uppgifterna efter det.